【例文つき】初心者必見!会議進行をスムーズにする挨拶テクニック

【例文つき】初心者必見!会議進行をスムーズにする挨拶テクニック
これまで社内会議の進行役は、課長や部長が務めることが一般的でした。しかし最近では、ファシリテーター役を置いて会議の生産性を高めていこうという考え方が広がっています。そのため、組織の長以外の若手社員がファシリテーターに任命される機会も多いです。
今回は初めての人でも「デキるファシリテーター」に見える、会議の挨拶テクニックを例文付きでご紹介します。
目次

出だしが肝心 開始の挨拶のコツ

前置き
【例文】
定刻になりましたので、○○会議を始めます。
みなさまお忙しいところお集まりいただきましてありがとうございます。私は本日司会を務めます□□課の△△と申します。
不慣れなところがあるかもしれませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
【ポイント】
切り出しの挨拶は、時間管理をしっかり行う意思をこめて「定刻になりましたので」という言葉を付けて開始の宣言をするとよいでしょう。
「お忙しいところお集まりいただき・・・」という気遣いの言葉も忘れずに。
目的、ゴールの確認
【例文】
まずお手元のアジェンダをご覧ください。
本日の会議では、○○を目的として□□について検討を行いたいと思います。またゴールとして△△について決定をしたいと考えています。
【ポイント】
次に、会議の目的とゴールを明確に提示します。ダラダラと話が進む会議を避けるためには、参加者全員に冒頭でゴール、目的をしっかり理解してもらうことが大切です。
議題と時間配分の確認
【例文】
本日は3つの議題を設定しており、順番に進めていきます。ただし1、 2番目の議題は、3番目につなげていくための準備になりますので、迅速な検討をお願いいたします。
【ポイント】
議題がひとつでなく複数ある場合は、具体的に示したうえでどの議題にウエイトがあるのかを最初に示しておくことで、余計な議論で時間がかかりすぎることを防げます。場合によっては、議題毎に検討にかける時間を具体的に提示するやり方でもよいでしょう。
グランドルールの確認
【例文】
プロジェクターで会議のルールを映し出しています。ルールは4つです。
他人のアイデアや意見を評価したり批判したりしない。
アイデアは質より量なので、良し悪しを自己判断せずに何でも発言する。
参加者全員が発言する。
一人の一回の発言時間は一分以内にする。
本日の会議を実りあるものにするため、この4点をしっかり意識して実行することをお願い申しあげます。
【解説】
特定の人の発言に偏らないよう、会議を安心安全の場にするためのグランドルールを冒頭でしっかり確認するよう心がけましょう。

社外ミーティングでも欠かせない、しっかり伝わる自己紹介について

部内や課内の会議ではなく他部署との会議では、初対面の人に向けて自己紹介をする必要が出てきます。きちんとした自己紹介は、安心安全な会議づくりにも役立つので、ぜひ意識しておきましょう。

【例文】
はじめまして。○○部の□□です。私は、現在××のマーケティング業務を担当しており、本日の会議では議題△△の中で◎◎について発表をする予定です。◎◎は、ご存じのとおり社の重点施策として取り組んでいますが、課題をいくつか抱えているため、本日の会議の中で皆さまのアイデアをぜひいただければと思っています。いただいたアイデアは、部に持ち帰り検討を加えていきますので、引き続きご協力を賜りたいと勝手ながら考えています。本日はどうぞよろしくお願いいたします。
【ポイント】今まで会ったことのない他部署の人間がいると警戒心を持たれる可能性があるので、自分がしている仕事、今日の会議に参加している理由、どの部分で発言をするのかについて事前に明確にしておきましょう。参加者の不安感をなくし一体感を生み出すことで、会議を円滑に進められます。

締めも気を抜かずしっかりと 終わりの挨拶のコツ

【例文】
そろそろ予定の時間になりましたので、会議のまとめをしていきたいと思います。
議題1については・・・。議題2については・・・。以上の結論に至りました。
この結論については、のちほど議事録をアップロードいたしますので、ご確認ください。
お陰さまで、活発な議論が交わされる会議となり、今後に向けて具体的な方針を決定できました。
本日決定された次回の会議日程の3日前に、あらためて確認の知らせを入れますので、引き続きよろしくお願いいたします。
本日は、ご多用の中会議へご参加いただきまして、誠にありがとうございました。
【解説】
最初に今日の会議の目的とゴールを提示していたので、それが達成できたことを必ず確認しましょう。
終わりの挨拶では、参加者に今日会議に出席して良かった、有意義だったと思ってもらう内容を盛り込むことが大切なので、よい会議だったという感想を話すようにします。同時に、次回の会議への参加をうながす言葉も入れておきましょう。

まとめ

ファシリテーターの最初と最後の挨拶はとても重要な意味を持ちます。ありきたりな内容で済ますのではなく、明確な目的をもった挨拶を簡潔かつ短時間で行うよう心掛けましょう。

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