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会議室.COM（アスノシステム株式会社）が2026年5月に実施した実態調査（n=300）によると、出社回帰が進む中でも会議の回数は「変わらない」と答えた人が86.0%に上りました。つまり「出社が増えたから会議も増えた」という単純な図式ではなく、会議の非効率さはオフィス回帰とは独立した構造的な問題であることが示唆されます。だからこそ、出社・リモートを問わず会議効率化の取り組みが必要です。
会議の効率化は、会議に費やす無駄な時間を減らし、生産性を上げるために必要なことです。慢性的な人手不足の今、限られたリソースで最大限の成果を出せる体制づくりは、あらゆる企業にとって課題となっているでしょう。
しかし、コロナ禍で広まったテレワークによって社員同士のリアルな接点が減った企業では、従来なら、オフィスですれ違うときに交わされていた軽い雑談や、ランチや飲み会などの場で自然と深まっていた業務外の交流が「ウェブ会議」として業務時間内に開催されることで、労働時間が延びるケースも少なくないのです。
このような背景から、実際の現場では、むしろ不要な会議が増えて業務時間を圧迫していることが多いようです。
会議HACK!を運営する「会議室.COM」（アスノシステム株式会社）で実施した独自アンケートの結果によると、回答者の約５割が「会議が長い」（Q１）と実感しています。
理想の会議時間については、「30分」が理想と答える人が約50％と最多でした（Q２）。
理想の会議時間である30分内に会議の議題を進め、かつ業務外の交流を行うのは至難の業と言えるのではないでしょうか。
また、同じく会議室.COM（アスノシステム株式会社）が2026年5月に実施した実態調査（n=300）によると、出社回帰が進む中でも会議の回数は「変わらない」と答えた人が86.0%に上りました。
つまり「出社が増えたから会議も増えた」という単純な図式ではなく、会議の非効率さはオフィス回帰とは独立した構造的な問題であることが示唆されます。
だからこそ、出社・リモートを問わず会議効率化の取り組みが必要です。
引用：
PR TIMES |『会社員の約5割「会議が長い」と実感 理想の会議時間は「30分」が最多に ～ビジネスパーソンの会議実態調査2026～』会議室.COM(アスノシステム株式会社)調べ
PR TIMES |約6割が「ほぼ毎日出社」出社回帰の一方、会議スタイルは「変わらない」が大多数～ビジネスパーソンの出社回帰と会議の変化に関する実態調査2026～ 会議室.COM(アスノシステム株式会社)調べ
無駄の多い会議の見直しができないまま継続されているケースも多いようです。
特に、「定例会議」では、「定例で開催すること」に重きが置かれ主題が明確でないまま慣習的に行われている会議が少なくありません。
多くの参加者がいるにもかかわらず1人に発言が集中している、議題に直接関わりがない人が招待されているなど、開催の仕方や参加者の選定に疑問符がつく会議を漫然と継続していることも、長時間労働の助長につながると考えられます。
こうした「残念な会議」を効率化すると、主に下記のようなメリットが期待できます。
非効率な会議を削減するメリット
・会議の回数が減ることでほかの業務に時間が回せる
・1回の会議の精度が上がる
・会議関連の資料作成などの作業が削れる
ここからは、残念な会議が起こってしまう理由について考えてみましょう。その要因は大きく、下記の3つがあります。
残念な会議になる大きな要因は、会議の目的が定まっていない、あるいは参加者全員の間で目的が伝わっていない状態で会議が行われていることです。
例えば、「新規事業の是非について話し合い、取り組むか否かを決める」「新しい会社のビジョンについてアイディアを出し合い、5つ程に絞り込む」といった目的があらかじめ示されていれば、参加者は会議における自分の役割を理解して出席し、建設的な意見交換をすることができます。
しかし、こうした前提がないまま定例的に開催している会議は、メールで済むような連絡事項や情報共有の場になりがちで、わざわざ時間を割いて集まる必要性が低いと感じる参加者も多いかもしれません。
