ネットワークが切り拓く次世代の貸し会議室とは？

貸し会議室の現状　

ここ数年、貸し会議室は大きな変革期を迎えています。新型コロナウイルスの影響でリアルな開催が難しくなり、リモート環境の整備が必須となりました。

それに伴い、ウェビナーの需要が急速に拡大し、高速で安定したネットワーク環境の整備が進み、コロナが落ち着いた現在でも、リアルとウェビナーを組み合わせたハイブリッド形式の活用が広がっています。

このような背景から、より高速で大量のデータを送受信できるネットワーク環境への注目が高まっているなか、今後はどのような点に注目が集まるのでしょうか。

ここからは、環境のこれからの活用法についてお伝えしていきます。

高度なネットワーク構築により貸し会議室の多様化が広がる

貸し会議室において、高度なネットワーク環境が整備されることで、様々な利用目的に応じた多様なサービスを提供することが可能となります。

例えば、ウェビナーやオンラインセミナーが増えたことで、参加者がどこにいてもリアルタイムで情報を共有できる環境が求められています。

AI活用などによる利用者の顧客分析

AI（人工知能）技術を活用することで、利用者の行動データを分析し、ニーズに応じたパーソナライズされたサービスが提供可能です。過去の利用データから最適な会議室の提案を行うことができ、顧客満足度の向上につながります。

他にも、イベントへの参加者情報を読み込ませ、顧客情報を分析することで次回以降の改善・改良にも使える情報の提供なども可能になっていきます。

IoTによる作業の簡略化

IoT（モノのインターネット）技術により、貸し会議室内の機器や設備がネットワークに接続されることで、作業を簡略化できます。例えば、会議室の予約管理を自動化し、会場内の機器の操作をスマートフォンで行うことができるようになります。

IoTの活用は利用者や運営者を問わずデバイスを使うすべての人がより簡単に、より様々な情報を活用でき、ビジネスがより豊かになることを手伝います。

DXによる人員の業務効率化

DX（デジタルトランスフォーメーション）は業務プロセスの効率化をもたらします。これにより、業務の効率化が促進され、より創造的な業務にリソースを集中させることが可能です。

またDXを行うことによって作業の属人化の解消等も期待され、業務の透明性を高める事にも寄与します。

貸し会議室の多様化へむけたネットワーク構築においてやるべきことは？

会議室の多様化へ向けて、貸し会議室運営者さまが取り組むべきデジタル化への取り組みを一つずつ解説していきます。

ネットワークの効率化

貸し会議室のネットワーク効率を高めるためには、使用する機器やソフトウェアの最適化が重要です。

具体的には、負荷がかかる時間帯においても安定した接続を維持できるように、ネットワーク構成の見直しを行うことが挙げられます。

そのためまずはネットワークを使っている業務や会議は何か、一時的にでも不安定になる時間や場所はあるか、今使っている回線や設備の状況などの確認から必要になります。

まずは既存環境を見直してみることをおすすめします。

高速インターネットの活用

インターネット接続速度を向上させるために、10Gのような高速ネットワークインフラに設備投資し、利用者が快適に利用できる環境を整えましょう。このような整備により、より多くのデバイスを同時に接続しても、快適な通信速度を実現できます。

まだまだコストがかかる回線も多いですが、一部では10Gも1Gと大きく変わらないコストで提供されているサービスも増えてきました。

またこれまでは10Gの回線を用意してもその先の機器などで10Gが使えない ケース等も多かったですが、様々なメーカーから最新規格に対応した機器が増えており、より環境に合わせた機器を選択できるようになっています。

セキュリティの強化

ここまでネットワークの性能を高めるための方法を解説しましたが、速セキュリティ対策も欠かせません。

特に、顧客データや会議内容の保護を優先し、最新のセキュリティ技術を導入することが求められるため、「ファイアウォール」や「暗号化技術」の導入を検討してください。

機器や規格が進化と合わせてハッキングなどの技術も上がっており、これらのリスクは既存の機器などでは高くデータ活用するには大きな障害にもなります。

利用者へ安心安全に使っていただくためにも改めてセキュリティ対策も見直しましょう。

これらの取り組みはあくまで基礎的な内容になりますが、貸し会議室の実現していきたい目的に合わせてご検討してみてはいかがでしょうか。

最新設備を導入した未来の会議室事例

最後にいくつか最新設備を導入した会議室事例をご紹介します。

「現代版どこでもドア」2つの空間と空間をつなぐビデオポータル

次世代遠隔コミュニケーションサービス「tonari」は、高品質な映像と音声を活用し、場所を問わずスムーズでリアルな対話を実現する新しいオンラインコミュニケーションプラットフォームです。ビジネスや、チームのコラボレーションに最適な機能を備え、リモートワークやオンライン会議の効率化をサポートします。

