大きい会議やセミナー、研修などを開催する際は、大規模な会場を用意したり、遠方からの参加者のためのホテルの手配をしたりする必要があります。しかし、ただでさえ準備に忙殺されがちな大規模イベントを開催するときには、できるだけ工数を減らして、やらなければいけないことの漏れがないようにしたいものです。
そこでおすすめしたいのが、貸しホールや貸会議室で利用できるコンシェルジュサービスです。
目次
コンシェルジュサービスとは
元々コンシェルジュとは、ホテルの宿泊客の要望などに応えて、チケットの手配やサービスの案内などを行う人のことです。現在は、ホテルだけでなく、デパートや観光案内所など、幅広い場所で「来客者の要望に応えて、サービスを提供する人」を指す言葉となっています。
貸会議室や貸しホールにおけるコンシェルジュも同じく、参加者に対してさまざまなサービスを提供するとともに、イベント開催前の準備についても対応し、サポートする役割を担っています。
具体的なサービス内容は各施設によって異なるものの、多くの場合、セミナーやイベントの総合的な相談、会場レイアウトのアドバイスや設備関係の手配といったサポートが行われています。また、当日の参加者への案内業務やイベント運営の手助けをしてもらえる場合もあります。
コンシェルジュサービスを利用するメリット
コンシェルジュサービスを利用することで得られるメリットのひとつは、なかなか気づきにくい、コンシェルジュならではの目線からアドバイスをもらえることです。その会場に精通し、多くのイベントのサポートをしてきたコンシェルジュだからこその意見を取り入れることができるため、広い視野を持って準備できるようになります。
会場のレイアウトや当日のタイムスケジュールに気になる点があっても、コンシェルジュに相談することで、思わぬ打開策が見つかる可能性があります。特に会場レイアウトについては、相談することで、そもそも検討材料に入っていなかったような、斬新な提案を受けられることもあるでしょう。イベント開催の悩みがある場合は、積極的にコンシェルジュに相談することをおすすめします。
さらには、会場の受付や当日のレイアウト変更、参加者の誘導、音響、照明などについても、コンシェルジュを通して、会場スタッフの手を借りられる場合があります。社内スタッフでなければできない仕事と、そうでなくてもできる仕事を区別することで、スムーズなイベント運営を目指しましょう。
セミナー以外のサポートも受けられる
セミナーや研修といったイベントだけでなく、そのあとに行われる懇親会や参加者のホテル手配などについても、コンシェルジュのサービスを受けられることがあります。
懇親会の会場が、イベント会場と同一施設内にある場合は、料理の手配や懇親会会場のレイアウトも、コンシェルジュからさまざまなアドバイスを受けることができます。食物アレルギーを持つ人や菜食主義の人が参加する懇親会では、それに適した料理の提供を依頼することで、手配の労力を大幅に軽減することが可能になります。また、会場内にホテルがある場合は、ホテルの手配も合わせて、コンシェルジュに任せることができます。
コンシェルジュは、イベントを開催する側と会場スタッフ側の橋渡しの役割も担っています。密に打ち合わせをすることで、伝達ミスを防ぎ、意図したとおりのイベントが開催できるようになります。当日の細かい流れやタイムスケジュールについて、コンシェルジュと打ち合わせをすることで表面化しなかった問題に気が付いたり、より良い方法が見つかったりすることもあります。
外部施設を利用してイベントを行う際は、コンシェルジュサービスを積極的に利用してみてはいかがでしょうか。
- 会議HACK!編集部
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