会議のメンバー選定が適切でないことも残念な会議につながります。会議の議題と目指すべきゴールが定まっていても、参加者の選定に問題があると残念な会議になってしまいます。
特に、立場的に発言権や決定権がない社員が参加していると、ファシリテーターが話を振るたびに話が停滞してしまうこともあるでしょう。決めるべき議題との関係性が希薄なのに発言力と決定権だけはある社員が参加している場合も、独断専行で話が進んで会議の体を成さない可能性があります。
会議の時間が長すぎることも、残念な会議になってしまう要因のひとつです。議論が白熱して時間が延びるのはある程度やむをえないですが、進行管理が不十分で延々と会議が続くのは避けたいところです。
意見が平行線のまま繰り返している、話が脱線して戻せないといった状況が続き、ファシリテーターも機能していないといった状況の多い会議は、残念な会議といえるでしょう。
ここからは、今日から実践できる会議効率化のコツをご紹介します。
アジェンダとは、スケジュールや実施計画を意味する言葉です。
会議においては、開催日程や目的、話し合いが予定されている議題などをまとめた文書を指し、会議を招集した人やファシリテーターを務める人によって作成されるのが一般的です。あらかじめアジェンダを共有しておくことで、参加者の当事者意識を高めるとともに、議題の偏りや漏れをなくすことができます。
ファシリテーターは、中立的な立場で会議を進行する司会者のような役割を果たす人のことです。さまざまな立場の人が参加する会議では、社歴や肩書きなどによって立場に強弱が生まれやすく、発言の偏りにつながることがあります。
あくまでも会議の進行をリードする立場で議論を促したり、公平に意見を整理したりするファシリテーターを置くことで発言のムラをなくし、会議をスムーズに進めることができるでしょう。
会議の目的を再確認し、本当に参加する必要がある人だけを招集しましょう。アジェンダをもとに、意見を求めたい部署や担当者を整理すると、参加者を絞り込むことができます。
会議の中で最終的な結論を出したいときは、決定権を持つポジションの人を招集しておくことも大切です。
会議の目的に合わせてITツールを活用することも、会議を効率化する方法のひとつです。
例えば、遠隔地のメンバーが参加するならWeb会議ツール、会議前後の情報共有にはチャットやタスク管理ツール、複数人でアイデアを出す企画会議ではブレインストーミングツールなど、目的によって適したツールは異なります。
ツールを導入すること自体を目的にするのではなく、「会議のどの部分を改善したいのか」を考えたうえで選ぶことがポイントです。事前資料やアジェンダの共有、会議中のアイデア出し、会議後のタスク管理など、それぞれの作業に適したツールを活用することで、参加者が本来の議論に集中しやすい環境を整えられるでしょう。
会議を効率化するためのツールにはさまざまな種類があります。ただし、すべての会議に同じツールが適しているわけではありません。
オンラインで集まりたいのか、会議前後の情報共有をスムーズにしたいのか、それとも参加者から多くのアイデアを引き出したいのか。会議の目的に合わせてツールを使い分けることが大切です。ここでは、会議の目的別に役立つツールを紹介します。
Google社が提供するGoogle Meetは、オンラインによるビデオ会議の最大参加者数が100人と多いこと、会議の新規作成をGmailやカレンダー機能から簡単に行える手軽性が特徴。Google社が提供する機能との連携性が高いです。とくにG Suiteを業務で導入している企業にとっては、大変使いやすいアプリでしょう。
Web会議アプリはさまざまな種類があり、選択肢も幅広いです。自社の利用スタイルに合わせて、最適なものを比較してみてください。
Chatworkは、ビジネスチャットに特化したアプリです。グループ内でのチャットやファイル共有のほか、個人対個人でのやりとりやスケジュール管理、タスク管理なども可能なので、会議中に取り入れることでスムーズに進捗の確認などを行うことができるでしょう。
hidaneは、複数人で共同編集しながらアイデアを出し合えるオンラインブレインストーミングツールです。
