初めてのセミナーを企画するまえに確認しておきたい、開催までに必要な準備と段取り

セミナーが成功するかどうかは、事前の準備や告知がうまくいくかどうかによって決まると言っても過言ではありません。セミナーを成功に導くために、どのような準備や段取りが必要なのかを考えてみましょう。

自社セミナー準備に段取りが必須な理由とは

セミナーというのは、講師と会場と参加者がそろっていれば成功するというものではありません。
有料の場合のチケット販売方法や、入場時の確認方法、座席の並べ方、キャンセルが出たときの対応、タイムスケジュールなど、準備しておくべきことはたくさんあります。

ただ漠然と、「○○についてのセミナーを開催しよう！」と突発的に告知をしてしまうと、こうした不測の事態に対する準備が足らず、あとで大きなトラブルを引き起こしてしまう可能性があります。
場当たり的に問題に対処していると、担当者によって対応が異なったり、担当者間の連携が取れずに参加者に迷惑をかけてしまったりと、セミナー開催によって自社の信頼に傷をつけてしまいかねません。
こうした事態を防ぐためにも、いつ・何を・どうする必要があるのかを確認しておきましょう。

6つのステップで確認するセミナー準備の段取り

セミナーを開催するためには、いくつかのステップを経ていく必要があります。

ステップ1　自社の目的を定める

セミナーを開催するときは、「どんなメリット（利益）を生み出したいのか」を考えておく必要があります。
「会社の知名度を上げたい」「セミナーのチケット代金で収益を上げたい」「自社商品に関連するセミナーで参加者に対する販促活動をしたい」といった目的をはっきりさせましょう。

ステップ2　セミナーのテーマを定める

次に、セミナーの内容を決めます。ステップ1の目的を達成するために効果的な内容を考えましょう。

ステップ3　具体的な内容を定める

募集人数や参加料、日程、会場などを選定します。ステップ1の目的と、ステップ2のテーマから想定される集客力を、類似のイベントなどを参考に決めていきましょう。

ステップ4　告知をする

イベントの告知をする段階で、イベント名やチケットの販売方法、申込み方法、キャンセル方法などがしっかり決まっている必要があります。こうした告知のための準備を行い、開催の1ヵ月前にはホームページやSNS上での告知を行いましょう。
なお、外部から講師を招く場合は、告知のまえに依頼をしてスケジュールを押さえておく必要があります。

ステップ5　内容を細かく詰める

告知と並行して、実際のイベント内容を詰める必要があります。
具体的に行っておくべき準備としては、以下のようなことが挙げられます。

＜イベント開催までにしておくべき事項＞
・当日の動線の確認
・会場の配置図作成
・当日のタイムスケジュール作成
・当日使用する資料や備品の準備と搬入方法の確認
・参加者一覧作成（申込みがあったら随時更新できるようにしておく）
・当日の人員配置の決定
・参加者への配布物の作成
・撮影などを行う場合はカメラ等の手配
・入場時のチケット確認方法の決定（現金受付の場合は、釣り銭や金庫の用意）
・セミナー後の個別相談や販促の有無の決定とその準備

また、セミナーの内容についても打ち合わせを行い、休憩をどこで取るのか、参加者の興味を惹くためにはどうすれば良いかといった細かい相談をしていきましょう。

ステップ6　イベント直前のリマインダー（確認連絡）

開催の24時間前、もしくは48時間前に、参加者に対して日時を再連絡するリマインドメールを送りましょう。これを送っておくことで、当日のキャンセルを防ぐ効果が期待できます。

イベント開催後のフォローも大切

セミナー開催を成功させるためには、開催後のフォローも大切です。参加者にアンケートを取って、良かった点や良くなかった点、質問、次回も参加したいかなどといった点について確認しましょう。このアンケートは、ただ集めるだけでなく、きちんと集計して担当者間で共有し、次回に活かしていく必要があります。

情報を共有しながら準備を進めよう

セミナーの開催には、多くの準備が必要となります。なるべく早めに計画を立てて、準備不足に陥らないようにしましょう。
必要な段取りを一覧表にして担当者間で共有することで、終わったステップとこれから行うべきステップが明確になります。Google スプレッドシートやファイル共有システムなどを積極的に使って、連絡漏れがないようにしましょう。

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