会議がスムーズに進む!?最新ホワイトボード事情

少しまえまで、会議室には必ずといっていいほどホワイトボードが設置されていました。何度も消したり書いたりできることや、いろいろな色のペンが使えること、マグネットで書類の掲示もできるといったメリットのあるホワイトボードですが、現在ではプロジェクターなどに活躍の場を奪われている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、今のホワイトボードは、昔のホワイトボードとは少し違います。最新機能を備えたホワイトボードについて見てみましょう。

ベーシックなホワイトボード

昔ながらのホワイトボードも、いまだ現役で販売されています。吸着面付きで平らな窓などに貼ることができるホワイトボードや、紙のように丸めて持ち運べる物、壁面を覆う大型の物など、形状の選択肢は増えていますが、利用方法は以前と変わりません。
ホワイトボード用マーカーで書き込み、クリーナーで消してまた書くというシンプルなスタイルは、定番として多くのオフィスで利用されています。

便利な多機能ホワイトボード

ホワイトボードの中には、スキャナー機能や印刷機能を備えた物も登場しています。PCと接続して書かれたものを読み取るだけでなく、リモコンを操作して印刷したり、ホワイトボードに接続しているUSBメモリーに画像を保存したりといった操作も思いのままです。これらの機能は、PCを経由せずに行うことができるため、どこでも利用することができます。

ホワイトボードのメリットには、消してまた書けるということが挙げられますが、あとに残すためには不向きでした。しかし、随時、書き込んだ内容を保存できるのであれば、いちいち議事録を取る必要もなくなります。その場で印刷して参加者が持ち帰ることもできますし、データとして各自のメールアドレスに送信したり、共有サーバーにアップしたりすることもできるのです。
さらに、プロジェクターと同期して、離れた場所で書き込まれた文字を画面にリアルタイムで投影できるホワイトボードもあります。これは、多くの方が意見を出し合ったり、画面から離れた場所で説明を行ったりする際などに便利です。

ここまできた！進化形ホワイトボード

マイクロソフトは、「Surface Hub」という新しいデバイスをリリースしました。日本では2016年8月に発売開始されたこの商品は、「PC」「ホワイトボード」「プロジェクター」に備えられたさまざまな機能のすべてをひとつに収めた総合的なツールとして、多くの企業から注目を集めています。

Surface Hubは、ホワイトボードのように直接ペンで画面に書き込むことはもちろん、3人が同時に書き込んだり、タブレットのようにタッチ操作をしたりすることも可能です。さらに、遠隔地からのアクセスも簡単で、ビデオ会議やデータのやりとりもスムーズに行えます。Surface Hubを導入することで、離れた場所にいる人同士が、場所の隔たりを感じずにひとつの物事について議論を交わしたり、スムーズに会議の席についたりすることができるようになります。
Surface Hubをホワイトボードと呼ぶかどうかは難しいところですが、少なくとも、従来のホワイトボードの役割の進化形であることは間違いないでしょう。

会議におけるホワイトボード活用術

ホワイトボードは、活発な意見のやりとりと、その記録を残すために役立ちます。一人ひとりの意見をさっと記述して、まとめあげていくには、ホワイトボードの自由度と直感的に記入できるという機能が役立つでしょう。
ホワイトボードに文字として書かれることで、発言は正確性を増します。「Aさんがaと言った」という記憶は、だんだんと変質していきかねませんが、ホワイトボードに「Aさんの意見＝a」と書かれていれば、それが変わることはありません。また、会議内容をホワイトボードに記入していくことで、議題から話がずれることや、一度出た結論の蒸し返しを防ぐ効果も期待できます。

現在では、多くの機能が備わった高品質のホワイトボードも登場しています。ホワイトボードを利用することは、会議の一体感を高めたり、筋道を立てたりするのにも役立ちます。今一度、ホワイトボードの役割について見直してみてはいかがでしょうか。