<スマート会議術 番外編>セミナーで大きく差がつく小さなこだわり(運営編)【集客セミナー塾第2回】

<スマート会議術 番外編>セミナーで大きく差がつく小さなこだわり(運営編)【集客セミナー塾第2回】

【スマート会議術第8回】会場に足を踏み入れたときからスタート 満足度を上げ、スムーズなセミナー運営を行うポイントにご登場いただいた、Web制作者向けのセミナーイベント「CSS Nite」を主宰し、12年にわたり、700回、延べ60,000人が参加するセミナーイベントを運営してきた鷹野雅弘さんが、セミナーを成功させるコツをご紹介する特別企画「集客セミナー塾」

第2回は、セミナーイベントの参加者の満足度は、内容はもちろんですが、それ以外での、ほんの小さな違いで差が出ます。今回の集客セミナー塾では、運営部分において、こだわったほうがいいポイントをいくつかご紹介します。
どれが正しいかは、イベントの方向性や目指すところ、また、参加者の属性によって変わります。あくまでもひとつの検討材料として、納得のいくところのみを導入してみてください。

目次

ランスルーで段取りを確認

最低限、パソコンの投影チェックだけは行うのは当然ですが、意外に行われていないのが「ランスルー」です。
ランスルーとは、実際の流れに沿って段取りを確認する作業。セミナーが始まるまえに、講演者だけでなく、関係者全員で流れを確認しておきます。

どのタイミングで、誰が照明を落とすのか(どこに照明のボタン類があり、どのように調整するのか)。講演開始のキュー(合図)は、どのようにするのかなど、本番を意識しながら、動きや流れを確認します。

また、「それでは、○○さん、お願いします」と紹介してから、パソコンをプロジェクターにつなげるイベントをよく見かけます。しかし、ほんのちょっとした間が不自然ですし、接続トラブルがあった場合には焦ってしまいますので、投影が正しく完了していることを確認してから、司会は講師にスタートのキューを送るのがいいでしょう。

主催者や協賛企業によるちょっとした紹介などで、パソコンを用いることがあります。そのような場面ほどもたついたり、接続トラブルがおきたりしやすいので、必ずランスルーにて接続チェックと段取りを確認しておきましょう。

パソコンの投影チェックでやるべきこと

パソコンをプロジェクターに接続し、「映ったらOK」と判断するだけでなく、次の点を確認するようにしましょう。

・プロジェクターでの色味
淡い色や蛍光色に近いカラーは、プロジェクター経由でスクリーンに投影すると、見えにくかったり、差がわかりにくかったりします。
時間に余裕がある場合は、本番と同じ照明に設定後、すべてのスライドを投影して確認するといいでしょう。
・適切な解像度になっているか
パソコンをプロジェクターに接続したとき、プロジェクターごとに基準となる解像度に合わせます。

会場によって、プロジェクターの解像度は幅640ピクセルや1920ピクセルなど異なります。PowerPointのみの講演であれば、さほど問題にはなりませんが、ブラウザーを表示したり、ちょっとした操作デモを行ったりする場合には、解像度は低すぎても高すぎても見にくくなる場合があります。幅1280ピクセル程度を基準に設定するといいでしょう。

・MacBookの投影時のコツ
[ディスプレイ]環境設定の[解像度の設定]のリストに、希望する解像度が出てこない場合には、optionキーを押しながら[変更]のラジオボタンをクリックすると、隠れている設定が表示されます。
・スライドは4:3で作る?それとも16:9で?
スライドの縦横比ですが、結論からいうと、すべての会場で、また、どんなプロジェクターでも、16:9で作るのがいいでしょう。あとから修正するのは面倒で手間がかかりますので、予め講演者には伝えておきましょう。

4:3のスクリーンに16:9のスライドを投影すると、上下が余ります。今時、4:3のスクリーンが設定されている会場は、天井が低く、スクリーンサイズが小さめの会場が多い傾向があります。そのため、スクリーン全面に投影しても下部は見えにくく、聞き手がストレスを感じることもあるでしょう。つまり、上下に余白が生じるくらいがちょうどいいのです。
一方、16:9のスクリーンに4:3のスライドを投影すると、一回り小さくなって表示されてしまいます。

イベントの様子を撮影することのメリット

イベント開催時には、イベントの様子がわかる写真を撮影しましょう。写真を撮ることは、さまざまなメリットを生みます。カメラマンを手配したり、撮影の腕に覚えのある人を担当にできたりするのが望ましいですが、スマホでの撮影でも十分です。

・写真をイベントレポートに使用できる
継続的なイベントでは、イベントの様子がわかることで、参加するかどうか様子見だった人の参加を促せるようになります。写真を交えたイベントの様子は、次に開催するときや、ほかの講演者に打診するときの材料としても使えます。
・講演者が喜ぶ
講演者にとって「このようなセミナーイベントに登壇した」ということは、キャリアの成果のひとつになります。
つまり、写真が「エビデンス」として説得力が増します。SNSで取り上げてもらうことで、イベントの認知度向上にもつながります。

イベント撮影で注意したいポイント

最後に、イベントの撮影において注意しておきたいポイントをまとめました。

・写真をイベントレポートに使用できる
継続的なイベントでは、イベントの様子がわかることで、参加するかどうか様子見だった人の参加を促せるようになります。写真を交えたイベントの様子は、次に開催するときや、ほかの講演者に打診するときの材料としても使えます。
・講演者が喜ぶ
講演者にとって「このようなセミナーイベントに登壇した」ということは、キャリアの成果のひとつになります。
つまり、写真が「エビデンス」として説得力が増します。SNSで取り上げてもらうことで、イベントの認知度向上にもつながります。
・どんなカットが必要?
次のようなカットを意識して残しておくといいでしょう。
・会場の規模や雰囲気がわかるカット(誰かが講演している様子を、会場後方から撮影)
・講演者の講演中のバストアップ
・複数の講演者がいる場合、講演者全員の集合写真
・動画撮影は必要か?
公開するかしないかは別として、可能であれば動画撮影をしておくと、第三者の視点から振り返ることができます。

イベントの性質によっては、欠席された人に案内することもできますし、講演者が了承すれば、イベント動画そのものを公開することで、多くの人に内容を共有したり、講演者の露出にもつながったりします。イベント全編でなく、部分的な公開でもいいでしょう。

公開する際は、YouTubeやVimeoに、パスワードで保護してアップロードしておくほか、プライベートリンクという形式で、URLを知っている人のみ見られるようにしておくのが、ハンドリングしやすいのでおすすめです。

Profile:鷹野 雅弘(たかの まさひろ)
グラフィックデザイン、エディトリアルデザイン、Web制作のノウハウを、テクニカルライティングや講演に落とし込み、「制作→執筆→講演」のサイクルを回す。2005年からWeb制作者向けのセミナーイベント「CSS Nite」を主宰。都内での開催を中心に日本全国に飛び火し、500回を超える関連イベントを通して、延べ60,000人を超える人が参加。2015年から大阪芸術大学客員教授。

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