新入社員必見!上司に褒められる賢い議事録の取り方&3つのコツ

新入社員必見!上司に褒められる賢い議事録の取り方&3つのコツ
会議での議事録作成は、仕事に慣れさせるという意味もあり、新入社員に任せられることが多い作業です。ですが30分、1時間という会議の間ひたすらメモを取り続けわかりやすくまとめるのは、想像以上に厄介なものです。
できるだけ時間をかけず、効率よく仕上げるにはどうすればいいでしょうか。
目次
議事録特集

会議の議事録作成が上手くなる、3つの重要ポイント

議事録を取る際は、下記3つのポイントを意識してみましょう。

1.参加者ならびに関係者へ、決定内容を正しく伝える
参加者の備忘録として、また会議に出席していない関係者に決定事項を知らせるために議事録は必要です。
2. 次の行動の内容・担当者・期限を明らかにする
「誰が・何を・いつまでに行えばいいのか」を明確にし、漏れのないようにするために議事録を作成します。
3. 各参加者の発言と承認・決定した者を明確にする
誰が何に対してどのような意見を出し、どのような経緯をへて誰が承認、決定したのかを明らかにしましょう。「言った言わない」を避ける目的です。
以上の事柄が反映されていて、誰が見てもわかりやすい構成で書かれたもの。それが議事録に求められる要素です。

会議中のメモは、できるだけ効率よくまとめるのが大切

実際に会議がはじまったら、各参加者の発言内容をメモしていきます。会議とは関係ない雑談が飛び出したり、話が横道にそれたりすることもありますから、どこまで記録していけばいいのか迷うこともあるでしょう。

回数をこなすうちにメモすべき部分とそうでない部分は自然と見分けられるようになりますが、最初のうちはできるだけ多くを記録するようにしましょう。
とくに漏らしてはいけないのは次のような発言です。

・決定事項
・決定に至った賛成意見と反対意見、それぞれの理由
・保留事項や今後の課題、継続検討事項など
・進捗状況など、各種報告事項

慣れないうちは、発言のスピードにメモが追いついていきません。ですから、できるだけ簡略化して書いていきましょう。ただし「誰が発言したのか」は明確にわかるようにしておく必要があります。
フレームワークを使ってメモ取りしていくのもおすすめ。メジャーなところだと
・「空・雨・傘」
・「FOCEP」
・「ロジックツリー」
あたりでしょうか。発言の重要度整理に優れたもの、事実認識と判断整理がしやすいものなど、フレームワークごとに得意な整理内容は変わってきます。
会議スタイルとフレームワークがうまくハマると、メモの取りやすさが一気に変わります。普段の会議に使いやすそうなフレームワークを、ぜひ見つけておきましょう。

ほかにメモの補助としてICレコーダーを使うのもよい方法ですが、メモを使わずに録音だけで議事録を作ろうとすると、内容を把握するためにすべてを聞き返したりする必要がでてきます。発言者によっては、録音データで音声が聞き取りづらいことも。ともあれレコーダー音声頼りでは非常に作成時間もかかるため、メモを主軸に考えるよう意識してみましょう。

会議内容をわかりやすくキレイにまとめるためのコツ
会議を終えたら、できるだけ早い段階でメモをまとめます。時間が経てば経つほど記憶が薄れていき、会議メモを見ても「あれ、これは誰の発言だっけ?」と忘れていってしまうからです。会議終了直後の記憶が新鮮なうちに、議事録を整えていきましょう。
大切なのは、誰が見ても会議の内容がつかめるものに仕上げることです。
議題の多い会議では、たとえ参加者であっても決定事項を忘れてしまうこともあるでしょう。「この作業は誰がやることになってたっけ?」という疑問は、あとで無用の混乱を招く原因となります。
また会議に参加しなかった人にとっては、ある程度具体的に書かれた議事録でないと、「結局、何をどうする話になったの?」などと言われかねません。
そうしたことのないよう、具体的で明確な文章で書くようにしてください。
会議中に参考資料が配られたら、コピーして「添付資料1」などナンバリングしておき、議事録に「配付資料」の項目を設けて列記しておきましょう。
議事録中は「○○課における現状の対応例…添付資料2、3ページ10行目参照」などとしておけば、会議に参加しなかった人でも詳しい内容を確認しやすくなり、親切な議事録となります。

「議事録フォーマット」を使って、効率的に情報整理

会議の議事録は一定のフォーマットがあります。あなたの会社に決まった書式があるのなら、それを使ってください。なければ、テンプレートとしてWeb上で公開されているものもありますので、ダウンロードして使うといいでしょう。
下記をベースにしつつ、web上にあるさまざまなフォーマットから自社の会議スタイルに合わせて項目を組み合わせるのもおすすめ。

1.会議名/日時/場所
2.出席者
- 議事録の記録者には(記)などのマークをつける。
3.決定事項
4.次の行動
- 誰が、何を、いつまでに行うかを明確にする。
5.そのほかの補足事項
- 報告事項や参照資料などを記載する。
6.次回会議の予定

複数の議題があった場合には、重要度や優先順位の高いものから並べるようにしましょう。その場合、3から5までは議題ごとにまとめて記載するとわかりやすくなります。6が未定の場合は、その旨を記載しておくようにしましょう。

また3と4は、正確さと具体性が必要です。ここが曖昧では、行き違いや作業漏れが起こりやすくなるので要注意。会議に司会役がいる場合には、会議の最後に決定事項と次の行動を確認してもらい、間違いのないようにしましょう。

ともあれ、議事録づくりは司会役と同様「習うより慣れろ」です。手間を惜しまず自分に合った書き方を見つけながら、より優れた議事録を目指してください。

〈参考〉
ビジネスの基本スキル! 各種「議事録」を効率的に作成するコツ教えます』(エヌ・ジェイ出版販売 )

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