イベント企画・運営が丸分かりに!【成功するイベント・セミナーの作り方 第1回】

イベント企画・運営が丸分かりに!【成功するイベント・セミナーの作り方 第1回】株式会社ホットスケープ 代表取締役 前野 伸幸 氏

イベントやセミナーの担当者になってしまったけれど、100人も来るイベントなんて扱ったことがない…
社内の表彰式や懇親会を任されたのはいいものの、引き継ぎも資料も何もない…

そんなときに頼りになるのが、イベントのプロフェッショナルです。
この連載では、イベントやイベント施設のコンサルティングに特化した事業を手掛けるホットスケープの代表 前野伸幸さんに「イベントの企画と運営」について、一から十まで解説してもらいます。

イベントを企画・運営するのは全くの初めてという初心者はもちろん、何回か担当してなんとなくこなしてきているがいまいち手ごたえがない方、イベントには慣れたがさらなるレベルアップを目指したい方まで、さまざまな方に読んでもらいたい内容を全十数回にわたってお届けします。

題して「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
初回のこの記事では、ホットスケープの前野さんはどうして「イベントのプロ」になったのかという背景や専門領域を紹介しながら、これからの連載で扱っていく内容を簡単にご説明いたします。

目次

イベントのプロフェッショナル 前野さんとは

――独立するまではどのようなお仕事をしていたのでしょうか?
はじめは機材のレンタルをおこなう会社で音響などを担当しており、その後イベントホールの運営や学生マーケティングを扱う会社に入りました。 イベントホールの立ち上げや営業、当日の立ち合いから管理までさまざまな業務を通して交換した名刺の数は3,000枚。
年間250日180本ものイベントを扱っていた3年半で3,000人以上の方と関わりをもてたことが、独立する際の大きな自信となりました。
――独立のきっかけというのはどのようなことですか?
ひと言でいうと「世の中の流れで」ですかね。
もともと「30歳くらいまでには独立したいなあ」と思っていたのですが、先述のイベントホール運営会社が解散してしまいまして…
さらにその翌月には会社法が改正され株式会社の設立に1,000万円の資本金が必要となってしまうという状況だったため、結果として1991年、27歳で独立しました。
予定より少し早い独立にはなりましたが、それまでの経験と人脈を信じての決断でした。
音響という専門職、イベント施設の運営で得た知見は、イベントやイベント施設のコンサルをおこなう上で現在でも大いに役立っています。

100点満点の施設は存在しない

――インタビュー前に案内していただいた虎ノ門ヒルズフォーラムも前野さんがコンサルした施設なのですよね?
森ビルさんとは長い付き合いがあり、案内したカンファレンス施設 虎ノ門ヒルズフォーラムのコンサルもおこないました。
利用者としての視点はもちろん、自身で経験した音響や管理に携わる人間の視点も取り入れ、かなり使いやすい施設に仕上がっていると思います。
ただ、それでも100点満点とはいえません。
というより、そもそも100点満点の施設なんて存在しないのです。
――100点満点の施設は存在しないというのはなぜでしょうか?
利用者やイベントの内容によって求められる満点は異なるからです。
そこで大切なのは、施設側が臨機応変に柔軟に対応すること。
満点に届かない部分はしっかりと説明する責任があるし、代替案を提示することもできます。
設備というハード面だけでなく、丁寧な説明やちょっとしたアイデアなどのソフト面も合わせて、利用者にとっての100点を目指していければいいのだと考えています。

今後の企画・内容を先出し!

そんなイベントのプロ 前野さんにお話ししてもらった内容を「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」では惜しみなくご紹介していきます。 例えば…

「表彰式は表彰される人のためというより○○の人のためのイベント」
イベントの目的の整理や成功の定義に関するお話しや、

「企画書はラブレターかつエレベーターピッチ」
どのような企画書を目指すべきかというヒント、

「会場が公表しているキャパ数を疑え」
といった毒舌ながらも芯をついたアドバイスや、

「5W1Hでなく6W2H」
というイベント計画書ならではのポイント、

「イレギュラー対応を考えるには意地悪になれ」
なんていうちょっと変わった心構えについてなど目からウロコで実践的な情報をお届けします。

これからイベントを企画しようという皆さまに質問です。

Q.そのイベントが目指すゴールとは何ですか?
Q.イベントに関する見えないコストって知っていますか?
Q.会場選定において出席率やブランディングまでも考慮していますか?
Q.レジストレーションでスポンサー集めができるって知っていますか?
Q.運営とは、運営力とは何のことでしょうか?
Q.準備物に「○○一式」という言葉を使っていませんか?
Q.会場に用意されたWi-Fi、何人まで同時接続可能ですか?
Q.受付の看板、混雑時でも見えやすい場所に置いてありますか?
Q.休憩のタイミングはどのように決めていますか?
Q.会場に救急車の呼び方を確認していますか?

これらの項目についてひとつでも「どういうこと?」と疑問をおもちの方は、ぜひ今後の連載をお読みいただき、イベントでのプロの知恵とテクニックを学んでいただければと思います。

それでは第1回はこのあたりで。
次回はイベントの目的の明確化についてお伝えしようと思います。
第2回のこの内容は、その後すべての段階に欠かせない要素となってきます。
どうぞお見逃しなく!

前野 伸幸(まえの のぶゆき)
株式会社ホットスケープ 代表取締役。
27年前の独立起業当初より、多くの大手企業からのミーティング・インセンティブ・各種セミナー・イベントを直接受注。企画・進行・運営をワンストップで数多く手掛けている。
その一方で、イベント施設・会議施設のコンサルタント・運営でも多くの実績を残す。「虎ノ門ヒルズフォーラム」のコンサルタントを自らが担当し、さらに「六本木アカデミーヒルズ」も加えた両施設の運営・管理業務も受託。また宮崎の「フェニックス・シーガイア・リゾート」のコンベンションセンターのリニューアルにて、マーケティングリサーチから発注先選定・機材選定や営業戦略策定まで広域にわたるコンサルティングを担当。
施設を貸し出す側と施設を利用する側の双方の立場で経験を積み、そのノウハウを活かして活躍中。
http://www.hotscape.co.jp/

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