選ばれる会議室になるために — ネットワークを最適化する完全ガイド

貸し会議室におけるネットワーク環境の重要性

貸し会議室選びにおいて、ネットワーク環境が整っているかどうかは重要な判断材料になることが多いです。

なぜ重要なのか、詳しく見ていきましょう。

ビジネス環境の変化

コロナ禍を経て、Web会議やオンラインセミナーが定着し、会議やイベントのあり方も大きく変化しました。

今ではリモート参加者を交えた会議が当たり前となり、安定したネットワーク環境はなくてはならないものへと変化しています。

質の高いネットワーク環境を求める利用者が増えた

貸し会議室ユーザーのデバイスを用いた利用の質が向上し、ウェビナーの開催や大人数でのWeb会議でさらに高性能なネットワーク環境を求めるユーザーが増化傾向に。

単にインターネットに接続できるだけではなく「高画質でビデオ会議ができる」「複数デバイスを同時接続しても安定している」といった品質が重要視されています。

セキュリティ意識の変化

最近では、ネットワークセキュリティに対する意識が高まり、自身の情報を守る重要性を認知する人が増えてきました。

パスワードの適切な管理や怪しいリンクを避ける行動が一般的になっていますが、このようなトレンドは貸し会議室の運営にも影響を受けており、セキュリティ対策の強化が進められています。

ネットワークを最適化するメリット

インターネットの速度をアップできる

会議室にあるネットワーク機器の置き場所や設定を見直すだけでも、インターネットの速度を改善することができます。

例えば、Wi-Fi（無線LAN）の機械を適切な場所に移動したり、電波が混雑しないよう調整したりするだけでも、パソコンやスマートフォンの反応が格段に良くなります。

大事な通信を優先させることができる

例えるなら、高速道路の「緊急車両優先レーン」のような仕組みをインターネットにも設定することが可能です。

この設定（QoSと呼びます）をすれば、大切なオンライン会議の際に、別の会議室でWi-Fiを利用していても、会話が途切れたり、映像が止まったりすることが少なくなります。

また、現在のインターネット回線が古いタイプ（1Gや2G）の場合、新しいタイプ（10G）に変更すると、より多くの情報をスムーズにやり取りできるようになります。

高速道路が2車線から10車線に広がるイメージをすると分かりやすいですね。

あなたの施設はいくつ当てはまる？ネットワークにおけるよくある課題

1. 回線の速度が遅い

インターネットの速度は安定していますか？特に、時間帯や同時に使う人の数によって、遅くなったり繋がりにくくなったりすることがあります。

2. Wi-Fi機器について

古いWi-Fi機器（インターネット回線に接続している箱型の機械）を使用している場合は、新しい規格のインターネットサービスに対応できない場合があります。

また、スマホ、タブレット、モニターなど接続する機器が多いと、Wi-Fi機器によっては処理速度が低減するため、5年以上前のものなら、新しいものへの交換を検討することをおすすめします。

3. Wi-Fi機器の配置の問題

Wi-Fi機器の設置場所は適切ですか？Wi-Fiは電波なので、離れすぎたり障害物があると弱まります。

あなたの会議室は問題ないか、以下のポイントを確認してみてください。

ネットワーク構築におけるポイント

ネットワークの導入を検討する場合の、事前に確認しておきたい項目と設計する際のポイントをお伝えします。

確認しておきたいポイント

ネットワーク設計のポイント

ピーク時でも安定して使える回線を選ぶ

例えば30人が使う会議室なら、全員がパソコンでインターネットを使用しても 遅くならないような回線を選びましょう。

新しい規格の機器を選ぶ

「Wi-Fi6」や「Wi-Fi7」などの新しい機器を選ぶと、 より早く繋がるようになります。

ネットワークの最適な接続場所を考える

会議室全体をしっかりカバーできるようなアクセスポイント（ネットワークの接続場所）の配置を考えましょう。回線が集中しすぎないよう、利用者が分散する設計をすることも大切です。

