長すぎる!無駄を削減して会議の生産性をあげる9つの方法

長すぎる!無駄を削減して会議の生産性をあげる9つの方法

会議は、意見交換や報告などのためにおこなわれます。会議が毎回長すぎて、眠気を感じてしまう…という経験は、誰でも一度くらいはあるのではないでしょうか。同じような発言が何度も飛び交う、話が長引いて本来の趣旨から脱線してしまうなど、「会議は無駄」と考える人もいるかもしれません。
余計な時間や無駄を省き、会議を効率よくおこなうにはどうすればよいか。生産性をあげるための方法を9つご紹介します。

目次

そもそも会議に求められるものとは

なぜ会議をおこなうのか、この会議は本当に意味があるのかを考えたことはありますか?明確な目的がないまま会議を開催すると、内容もあいまいとなり単なる雑談会になってしまうことがあります。

会議はある事柄について意見やアイデアを述べ、目的を達成するためにおこなうのが本来の趣旨。会議開催時は、事前にいくつかのルールを決めておくと時間のロスを防いで生産性を高めることができます。

会議の生産性をあげる9つの方法

実際に会議の生産性をあげるためには、どのようなルールに基づいておこなえばよいのか。具体的な実践方法を9つご紹介します。

そもそも必要性のある会議かどうか
会議の開催前に「その会議は本当に必要なのか」今一度検討しましょう。
実際に会議が終わってから、「これってわざわざ人を集めなくても、メールや資料の配布で済む話では?」と思っても、参加者全員の時間は戻ってきません。
たとえ短い会議であっても、大切な時間を拘束することに変わりはありません。会議をおこなう際は、本当に必要性のある会議かどうか今一度考えるようにしましょう。
定例会議の見直し
会議には「定例会議」として、定期的に開催されているものもあるでしょう。毎回当たり前のようにおこなわれている会議を見直し、必要性を検討するのも重要です。
もし毎回同じような内容でマンネリ化しているなら、思い切って定例会議の回数を減らしてみるというのも、無駄をなくす方法のひとつといえます。
アジェンダの作成
会議の開催が決まったら、日時の連絡だけではなく、必ず「会議の議題と目的」を知らせるようにします。どのような目的で会議をおこなうのか知っていると、当日の会議がより有意義になるでしょう。
会議のアジェンダを作成し、事前に参加者で共有しておくことがおすすめです。議題やおおまかな内容が事前にわかっていれば、考えをまとめる時間ができるので当日の会議が進行しやすくなります。
会議の進行役ファシリテーターの存在
会議が毎回予定より長引いてしまい、終盤には眠気との闘いになった経験はないでしょうか。長時間の会議は集中力の低下を招くため、できるだけ時間内に終わらせたいもの。
会議の進行役である「ファシリテーター」を置くことで、タイムキーパーや会議の舵をとり脱線を防ぐ役割を担います。会議では意見の対立や食い違いが起こり、前に進まないことや違う方向へ議論がずれてしまうこともありがちです。
このようなときは、中立の立場であるファシリテーターが話の軌道修正をして、本来の目的へ導く必要があります。
適正な参加人数
会議の目的や内容により、参加する人数を調整しましょう。人数が多いほど話がまとまりづらく、会議時間が長くなってしまうことがあります。そして人数が多いからといって、発言やアイデアが増えるとも限りません。
会議をおこなう際は、「本当に今回の議題に必要な人」だけを選ぶことが大切です。できるだけ参加人数を減らすことで無駄な発言も減り、会議の目的についてのみ議論することができます。
スタンディングミーティング
一般的な会議といえば、長テーブルに並んだ椅子に腰を下ろして議論をする形が多いですが、近年はさまざまな方法で会議をおこなう企業が増えてきました。
アメリカ・ワシントン大学では、「同じ目的をもったグループがひとつの作業をするのに、椅子に座らず立ったままおこなうと心身にどのような影響があるか」調査をおこないました。
すると座っているよりも立って作業をするほうが、心拍数の上昇や呼吸数の増加など、生理的興奮の向上がみられることがわかりました。適度な緊張状態が続くことで集中力が普段よりも高くなり、創造力やアイデアにも柔軟性がでて作業効率が向上するという結果につながるようです。
時間をかけて話し合う場合は、立ったままでは逆に集中力が低下してしまう可能性があるため、スタンディングミーティングが不向きな会議もあります。
スタンディングミーティングは「少人数でおこないスピーディーさを重視した会議」に向いているといえるでしょう。
共有ツールの使用
会議内容は会議中に各自がメモをとり、後で担当者が議事録を共有するというのが一般的です。しかし、意見や決定・注意事項など、各自が書いたメモをその場で共有できれば、議事録を作成する時間と労力を削減でき、生産性が向上します。
近年はクラウド型の議事録作成ツールなどが開発されており、これらを用いるとその場で作成・編集・共有が簡単にできてとても効率的です。議事録の作成に特化してつくられた「GIJI」のほか、Dropbox社が提供するサービス「Dropbox Paper」や「Evernote」などがあります。
特にEvernoteは、手書きのメモやホワイトボードに書いた文字なども、スマホで撮影して議事録に取り込める機能がついています。文字検索も可能なので、いつでも必要な情報を簡単に見つけることができて便利です。
音声議事録サービスの利用
共有ツールの活用に加えて、会議での発言を自動的にテキスト化してくれる「音声議事録サービス」もおすすめです。入力する手間も省けるため、会議内容により一層集中できます。
音声議事録サービスには、文字起こしサービスの「MOJIMOJIくん」や、株式会社アドバンスト・メディアのAmiVoice「スーパーミーティングメモ」などがあります。
「MOJIMOJIくん」には、現場で録音した音声ファイル受領後、最短30分でテキスト化してくれたり、数人のリライターがリアルタイムに音声を視聴して文字起こししてくれたりするサービスも。
「スーパーミーティングメモ」は、クラウド型の議事録作成プラットフォームサービス。クラウド上で音声をリアルタイムにテキスト変換し、スマホやタブレットなどのデバイスとマイクがあれば、遠隔地でのテレビ会議などにも対応可能です。
本格運用開始!AIによる要約サービス
AI要約サービス「Smart書記」は、株式会社メディアドゥーが開発した音声自動文字起こしサービスです。徳島県庁とタッグを組み、2017年から実証実験を重ねてきた結果、2018年10月より本格的に運用開始となりました。
「Smart書記」の一番の特徴は、音声のリアルタイム変換に加え、AIが要約までおこなう点です。既存のテキストに対して、10~90%までの幅で自由に要約量を設定できるという優れもの。完成したテキストを一瞬で要約できるうえに、内容のボリュームも自由自在となれば、議事録作成の大幅な効率アップにつながりそうです。