会議やイベントで遠方にいる人とすぐ近くにいるかのように、自然な対話が可能となります。

tonari|tonari

ICT・映像音響機器導入で実現する快適な空間づくり

イトーキでは、従来の会議室にただモニターやマイクを追加するだけではなく、空間デザインの中にICT・映像音響機器を溶け込ませ、一体として機能させることで目的に合った使いやすい会議室が作りを目指しています。

複数のディスプレイを目線に合わせて配置し、資料とオンライン参加者を同時に表示することで情報共有の効率を高めたり、会議室のチェアやソファを横並びに配置し、その姿を広角カメラで臨場感たっぷりに映すことができれば、オンライン参加者もその場にいる雰囲気を感じ取れるような、リアルな空間を設計することが可能です。

このようなリアルとオンラインの距離を縮める取り組みが利用者の快適さにつながります。

イトーキ|DX時代の会議室づくり！ICT・映像音響機器導入で実現する快適なオフィス空間とは

「生成AI」と壁打ちできる会議室

リコーでは、次世代会議室システム「RICOH PRISM」を試験導入。

RICOH PRISMは、リコーが提供する先進的なクラウドベースのコミュニケーションプラットフォームです。

多様なデバイスや場所からシームレスに連携でき、ビデオ会議やコラボレーション機能を通じて業務効率を向上することが可能。また、安全で使いやすいインターフェースにより、リモートワークやチームコミュニケーションを支援します。

リコー｜RICOH PRISM

アスノシステムのご紹介

ここで、僭越ながら弊社のサービスのご紹介をさせていただきます。

弊社、アスノシステムでは「会議室.COM」という貸し会議室ポータルサイト を通じて、20年の経験と35年以上のIT実績を活かし、お客様のネットワークニーズに応じた提案を行います。特にITに特化した企業ならではの新技術を活用することで、より良いサービスを提供しています。

自社施設の設備を最新化したい、現状の環境で問題がないか確認したいなどのお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にアスノシステムにご相談ください！

アスノシステムの強み

自社サービスとの連携によるお客様に合わせたテーマを実現

「会議室.COM」は国内最大級の貸し会議室やレンタルスペースを検索できるサービスです。これまで貸しホール、ホテルの会議室、イベント会場、スタジオ、セミナー会場、ギャラリーなど、さまざまな施設様と運営にまつわる取り組みを行ってきました。

だからこそ施設にあった魅力をこれまで以上に発揮できる設備をネットワークやAI・IoT・DXといった形でも実現できます。

サービス内容

アスノシステムのサービス内容は多岐にわたります。

新技術の導入からワークショップ、運用支援、モダナイゼーション、ネットワーク構築、セキュリティまで、幅広いニーズにお応えすることができます。

また、ネットワーク構築では施設向けの設備以外にも、ネットワークとカメラを繋げた一元管理を目的とした構築や小型オフィス等のネットワーク設備の構築など多様な要望への対応が可能。

技術的な知識がない場合や、業界動向に対する理解が浅くて不安な方でも、我々が多角的な視点からお客様に最適な環境を提供し、導入後のフォローまで実施するのでご安心ください！

まとめ

いかがでしたか？

高度なネットワーク環境の整備により、貸し会議室の多様化が可能となった現在、AIやIoT技術を活用することで、より利用者のニーズに応じたサービスが提供することができるようになってきています。

既存のネットワーク環境を最適化するだけでも、利用者の満足度、セキュリティの向上につながります。

この記事を読んでいただいた方はこれを機に、ご自身の貸し会議室の見直しを行い、最適な貸し会議室空間を目指しましょう。

また、ネットワークに関するご相談はぜひアスノシステムまでご連絡ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。