運営企業訪問 Vol.4 AP貸し会議室（TCフォーラム）

AP貸し会議室の立ち上げに携わり、
現在は大阪地域を開発を進める中川室長

ビル内のひと区画やワンフロアに、時間貸しの会議スペースをよく見かけるようになった。その多くがアクセスの良さや最新設備の充実を特徴に掲げているが、同じエリア内にいくつもの貸しスペースができているなか、同条件の立地でありながら多くの利用者から『顧客満足度97%』という高い評価を得ている「AP貸し会議室」その背景について聞いた。 TCフォーラムでAP貸し会議室の立ち上げを担ってきた中川さんは「『駅近』はもちろん大事な要素の一つですが、運営者として重視しているのは『サービスの質』です」と話し、各拠点リーダーも「”形だけではない”サービスの提供が強み」と口を揃える。 AP貸し会議室の特徴は、コンファレンス・コーディネーターと呼ばれる専任スタッフが常駐することで、申し込みから当日の運営までを一貫してサポートするワンストップサービスの体制にある。その運営方針には、TCフォーラムが結婚式場の運営や飲食といったサービス業界の経験がベースにあることが大きい。「結婚式といえば、その方にとっては一生の思い出です。結婚式の会場を扱っているときも、スペースを提供していましたが、会場を売る仕事ではなく、思い出をつくる仕事だと思ってきました」と話し、スペースで行われる内容が変わっても、その空間で利用者の方々が何をされたいのか、その思いをサポートする運営スタイルに変わりはない。 アクセスや設備といった”目に見える形でのサービス”はもちろんだが、TCフォーラムでは、プラスαとなる”形だけではないサービス”をもっとも大切にしている。その為の、利用者にとっての使いやすさを追求する「おもてなしの精神」それこそが最大の強みである。

2019年9月にWEBサイトをリニューアルする。新しく公開するサイトでは、施設や備品の高品質に加えて、コンファレンス・コーディネーターによる「高品質なサービス」を重視する運営方針が現れる。 もう一つ、AP貸し会議室らしさが現れたのが、Webサイト上に空室確認システムや、予約システムをあえて導入していないことだ。システムを導入することで、利用者とっては開催日の利用状況が瞬時に確認でき、Web上で申込みまでが機械的にできるというメリットもある。しかし、「ご利用者様が何をされたいのか、という意図を汲み取るにはコミュニケーションが必須である」という考えから、メールと電話でのやりとりを行うことで、人と人とのつながりという部分を大切にしている。 「システムを導入することは可能ですが、対話することで、お客様が指定されたお部屋よりも開催内容により適したスペースを提案することもできます」と、利用者にとっての最善を常に考える運営方針がうかがえる。

経営企画、統計情報、情報システム等を担う　経営企画部 飯島課長

施設に常駐するコンファレンスコーディネーターが拠点間でも密な情報共有をしサービス品質の向上を行っている

また、つながりを大事にするのは、利用者に対してだけではない。情報共有として社内グループウェアを活用し、社内のコミュニケーションを日々行うことで、18拠点がまるで一つのチームであるかのように機能している。 東京で１１拠点、大阪で４拠点、横浜と名古屋に各２拠点と大都市圏で展開するAP貸し会議室、会議室を利用する方の中には、短期間で同じ内容のイベントを各都市圏に展開するという利用ケースも少なくない。 そのようなとき、コンファレンス・コーディネーターは、たとえば東京での開催時の様子で気になった点を、翌日開催予定である大阪会場のコンファレンス・コーディネーターに伝え、「休憩時間のロビーに参加者の滞留があった」などの情報を共有するとともに、「待機場の必要性」についても次の担当者にアドバイスができる。また、担当者間だけでなく、社内のグループウェアでやりとりが蓄積されていくため、全員が内容を把握することができるようになっている。こうした、全拠点での密な情報共有が、サービス品質の向上につながっている。 （第2回に続く）