会議は短く、簡潔に。2つの「フリー」で気軽に会議が行えるオフィスを実現したジンズ【POP IN MEETING 第4回】

会議は短く、簡潔に。2つの「フリー」で気軽に会議が行えるオフィスを実現したジンズ【POP IN MEETING 第4回】式会社ジンズ コーポレートコミュニケーション室 石井 建司氏(左) 岡田 真里奈氏(右)

会議のあり方に独特の理念を持ち、成長を続ける企業にお邪魔(=POP IN)して、ミーティング方法の話を聞く「POP IN MEETING」。4回目となる今回は、メガネをはじめとしたアイウエアブランド「JINS」で知られる株式会社ジンズ に伺いました。

開放的且つスタイリッシュで気持ちの良いオフィスは、コンセプトのひとつに「会議」があるのだそうです。株式会社ジンズのコーポレートコミュニケーション室で広報を担当する岡田真里奈さんと石井建司さんに、詳しい話を聞きました。

目次

「会議室以外でのカジュアルな会議」を促すオープンでスタイリッシュなオフィス

――このオフィスはいつから使われていますか?
岡田:約2年半前です。会社が成長するにつれオフィスが狭くなり、会議室が足りない状況になったので、原宿から飯田橋にオフィスを移転してからですね。
移転の背景として、社員が多くなるにつれて意思疎通が難しくなり、会社のビジョンや方針が社員に伝わりにくくなっていたという課題も理由のひとつにありました。
より組織力を高めるために、オフィスならどこの席でも自由に座れるフリーアドレス制や、会議室をガラス張りにするなど、社員間でのコミュニケーションが取りやすい設計にしています。これによって各社員の思考や足並みがそろうようになりましたね。
社長室もガラス張りになっているのですが、扉が開いているときは自由に入って良いというルールになっています。
来客用の会議室はすりガラス、防音仕様になっている。
――会議室の数自体も増えたのでしょうか?
岡田:数はかなり増やしました。来客用の会議室のほか、執務スペースにも社員用の会議室を設けています。そのほか、フリースペースを多く作ることで、会議室以外でも気軽にコミュニケーションが取れるようになりました。
石井:ジンズは常に新しいことへ挑戦していく会社ですので、さまざまな人と意見を交わすことが多いのです。というのも、新しいものを生み出そうとすると、会議や議論をする回数は自然と増えます。そこにフリーアドレスやオープンスペースが役立っていて、会議という形式は取らずとも、あちこちでフレキシブルなコミュニケーションができるようになりました。
執務スペースのほぼ半分を全面ガラス張りの会議室が占める。
――定例というよりも単発の打ち合わせが多いということでしょうか?
岡田:そうですね。どちらかといえば、各社員が自発的に行う会議が多いです。全員が同じカレンダーを共有して、15分刻みで会議の予定を入れられるようになっています。
――15分刻みということは、会社としては会議を短くすることを推奨しているのでしょうか?
岡田:「無駄な会議をしない」という方針なので、基本的には30分など短めの会議が多いですね。また、会議のオーナーは、アジェンダをきっちり用意してくるというのが暗黙のルールになっています。ブレストのような終わりのない会議はできるだけ減らし、時間をきっちり計るようにしています。
石井:会議では、議事録をあまり厳密に作らず、タイムキーパーも用意しません。あくまで予定を調整した人がコントロールするということが多いです。
通称「サル山」と呼ばれるフリースペース。自由に仕事や打ち合わせを行える場となっている。
休憩・読書・打ち合わせなど、さまざまな用途に使われるフリースペース。

コミュニケーション最優先の「ガラス張り」にした結果、社員同士がつながり、刺激し合うように

――会議室の設備にはどのような特徴がありますか?
岡田:特徴としては、来客用と社員用で会議室の壁が違います。来客用の会議室はすりガラスで、社員用は外から丸見えのガラス張りになっています。これによって社員同士が何をやっているのかが見えて、お互いに刺激し合えるようになっています。気が抜けない緊張感もありますが(笑)。
ただ、ガラス張りでもロールスクリーンを下ろせるようにはなっていますので、極秘のプロジェクトは外から見えないように会議することも可能です。
――そのほかに、会議室で常備されているものはありますか?
石井:共通するのはPCの画面を映すためのディスプレイとホワイトボードがあることです。社員用の会議室では、壁全体がホワイトボードになっています。
岡田:資料は、印刷しないで画面に映すことが多いです。これは、社長の田中の「結論は短く、簡潔に」という考えも影響しています。「報告資料を作ることが目的ではない」と。
――新しいオフィス、そして会議室によって、会議は変わりましたか?
岡田:ダラダラと長い会議が減ったと思います。しかし、それでも会議室の数は足りない気がしますね(笑)。さまざまな部署が予定を15分単位で入れているので、「次の会議が待ってるよ」というプレッシャーをよく受けます(笑)。
――やはり会議が多いんですね。
岡田:会議室はほとんど予約が詰まっていますね。来客用の会議室前に時間管理できる端末が用意されているのですが、特に店舗の週末の動向を確認して、改善や在庫調整を行う月曜日は予約の取り合いになりますね。
15分単位で予約可能な会議室。来客用の室名は「オーバル」などメガネの型の名前からつけられている。
――社員の皆さんからの新オフィスに対する反応はいかがですか?
岡田:やはり、会議室が増えたのは大きいです。そして、フリースペースが増え、さまざまな場所で話せるようになりましたので、ちょっとした打ち合わせも気軽に行えるのが好評です。弊社では、コミュニケーションによって新しい価値を生み出そうという社風があります。そのため、開発とマーケティングなど、部署間の連携が当然として存在し、連携を効率的に行うツールとしてフリースペースとフリーアドレスは非常に役に立っています
――カフェをはじめとした素敵なフリースペースが印象的ですが、業務上も役立っているんですね。
岡田:はい。社長の田中がコミュニケーションをとても大切にしていることもあり、部署が違っても各社員の仲が良い会社になっていると思います。
都内が一望できるカフェスペース。休憩はもちろん、食事や打ち合わせにも使われている。

文・写真:坂上春希

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