【例文付き】初心者必見！会議司会進行の挨拶と成功のコツ

会議司会進行の挨拶の基本

出だしが肝心！開始の挨拶のコツ

【例文】

「定刻になりましたので、○○会議を始めます。

みなさまお忙しいところお集まりいただきましてありがとうございます。私は本日司会を務めます□□課の△△と申します。

不慣れなところがあるかもしれませんが、どうぞよろしくお願いいたします。」

【ポイント】

切り出しの挨拶は、時間管理をしっかり行う意思をこめて「定刻になりましたので」という言葉を付けて開始の宣言をするとよいでしょう。

「お忙しいところお集まりいただき・・・」という気遣いの言葉も忘れずに。

目的、ゴールの確認

【例文】

「まずお手元のアジェンダをご覧ください。

本日の会議では、○○を目的として□□について検討を行いたいと思います。またゴールとして△△について決定をしたいと考えています。」

【ポイント】

次に、会議の目的とゴールを明確に提示します。ダラダラと話が進む会議を避けるためには、参加者全員に冒頭でゴール、目的をしっかり理解してもらうことが大切です。

議題と時間配分の確認

【例文】

「本日は3つの議題を設定しており、順番に進めていきます。ただし1、 2番目の議題は、3番目につなげていくための準備になりますので、迅速な検討をお願いいたします。」

【ポイント】

議題がひとつでなく複数ある場合は、具体的に示したうえでどの議題にウエイトがあるのかを最初に示しておくことで、余計な議論で時間がかかりすぎることを防げます。

場合によっては、議題毎に検討にかける時間を具体的に提示するやり方でもよいでしょう。

グランドルールの確認

【例文】

「プロジェクターで会議のルールを映し出しています。ルールは4つです。

他人のアイデアや意見を評価したり批判したりしない。

アイデアは質より量なので、良し悪しを自己判断せずに何でも発言する。

参加者全員が発言する。

一人の一回の発言時間は一分以内にする。

本日の会議を実りあるものにするため、この4点をしっかり意識して実行することをお願いいたします。」

【解説】

特定の人の発言に偏らないよう、会議を安心安全の場にするためのグランドルールを冒頭で確認することも大切です。

社外ミーティングでも欠かせない、しっかり伝わる自己紹介について

部内や課内の会議ではなく他部署との会議では、初対面の人に向けて自己紹介をする必要が出てきます。きちんとした自己紹介は、安心安全な会議づくりにも役立つので、ぜひ意識しておきましょう。

【例文】

「はじめまして。○○部の□□です。現在××のマーケティング業務を担当しており、本日の会議では議題△△の中で◎◎について発表をする予定です。

◎◎は、ご存じのとおり社の重点施策として取り組んでいますが、課題をいくつか抱えているため、本日の会議の中で皆さまのアイデアをぜひいただければと思っています。

いただいたアイデアは、部に持ち帰り検討を加えていきますので、引き続きご協力を賜りたいと勝手ながら考えています。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」

【ポイント】

今まで会ったことのない他部署の人間がいると警戒心を持たれる可能性があるので、自分がしている仕事、今日の会議に参加している理由、どの部分で発言をするのかについて事前に明確にしておきましょう。

参加者の不安感をなくし一体感を生み出すことで、会議を円滑に進められます。

締めも気を抜かずしっかりと　終わりの挨拶のコツ

【例文】

「そろそろ予定の時間になりましたので、会議のまとめをしていきたいと思います。

議題1については・・・。議題2については・・・。以上の結論に至りました。

この結論については、のちほど議事録をアップロードいたしますので、ご確認ください。

お陰さまで、活発な議論が交わされる会議となり、今後に向けて具体的な方針を決定できました。

本日決定された次回の会議日程の3日前に、あらためて確認の知らせを入れますので、引き続きよろしくお願いいたします。

本日は、ご多用の中会議へご参加いただきまして、誠にありがとうございました。」

【解説】

最初に今日の会議の目的とゴールを提示していたので、それが達成できたことを必ず確認しましょう。

終わりの挨拶では、参加者に今日会議に出席して良かった、有意義だったと思ってもらう内容を盛り込むことが大切なので、よい会議だったという感想を話すようにします。同時に、次回の会議への参加をうながす言葉も入れておきましょう。

会議中の進行方法の基本

会議中の進行はファシリテーターにとって重要な役割です。ただ議事を進めるだけでなく、参加者の意見を引き出し、最終的に何らかのゴールへと導く必要があります。

以下の基本的な進行方法を押さえておけば、スムーズで効率的な会議を実現できます。

議論の活性化テクニック

会議中に議論を活性化させるためのテクニックをいくつか紹介します。これらのテクニックを使って、参加者全員が意見を出し合い、建設的な議論が行えるようにしましょう。

【ポイント】

オープンエンドな質問を投げかける

具体的な答えが決まっていない質問をすることで、多様な意見を引き出すことができます。「この問題について他に意見はありますか？」といった質問が効果的です。

ブレインストーミングを取り入れる

短時間で多くのアイデアを出すための方法です。アイデアの質より量を重視し、批判を控えることで自由な発想を促します。

パラフレーズ（言い換え）を行う

参加者の意見を理解したうえで、それを別の言葉で繰り返すことで、相手に自分の意見が伝わっていると感じてもらえます。

タイムキープのコツ

会議の時間管理は、進行役にとって非常に重要なスキルです。流れに任せるのではなく、大まかな時間の目安を決めておき、最後に決定事項や次回への持ち越し案件をまとめる時間を取れるようにしましょう。タイムキープがうまくできると、会議全体がスムーズに進行し、無駄な時間を減らすことができます。

【ポイント】

アジェンダに基づく時間配分

事前にアジェンダを作成し、各議題に割り当てる時間を決めておきましょう。その時間を厳守することで、予定通りに進行することができます。

タイムキーパーを指名する

会議の参加者の中からタイムキーパーを選び、時間管理を任せると、進行役が議論に集中できるようになります。

アラートやタイマーを活用する

スマートフォンやパソコンのタイマー機能を使って、時間が近づいたことを知らせるアラートを設定することで、時間超過を防げます。

トラブル時の対処法

会議中には予期せぬトラブルが発生することがあります。トラブル時の対処法を知っておくことで、冷静に対応し、会議の進行を妨げないようにすることができます。

会議の途中で発生する問題への対処

会議中に起こり得る代表的なトラブルとその対処法を紹介します。

【ポイント】

技術的なトラブル

プロジェクターやPCが動かない場合、事前に予備の機器を準備しておくことが重要です。また、IT担当者の連絡先を把握しておき、即座に対応できるようにしておきましょう。始まる前にテストを行うのも有効です。

議論の脱線

話が議題から逸れた場合は、適切なタイミングで「議題に戻りましょう」と促すことが大切です。必要であれば、脱線した話題については後で議論することを提案します。

意見の対立

意見が対立した際には、双方の意見を冷静に聞き、共通点を見つけるよう努めましょう。また、必要に応じて合意形成を図るための追加のミーティングを設定することも考慮します。

まとめ

ファシリテーターの最初と最後の挨拶はとても重要な意味を持ちます。ありきたりな内容で済ますのではなく、明確な目的をもった挨拶を簡潔かつ短時間で行うよう心掛けましょう。