無駄な会議になってしまう原因や問題点

なぜ無駄な会議になってしまうのか、その原因や問題点は事前準備にあるのかもしれません。

会議のテーマや目的が定まっていない
そもそも、何について会議をするのか。当日のテーマや、目的がはっきりしていないと話の終着点がないため、会議は際限なく続いてしまう可能性があります。
議題やテーマについては、できるだけ明確にアジェンダに記載しておきましょう。
参加者の選定がまちがっている
参加者の面々をみてみると、議題にあまり関係のない人が混ざっていることも。これはテーマや目的が定まっていない会議で起こりがちで、効率を下げる原因になります。
よくわからないまま意見を求められると、あいまいな答えしか出せず、進行の妨げになりかねません。会議への参加者は、本当に必要な人だけを選定することが大切です。
ディスカッションの優先順位があいまい
時間をかけて会議をしたわりに、何も解決できなかったという経験はないでしょうか?会議でさまざまな意見が飛び交うのはよいことですが、物事の優先順位を決めておかないと、時間を無駄にしてしまいます。
会議が始まる前に、「今日はこれだけは必ず答えを出す!」というものを決めておくと、議論が脱線しても修正しやすいでしょう。

発言しやすい環境作りの重要性について

せっかく会議をするなら、たくさんのアイデアや意見に耳を傾け、生産性の高いものにしたいですよね。発言しているのはいつも決まったメンバーで、後の参加者は座っているだけという場合は「心理的安全性」が欠けている可能性があります。

米グーグル社が唱える心理的安全性
「こんなこといったらバカにされる」「いいアイデアがあるが何となく発言しづらい」と思ったことは、誰でもあるのではないでしょうか。日本の企業では、自分が感じたまま発言できるという環境は、まだまだ少ないのかもしれません。そこで、近年注目されているのが「心理的安全性」が与える影響についてです。
アメリカのグーグル社が「プロジェクト・アリストテレス(Project Aristotle)」という大規模な労働改革プロジェクトを立ち上げたのは2012年のこと。それから約4年間にわたり研究を重ねた結果、「心理的安全性はチームの生産性をあげるために最も重要である」と発表しました。
心理的安全性とは「周囲に与える影響を気にしすぎず、安心して発言や行動ができる環境や雰囲気」のこと。個々の知識やスキルがいくら高くても、他者への気づかいや共感というメンタルな要素が足りないと、生産性はあがらないということなのでしょう。
自由に発言できない会議なら、参加する意味はありません。会議の生産性をあげたいなら、誰もが発言しやすい環境つくりというのも大切ですね。

まとめ

長すぎる会議は、時間の割には成果が得られないということも多いようです。せっかく会議をおこなうのなら、充実した時間にしたいもの。

これまで幾度となく開催されてきた会議を、次回からは少し視点を変えた内容にしてみてはいかがでしょうか。退屈でしかなかった会議も、ちょっとした見直しや工夫次第で有意義なものへと変えることができるかもしれません。

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