【すぐできる】成功するイベント運営のための4つのステップ

1. イベントの目的を明確にしよう

まず、イベントを成功させる秘訣は「事前準備」にあります。

イベントが成功するかどうかというのは、8～9割がた、この事前準備にかかっているといっても過言ではありません。

そこで、まず初めにイベントの「目的」を明確にすることから始めましょう。

目的を明確にすることにより、ターゲット層も絞ることができ、集客もしやすくなります。

イベントの内容とターゲットを明確にしよう

まず、社内でイベントの対象者と、イベントを通じて何を達成したいのかを明確にし、共通認識を持つことが重要です。

目的がばらついていると、各メンバーが異なる発言をしてしまい、イベント全体の一貫性がなくなり、参加者が混乱を招きかねません。

そうなると参加者の満足度が低下し、イベントの評価に影響を及ぼす可能性があります。

以下のようにイベントの目的を明確にし、認識を統一しておきましょう。

2. 集客を成功させるコツ

ターゲット層を意識した集客をしよう

イベントの目的が決まったら、その目的に合わせてターゲット層を設定しましょう。

ターゲットを幅広く設定しすぎてしまうとイベントの魅力が十分に伝わらず、効果的な集客が難しくなってしまいます。

より具体的にターゲットを絞り、告知することでイベントに興味を持ってもらえるようにしましょう。

参加するメリットを考えよう

ユーザー側にこのイベントに参加するとどのようなベネフィットがあるのかを考えましょう。

参加者側にとってベネフィットが多ければ参加してくれる可能性も高まります。

参加するハードルを下げよう

申し込み欄に参加条件が多いと、参加者側にとってハードルが上がってしまい、気軽に参加しにくくなります。

集客を増やしたい場合は、可能な限り制限を緩和し、誰でも気軽に申し込めるようにしましょう。

また、登壇者の顔写真や経歴、イベントの参加想定人数、会場の写真などを掲載することで、
イベントのイメージがしやすくなり、参加者に安心感を与えることができるでしょう。

次に、イベントの対象や目的が何なのか、参加者にも明確に伝わるよう告知しましょう。

例えば、イベントゲストとして著名人を招待する場合、ただ「当日は〇〇氏も来場します！」と記載しただけでは少しインパクトが弱い印象を受けます。

また人によっては、「名前は聞いたことあるけど何をしている人だっけ？」と思う場合もあるでしょう。

そのため、登壇者の名前に加えて、経歴や活躍分野などの詳細プロフィールを併せて掲載することをお勧めします。

また、当日どのような内容のトークを予定しているのかについても触れておくと、イベント参加者が具体的なイメージを持ちやすくなるでしょう。

目的に応じた集客方法をしよう

集客の方法は大きく分けて、オンラインとオフラインの二通りがあります。

ターゲットの特性や状況をみて適切に使い分けるようにすることで集客効果が見込めるでしょう。

3. 適切な会場を探そう

イベントを成功に導くためには、会場選びも重要なポイントです。当日バタつきや不備が無いよう、会場選びは入念に行いましょう。

目的に合った会場かどうか

イベントの目的によっては大きな音を鳴らしても大丈夫か、会場内に飲食物の持ち込みが許可されているのかどうかなどを確認しておく必要があります。

また、イベントを開催するときは、必ず何らかの設備が必要となるはずです。椅子やテーブルなどのほか、音楽イベントや広い会場なら、マイクやスピーカーなどの音響機材も必要です。

その様な設備が十分に整っているかは、会場選びの際に確認するようにしましょう。

参加人数に見合った広さの会場かどうか

セミナーやイベントなどをおこなう際、会場の広さを決めるのは意外と難しいものです。

狭くてぎゅうぎゅう詰めというのはもちろん避けたいですが、人数に対して部屋が広すぎるのも落ち着かない感じがしますし無駄がありますよね。

会場の広さは、当日になって参加人数が増える可能性も考慮して見込み集客数より若干余裕をもって決定するのがおすすめです。

会場にかかる費用はどの程度か

会場を借りる際は、費用がいくらかかるかについても事前に入念なチェックが必要です。

会場によっては1日・半日・夜間レンタルのほか、時間制で借りられるなど、こまかくタイムスケジュールが組めるところもあります。

費用設定は会場によりさまざまなので、予算とよく相談して決定しましょう。

交通の便はどうか

会場のアクセスも非常に重要です。

最寄駅からのアクセスは良いか、分かりやすい場所にあるかなども視野に入れ会場を探すようにしましょう。

4. イベントが終わったら

イベントが無事に終了しても、それで終わりではありません。

今回のイベントで得た経験や参加者の声を今後につなげるために以下の取り組みを実施しましょう。

参加者アンケートの実施

イベントの感想や意見を求めることで、次回のイベント改善に役立てるための貴重なデータが得られます。

アンケートはオンラインフォーマットを活用することで、回答が得やすくなり、集計もデータ化することができるのでおすすめめです。

ちなみに、弊社でイベントを開催した際は「Microsoft Forms」というツールを利用してアンケートを集計しています。ぜひ参考にしてみてください。
https://forms.office.com/Pages/DesignPageV2.aspx

お礼メール

イベントに参加いただいた方と今後も良好な関係を築くために、お礼メールの送信も忘れずに行いましょう。

お礼メールはなるべく当日中に、イベントに参加いただいた感謝の旨と、集めた意見を今後のイベントに生かしていく旨も伝えるとより丁寧になります。

社内で振り返りを行う

イベントを終えたら、なるべく日が経たないうちに社内で振り返りを行いましょう。

振り返りでは、イベントの成功点、改善点を確認し、今後のイベントの質向上に役立てます。

また、メンバー同士で学びを共有することで、個人のスキル向上や次回以降の注意点を把握することができます。

イベント終了後には必ず振り返りを実施するようにしましょう。

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まとめ

いかがでしたか？

これら4つのポイントを押さえることで、イベントの質が向上し参加者に満足いただける機会となるでしょう。イベントを成功させるポイントをいかにまとめておきます。

皆さまのイベントが成功することを心から願っております。最後までご覧いただきありがとうございました！