チャット感覚でアイデアを入力でき、ほかの参加者が出したアイデアもリアルタイムで表示。アイデア出しから整理まで5つのステップに沿って進められるほか、アイデアのグループ化やリアクション、AIによる発想支援などの機能が用意されています。同じ場所に集まって行う会議だけでなく、リモート環境でのアイデア出しにも利用できます。
企画会議やワークショップなど、参加者全員からアイデアを集めたい会議で活用しやすいツールです。
今回、企画のアイデア出しに会議HACK!編集部メンバー4人でhidaneを使ってみました。
初めて使うツールでしたが、操作に迷うことはほとんどなく、スムーズにアイデア出しをスタートできました。
特によかったのが、書記役を決める必要がなく、全員がアイデアを出すことに集中できたことです。通常の会議では、一人が話している間はほかのメンバーが聞き手になったり、誰かが出した意見を書き留めたりする必要があります。hidaneでは、それぞれが自分のアイデアをメモのように書き出していくため、全員が同時にアイデア出しに取り組めました。
また、ステップに沿って進められるため、「一つの話題について長く話し続けてしまう」といったことが起こりにくく、時間を区切って集中してアイデアを考えられたことも印象的でした。
出したアイデアを視覚的に整理できる
書き出したアイデアは画面上でグルーピングできます。
今回の会議でも似たような意見がいくつか出ましたが、それらを視覚的にまとめることで、共通する意見を整理したり、そこから内容をさらに掘り下げたりすることができました。
単に「思いついたことを出して終わり」にするのではなく、アイデアを出すところから整理するところまで同じ画面で進められるのは便利だと感じたポイントです。
意見を出しやすい雰囲気も◎
実際に使ってみて印象に残ったのが、ツール全体のやわらかい雰囲気です。キャラクターを選べるなど親しみやすいデザインで、堅い会議というよりも、みんなでアイデアを出し合う場をつくりやすいと感じました。
また、口頭で順番に発言するのではなく、それぞれが自分でアイデアを書き込むため、発言するときほど一人に注目が集まりません。今回はもともと発言の少ないメンバーはいませんでしたが、人前で意見を言うことに苦手意識がある人でも参加しやすそうだと感じました。
実際に使って感じた、hidaneが向いていそうな会議
実際に使ってみると、すべての会議をhidaneに置き換えるというより、使う場面を選ぶことで良さを発揮するツールだと感じました。
特に、
– 新しい企画や施策のアイデアを出したい
– チームメンバーから幅広く意見を集めたい
– 発言する人が偏りがちな会議
– いつもの会議とは少し違った方法でブレストしたい
といった場面と相性がよさそうです。
単に会議を効率化するというよりも、参加者それぞれが考えを出しやすくし、出てきたアイデアを見ながら発想を広げていくためのツールという印象を受けました。
特によかったのは、全員が同時にアイデアを出すことに集中でき、それをそのまま整理して議論につなげられたこと。
「誰かが話し、それについて順番に意見を言う」という会議とは少し違った形で、「全員でアイデアを出して整理する」会議ができたことが、hidaneを使って感じた一番の変化でした。
会議は、ただ時間を短くすれば効率化できるわけではありません。
会議の目的を明確にする、必要なメンバーを選ぶ、アジェンダを準備するなど、まずは会議の進め方そのものを見直すことが大切です。そのうえで、Web会議や情報共有、アイデア出しなど、それぞれの目的に適したツールを取り入れることで、参加者が本来話し合うべきことに集中しやすくなります。
今回実際に使ったhidaneでも、書記を置かずに全員がアイデア出しに参加し、時間を区切って集中して考えられるなど、ツールによって会議の進め方そのものを変えられることを実感しました。
「会議が長引いてしまう」「なかなか意見が出ない」「アイデアをうまく整理できない」と感じている場合は、現在の会議のどこに課題があるのかを一度見直してみましょう。
会議の目的に合った進め方とツールを取り入れ、限られた時間をより有効に活用してみてはいかがでしょうか。
