貸し会議室選びで失敗しない！確認すべき8つのポイント

チェック項目：

・最寄り駅から徒歩何分か（徒歩5分以内が理想的）

・主要駅からのアクセスは良好か

・車での来場者がいる場合、駐車場は何台分確保できるか

・近隣にコインパーキングはあるか、料金相場はいくらか

目安の面積：

・6名以下：15〜20㎡

・10名程度：30〜40㎡

・20名程度：60〜80㎡

・50名以上：150㎡〜

チェック項目：

・椅子の種類（パイプ椅子、オフィスチェア、クッション付きなど）

・机のサイズ（1人あたり幅60cm以上が目安）

・高さ調節が可能か

基本設備の確認：

・プロジェクターまたは大型モニターの有無とサイズ（参加人数に応じて選択）

・スクリーンのサイズと設置位置

・HDMI、VGAなどの接続ケーブルの種類

・音響設備（マイク、スピーカー）の有無

事前準備：

・接続方法の説明書があるか事前に確認

・可能であれば接続テストの時間を予約

・自社の機器との互換性を確認

確認事項：

・無線LANは無料か、有料か

・通信速度はどの程度か（ビデオ会議なら最低10Mbps以上）

・同時接続可能な端末数

・有線LAN接続は可能か

ハイブリッド会議対応：
オンライン参加者がいる場合は、以下も確認しましょう。

・Webカメラとマイクの品質

・画面共有の方法

・音響の反響対策

基本備品：

・ホワイトボードのサイズ（できるだけ大型のものを）

・マーカーとイレーザーの有無

・電源コンセントの数と位置（参加者数分あるか）

・延長コードやUSB充電器

あると便利：

・スキャン機能付きホワイトボード（議事録作成が効率化）

・フリップチャート

・ポインター

・クリッカー（プレゼン用リモコン）

確認ポイント：

・幹線道路沿いや繁華街ではないか

・隣接する部屋の声や物音が聞こえないか

・簡易的な間仕切りではなく、しっかりとした壁で区切られているか

・空調の音は気にならないか

理想的な環境：

・自然光が入る窓がある

・窓からの眺めが良い（圧迫感がない）

・ブラインドやカーテンで明るさ調整が可能

避けたい環境：

・窓がない閉塞的な空間（長時間会議には不向き）

・窓の外が隣のビルの壁という環境

・西日が強く当たる部屋（午後の会議では眩しくて集中できない）

時間と料金：

・予約時間に準備・撤収時間は含まれているか

・延長は可能か、延長料金はいくらか

・キャンセル料の発生条件とタイミング

飲食関連：

・飲食物の持ち込みは可能か

・ケータリングサービスは利用できるか

・給湯設備やコーヒーメーカーはあるか

・ゴミは持ち帰りか、処分してもらえるか

その他サービス：

・受付や案内サービスはあるか

・荷物の事前配送は可能か

・コピー・印刷サービスは利用できるか

□参加者全員がアクセスしやすい立地か
□参加人数に適した広さか
□必要な設備・機材は揃っているか
□インターネット環境は十分か
□防音性に問題はないか
□予約時間に余裕はあるか
□飲食の可否とケータリング対応を確認したか
□予算内に収まっているか（オプション料金含む）
□可能なら現地を訪問して環境を確認したか