事前申込制の有料セミナーやイベントの開催時には、会場の手配や当日のイベント進行の打ち合わせ、告知など、さまざまな業務を同時並行で進める必要があります。こうした中で、チケット販売や参加者の管理など、細かいお金や人数の管理が必要になる作業まで自社で行うのは非常に手間がかかります。
そこでおすすめなのが、セミナーやイベントの管理を行えるチケット販売・参加者管理ツールです。具体的な管理ツールの特徴や選び方をご紹介しますので、参考にしてみてください。
目次
イベント開催で使える管理ツールとは？
イベントを開催するときに問題となるのが、「参加者の管理方法」です。誰が参加するのか、参加費の徴収方法はどうするのか、入場時にどうやって個人を確認するのかなど、さまざまな確認事項があります。
「とりあえずExcelで表を作って管理すればいいだろう」と安易に考えていると、当日の入場時にトラブルとなりかねません。なぜなら、受付で数十名の参加者を一覧表と名前を照らし合わせていくのは、莫大な時間がかかりますし、ヒューマンエラーが起こる可能性もあります。
このような問題は、イベント開催用の参加者管理ツールを利用することで回避できます。各ツールによって細かい機能は異なるものの、どれもイベントの告知やチケットの決済に利用できるため、作業の簡略化に役立ちます。
管理ツールの利用には、どういう点を注意して選ぶ必要がある？
管理ツールには、それぞれ独自の特徴があります。
開催するイベントや、希望するサービスに合致した管理ツールを選びましょう。具体的には、次のようなポイントが選定基準になります。
- ＜管理ツール選定のポイント＞
- ・チケットの決済サービスの有無
・イベント参加申込みにFacebook等、SNSサービスが利用できるか
・利用手数料の金額
・サポート体制の充実
・イベントページの作成可否と機能
SNSと連携していない管理ツールを利用する場合は、参加者が個人情報を新たに登録して管理ツール用のアカウントを作ってもらう必要があります。手間がかかることを理由にイベント申込みを見送るユーザーもいますので、SNSと連携している管理ツールを利用したほうが参加者にとっての利便性は高まるでしょう。
管理ツールの利用を検討するときは、主催者側から見た管理ツールサイトの使いやすさや企画のしやすさだけでなく、参加者から見たイベントやチケット申込みページの使いやすさについても考えてみることをおすすめします。
管理ツールの利用には、どういう点を注意して選ぶ必要がある？
- 1. Peatix （ピーティックス）
- 利用者数も多く、メジャーな管理ツールです。サイトのトップページでは、このサービスを利用して開催されるイベントが紹介されているため、告知効果も期待できます。ページのカスタマイズや決済方法など、細かい部分まで充実しています。
- 2. EventRegist （イベントレジスト）
- シンプルな操作性ながら、参加者データの集計やリマインダーの送信など、必要な機能をしっかりカバーしています。領収書データの自動作成や招待用コードの生成など、ビジネスに便利な機能も満載の管理ツールです。
- 3. everevo （イベレボ）
- 独自アカウントのほか、Facebook、TwitterなどのSNSアカウントでもログインが可能なため、新規の登録をしなくても利用可能です。特に、ビジネス向けイベントの告知機能として、ビジネスイベント参加経験者に直接メールでイベント告知が行える連携サービス「everevo ADs（イベレボアド）」も用意されています。
管理ツールを利用する際の注意点
このような参加者管理ツールを利用するときは、必要な機能を十分に備えているかどうかを事前にチェックしておくことが必要です。そのため、まずは「何が必要なのか」ということをしっかり考えておきましょう。
また、企業向けイベントを行う場合は、直接取引きのない外部サイト向けにチケット代金を支払うことができないという企業もあります。このような問題が参加者とのあいだで起こらないかどうかについても、しっかり確認しておく必要があります。
管理ツールの運営者には、サポート体制が充実しているところもあれば、そうでないところもあります。初めての運営などで、疑問や不安な点が多いという場合は、気軽に質問できる体制が整った管理ツールを利用するのが良いでしょう。
参加者にも開催者にもメリットの大きい管理ツール
参加者管理ツールを利用することで、参加確認やチケット代金の管理が容易になるだけでなく、入場時の混雑緩和や、参加者傾向の分析や次回告知を開催後に行う際にも便利です。
多くの方がスマホで情報を確認しながらイベントに足を運ぶようになった昨今、SNS連携やイベント情報の発信力を備えた参加者管理ツールは、今後もますます利用者の増加が見込めます。
ビジネス向けに進化を続けているこれらの管理ツールを利用して、よりスムーズでトラブルのないイベント開催を目指してみてはいかがでしょうか。
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