しっかりと結論が出る!効率的な会議の司会の進め方とは?

しっかりと結論が出る!効率的な会議の司会の進め方とは?

4~5人程度の少人数であればまだしも、参加者が増えるに従って会議は進行しにくくなります。参加者それぞれの立場からの意見を十分に引き出しながら効率良く会議を進めていくためには、司会(ファシリテーター)の適切な進行が欠かせません。
では、会議の司会役は、どのような点に注意すればいいのでしょうか?

目次

会議の司会役に必要な「ファシリテーション」能力とは?

会議に関する話題になると必ず登場する「ファシリテーション」。元々は「容易にする」「助長する」などの意味を持っており、会議にあてはめて使う場合は「スムーズで充実した会議にする能力」と解釈されます。
会議の司会を務めるときには、まずこのファシリテーションを意識することです。
とはいえ、さほど難しく考える必要はありません。要は会議をスムーズに進行させ、活発で充実した議論を促し、ゴールへと導いていく。司会役に求められるのは基本的にこの3点なのですから、それさえ押さえておけばまずは十分です。
では次に、具体的にどのような点に注意すればいいか、考えてみましょう。

会議をファシリテーションするために、必ずゴールを確認しておく

会議とは、意見を交わして検討した上で何かを決定する場です。ですから、司会役としては「会議で何を決めるのか」というゴール地点を正しく認識しておき、そこへ向かって議論が進んでいくように、会議の流れを導いていくことが第一です。
ゴール地点が認識できていないと、その会議で何を検討すればいいのか、焦点がぼやけてしまいます。これは、司会役だけでなく参加メンバーの責任でもあるのですが、これでは会議の意味がありません。よく聞かれる「無駄に時間がかかるだけの会議」になってしまいます。
また、ゴールが明確でない会議も同様です。例えば「営業実績をどうやって上げるか」が議題だとすると、「個人の成績を高める」「無駄な作業やコストをカットする」「営業プロセスを効率化する」など、さまざまな方面に話が及び、まとまりがつきません。
ですから司会役としては、「何を決める会議か」を絞り込み、さらに「そのために検討すべきことは何か」を正しく認識しておき、参加者にもそれを伝えておくことが必要です。

会議中の脱線は、議論が膨らむチャンス

さまざまな意見や提案が出され、それに対してテンポ良く検討が加えられて、結論へと近づいていく。このような効率的な会議にはスポーツのような爽快感があり、参加していて気持ちのいいものです。司会役としても苦労が少ない、やりやすい会議といえます。
会議の流れは、参加するメンバー構成によって大きく変わります。
例えば、ポジション的にも近しいメンバーが集まる会議はフレンドリーな雰囲気になりやすく、多くの意見が出やすいものです。時には会話が弾みすぎ、議論が大幅に脱線してしまうこともありますから、そのときは司会役の軌道修正が必要でしょう。
ただし、優れたアイデアは自由な発想から生まれることが多いものです。話がそれたからといって、その流れを慌ててさえぎることはありません。しばらくは様子を見て、「これ以上、話は膨らまないな」と感じたところで「ちょっと話がそれましたね。先ほどの話題に戻りましょう」などと、スムーズに誘導すると良いでしょう。

会議で活発な発言を引き出すためには

前項とは逆に、なかなか盛り上がらない会議もあります。「お偉いさん」が多数出席しているような会議では、参加者は発言しにくくなりがちです。
そうでなくても、もともと無口で自分の考えをあまり口に出さない、というタイプの人もいるでしょう。こうした人は会議の場でも、あまり発言をしてくれません。
こんなときこそ、司会の腕の見せ所。議論を進めていく中で、発言していない人がいないか気を付けておき、「○○さんのお考えはいかがでしょう?」などと、話を振ってみましょう
会議は、参加者がそれぞれの立場と視点から意見を述べ、結論を導く場です。普段は自己主張をほとんどしない人であっても、その人ならではの独自の意見を持っているかもしれません。それらをうまく引き出して議論を活性化していくのも、司会者の大事な役割です。

会議の司会初心者は「まとめること」を目指そう

ファシリテーションについての本は、すでに数多く発行されています。初心者向けのものからハイレベルなものまで、その内容はさまざまです。もちろん大いに参考になるのですが、司会の初心者がいきなり身に付けられるものではありません。それよりも回数をこなし、会議の司会に慣れていくことが重要です。
議論の流れをうまくコントロールし、発言を引き出してゴールへと導いていく。細かなテクニックよりも、「会議をうまくまとめること」を意識するところから始めると良いでしょう。

〈参考〉
『世界でいちばんやさしい会議の教科書』(榊巻亮/日経BP社)

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