一人で複数の機器を使うことを想定する

最近は一人でスマートフォン、タブレット、パソコンなど複数の機器を使う方が増えています。 一人あたり2〜3台の機器が接続することを想定しておくと良いでしょう。

プレゼンター専用のネットワークを確保する

セミナーやイベントを行う際、プレゼンターが資料を映したり、オンラインでつないだりすることが多いですよね。その際、他のお客さまとは別の専用の接続方法を用意しておくと回線がスムーズになり安心です。

ネットワークを活用した付加価値サービス

ネットワークの構築を強化しておくことでゲストへ向けたカスタマーサービスやイベントパフォーマンスの幅が広がります。

以下はネットワークを活用した具体的な付加価値サービスの例になります。

プレミアムWi-Fiオプション

「プレミアムWi-Fiオプション」とは、通常のWi-Fiサービスに加えて、より高品質な接続や追加機能が利用できる特別なプランです。

通常のWi-Fiに加え、「プレミアムWi-Fi」をオプションサービスとして提供することで、重要な会議や配信イベント向けに差別化が可能となります。

プレゼンテーションやウェビナーを行う際に、この「プレミアムWi-Fi」を利用することで、他のネットワークと分けることができるため接続が安定します。

スマートルームシステム

Wi-Fi環境を活用して照明や空調、プロジェクターなどをスマートフォンから操作できるシステムを導入することができます。これを利用することにより効率的な運用やコスト削減が期待できます。

最新技術への対応準備

近年、AI、IoT、VR、ARなどの最新技術を取り入れたイベントが注目されています。

例えば、セミナーを開催する際、受付にカメラを設置することで来場者の年齢や性別を判断し、それに基づいて性別や年齢別の分析が可能です。

こうした技術を会議室で活用できる環境を整えることで、顧客満足度の向上や体験の質を向上させることができるでしょう。

ネットワークの最適化は私たちにお任せ！アスノシステムが提供するソリューションのご紹介

ここからは、弊社アスノシステムの紹介をさせていただきます。

アスノシステムでは、IT実績を活用した多様なソリューションを提供しています。

技術的な課題解決
創業から35年以上のIT実績をもとに貸し会議室運営者さまに対して、最適な環境構築をサポートします。

業界動向の把握
長年の会議室ネットワークビジネスにおける実績や、弊社が運営する全国の貸し会議室を検索できる「会議室.COM」の運営経験をもとにした情報を提供できます。

導入後のプロモーション支援
貸し会議室の掲載などを行っている自社メディアの強みを生かし、導入後も会議室を魅力的に演出するためのアドバイスやサポートを行います。

現場定着のためのサポート
導入時から運用まで、担当者さまへの説明会などを実施し、最後まで安心して利用できるお手伝いをします。

よくあるお悩みとアスノシステムの解決策

技術的な有識者がいない

ネットワークだけでなく、DX・AIなどの取り組みも行っているアスノシステムがITの多角的な視点からサポートします。

業界動向や対策がわからない

弊社は貸し会議室検索サイトである「会議室.COM」を運営している強みを生かし、日々施設さまのお悩みを解決できるよう努めています。

こうしたノウハウも生かし、会議室ネットワークビジネスにおける豊富な実績をもとにお客さまの会議室がより効果的になるアドバイスを行います。

サービスの現場定着に不安がある

導入時から活用方法などの説明を行い、スムーズな運用をサポートします。

自社施設のネットワークを最新化したい、現状の環境で問題がないか確認したいなどのお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にアスノシステムにご相談ください！

まとめ

いかがでしたか？貸し会議室のネットワーク環境は、単なるインフラではなくビジネスの差別化要因としてますます重要になっています。まずは、自社施設のネットワーク現状を把握し、最適化を進めることで、顧客満足度の向上と収益の増加が期待できます。

アスノシステムでは、会議室.COMの運営ノウハウと豊富なIT実績を活かし、貸し会議室運営者の課題解決をサポートしています。ネットワーク環境の構築から最新技術の導入まで、ワンストップでご提案が可能です。

貸し会議室のネットワーク環境についてさらに詳しく知りたい方や、具体的な課題解決策をお探しの方は、ぜひ弊社ご相談ください。無料相談も実施中です！