社内コミュニケーションを促進させるポイントと効果的な方法!

社内コミュニケーションを促進させるポイントと効果的な方法!

近年コミュニケーション能力の低下がささやかれています。これは個人だけの問題ではなく、企業にとっても大きな課題となっています。業務を円滑に進めるには、社内コミュニケーションが必要だとわかっていても、何をどう変えればよいかわからないというのが本音ではないでしょうか。

社内におけるコミュニケーション不全はなぜおこるのか、コミュニケーション活性化のポイントや効果的な方法について、考えてみましょう。

目次

社内コミュニケーションを促進させるには

自分ではコミュニケーションをとっているつもりでも、相手がそう感じていないということは多いようです。また社風によっては、コミュニケーション自体がとりにくいこともあります。いつしか、自分もすっかりその雰囲気に溶け込んでしまい、気がつけばただ黙々と働くだけになっていませんか?

社内コミュニケーションが円滑であれば、実は仕事はもっと効率よく楽にこなせることが多いのです。

コミュニケーション不足への不満
どのようなことがコミュニケーション不全と判断されるのか、一般的な事柄をいくつかピックアップしてみました。
・組織が縦割りのため部署間の付き合いが希薄
・そもそも役職者同士のコミュニケーションがとれていないので部下は板挟み
・問題点や課題などのフィードバックがなく、思ったことを直接言わない
・仕事を任せたら、その後は無関心
・上司が部下の意見を傾聴する習慣がない
・部署間で責任の押し付け合いになることが多い
企業の規模や働く人の立場に関係なく、コミュニケーション不足による不満の内容はほぼ共通して上記のとおりです。
HR総研が2016年におこなった「 社内コミュニケーションに関するアンケート調査」によると、社内でコミュニケーション不足を感じている企業は全体の約8割、また、コミュニケーション不足が業務に支障をきたすと回答した企業は、97%とほとんどを占める結果となりました。
社内のコミュニケーションが円滑でないと、双方の理解に食い違いが生じたり、課題や問題点への対応も遅れたりするため、企業にとって大きなマイナスへとつながることが懸念されます。
コミュニケーション活性化のポイント
ではなぜ社内でコミュニケーション不全に陥ってしまうのか、まずはその原因を探ることが大切です。一口にコミュニケーション不足といっても、企業によってその内容はさまざまでしょう。
よくある原因としては、経営陣が描くビジョンが社員に浸透していない、部署間の関わりが希薄で他業務をよく知らない、チーム内のコミュニケーションが少ないなどが挙げられます。
社内のどこでコミュニケーション不足が発生しているのかを知るため、全員にアンケートを実施するなどして、まずは現状を把握することから始めてみましょう。

社内コミュニケーション促進に効果的な方法

社内コミュニケーションの促進や強化といっても、具体的に何から始めればいいのかわからないものです。

しかし、何もしないままでは企業のダメージとなる可能性もあります。ここでは、社内コミュニケーション促進に効果的な方法について、実例を交えながらいくつか紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

上司(経営陣)と部下~タテのつながり~
【1on1ミーティング】
上司と部下のコミュニケーション不足には、「1on1ミーティング」がおすすめです。これはアメリカのシリコンバレーで広く導入されている手法で、上司と部下が1対1で毎週30分程度対話をおこなうというものです。
日本企業では、ヤフー株式会社が実践していることで広く知られています。大手電機メーカーのパナソニックでは、試験的に1on1を実践した結果、社員の約半数が仕事の成果が上がったと回答したため、2018年に導入が正式決定しました。
ほかには日本ヒューレット・パッカードやビズリーチ、ソニー、楽天、日清食品といった企業でも1on1を導入しており、中には1対1でのランチを実践している企業もあるようです。
また、インターネット広告事業を展開するサイバーエージェントでは、上司と部下の「月イチ面談」というものを2005年ごろから実施しており、上下関係の円滑化をはかっています。
日ごろは直接話す機会がない関係性でも、このような場を設けることでタテの信頼関係が形成され、肩書きにとらわれず相手を知ることができるようになります。
同僚など社員同士~ヨコ・ナナメのつながり~
【毎日のランチをコミュニケーションの場に】
株式会社メルカリでは、昼食時に会社から補助金が出る制度がいくつかあります。ランダムに選ばれた5名ほどでランチをとるシャッフルランチ、新入社員が入社してから1週間、さまざまな部署のメンターとともに過ごすメンターランチ、新入社員と役員の親睦をはかるウェルカムランチなどです。
社員がランチで利用するお店の協力により、代金は後日会社へ請求する仕組みとなっており、昼食代の立替えや申請の負担を軽減するメリットもあります。昼食休憩の時間をうまく利用したコミュニケーションと言えるでしょう。
【飲み会を活用する】
「親睦を深めるには飲みニケーション」と言いますが、メンバーが気の合う仲間ばかりでは、企業としてのコミュニケーション活性化にはつながりません。
そこで紹介するのが、クラウド名刺管理サービスを手掛けるSansan株式会社の「Know Me」という制度。他部署の人との3名までの飲み会に、一定額の補助金が出るというものです。「飲み=Know Me(ノゥミー)=私を知る」と、ネーミングもとてもユニーク。
当初は実際に利用する社員が少ないのではないかという懸念もあったようですが、いざ導入してみると徐々に社内に浸透し、ある社員のインタービューでは「これまで約20回利用して40名ほどと交流が持てた」ということでした。
制度利用後は知り合いが増えるので仕事もやりやすく、コミュニケーションの活性化を実感できると評判も上々のようです。
【フリーアドレス制】
社内でできるコミュニケーション活性化の手段としては、席をフリーアドレス制にするという方法があります。これは固定席を決めずに、その日空いている所に座って仕事をするというもの。
たとえばカルビー株式会社では、オフィスダーツと呼ばれる制度を実施しています。ダーツシステムによって毎日自動的に席が決定されます。さまざまな人と交流する機会が増えることで、人に対する苦手意識がなくなり社員間のコミュニケーションが自然と活性化するようです。
【社内ネットワークツールの活用】
対面ではないものの、社員が自由にコミュニケーションをとれるよう、独自の社内ネットワークツールを活用している企業もあります。前述の「飲み会」の事例で紹介したSansan株式会社では、社員が自由にやりとりできる「Workplace」という企業用SNSを使用しています。
個人チャット機能もありますが、基本的には全社で共有できるオープン体制なので、社員間の話題が見えて議論も自由にすることができます。
また、ヤフーでもMYM(Modern Yahoo Messenger)という社内用チャットツールを活用して、社員のコミュニケーション活性化に役立てています。1対1のチャットはもちろん、最大5,000名まで参加することができるため、さまざまな場面でMYMを使ったコミュニケーションが浸透しているようです。

まとめ

コミュニケーションのとり方にはさまざまな方法がありますが、今自社に足りないコミュニケーションは何なのか、まずはそこを見きわめることが大切です。コミュニケーションが円滑でないと、仕事への不満、モチベーションの低下、離職率の増加など、企業への大きなダメージにつながりかねません。

企業の風通しを良くするためにも、ぜひコミュニケーションの活性化をはかってみることをおすすめします。

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