本当に理解できてる?議事録の基本の取り方、取る意味を改めて確認しておこう

本当に理解できてる?議事録の基本の取り方、取る意味を改めて確認しておこう
議事録を取るのが苦手…新卒で議事録担当者になったけど、なにをどうしたらいいかわからない…ただの会議メモと考えがちですが、議事録作成は結構むずかしいものです。

そんな議事録初心者や苦手ユーザーに向けて、役に立つ議事録の基礎知識や取り方の基本、コツをご紹介します。
目次
議事録特集

円滑なビジネスに必要!議事録を取る意味、目的とは?

議事録とは、簡潔にいうと「議事、会議の記録」という意味になります。
ただし会議の内容をはじめから終わりまでとりあえず書けばいいわけではなく、議事録では「なにを記録するか」が大切なポイントになります。会議の参加者の発言すべてを記録する、録音したものを文字起こしするだけでは意味がないのです。

議事録を取る意義はズバリ、会議の目的を正しく理解、周知させることにあります。アイデア出しのためなのか、来週の行動目標を決めるためなのか、来期の営業方針を決めるためなのか…会議の目的や決定事項を参加者がきちんと把握できるよう、議事録が作成されるのです。

丁寧な議事録があることで、会議の中身がより意味のあるものになっていく

議事録初心者でも安心!超基本の議事録の書き方、3つのコツ

作成する意味がわかれば、議事録に書いたほうがよい情報の輪郭がはっきりしてくるはず。作成する意味、会議の目的をきちんと意識して取られた議事録は、だれが読んでも会議の目的達成度や決定事項が一目でわかります。

たとえばアイデア出しが目的の会議をひらいたものの余談ばかりでアイデアがほとんど出ていなければ、余談は書き残さないので、議事録には意味のある情報がほとんどないはずです。
また営業方針を決める会議で方針が決定されなかった場合、目的は達成していませんが、方針が決定できない理由や原因について参加者の発言がきちんと記録してあれば「よい議事録」となります。なぜなら、次の会議に向けての課題が明らかにされているからです。

必要な情報を正確に記録することは議事録の最低条件ですが、読むことで次の行動を具体的に生み出すことが議事録本来の目的といえるでしょう。

議事録に記載する「基本の6つ」をチェック

議事録初心者でも安心!超基本の議事録の書き方、3つのコツ

会議の目的によって、議事録に記載する内容は少しずつ違うもの。会議の目的に合わせ、議事録のフォーマットを準備しておくことが大切です。

ここでは大体の会議スタイルに使える、ベーシックな記載内容をご紹介します。

基本事項(年月日、開始・終了時刻、場所、会議名、議題、出席者、議事録作成者)
「いつ」「どこで」「だれが」「どのような」会議を「なぜ」開いたのか、いわゆる「5W1H」を記録します。
会議参加予定メンバーの中から欠席者が出た場合は、その氏名を記録しておきます。
決定事項(会議で決定したこと)
会議で決定した事項については、箇条書きで簡潔かつ具体的に記載します。
議論内容(決定に至った理由)
決定事項を理解しやすくするため、導き出された背景や具体的にどのような提案、議論がおこわれた末の結論なのか、経緯を記載しましょう。決定事項ごとに記載ができるとベストです。
今後の課題/To Do(決定事項をうけてやるべきこと)
会議の決定事項の先に、具体的な行動を結び付けておく必要があります。実行計画について担当部門が何時までに策定するか、外部の業者の選定をどの部署が何時までにおこなうか、具体的行動や課題について記載します。
保留事項(今回は棚上げした課題、今後さらに検討すべき事項)
緊急度や優先順位を考慮しつつ、今回の会議では決定に至らなかった事柄の中で「今後会議で取り上げて決定をしていくべきこと」があれば、備忘録として記載しておきましょう。
次回の会議日時と議題
会議には週ごとや月ごとに開催される「定例会議」と、特定のテーマについて開催される「プロジェクト会議」にわけられるかと思います。
どちらも一度の会議でなにかを決定して終わることはなく、今回決定した事項を実行していくうえでの懸案の検討や次の決定事項が控えているものですよね。
そこで会議の最後に決められた、次回の会議日時と課題を記録します。

「何を記録すべきか?」情報整理が議事録作成基本のコツ!

議事録を取る際は、会議の最中に参加者の発言を聞きながら、その場で情報を整理していくのがとても大切になってきます。会議中にあちこちから発生するさまざまな発言内容を

・「事実に関する発言」なのか
・「事実解釈に関する発言」なのか
・「解釈を踏まえた解決策に関する発言」なのか

聞き分けて記録してみましょう。これら3つに該当しない発言は、記録しなくてもあまり問題がないといえます。

発言者や目的語を補いながら記録をするのも重要です。会議中の発言には主語が抜けていたり、「それは君のところでやるべきだ」といった「何を」「誰に」がわからないことも多いです。きちんと発言者や目的語を補ってその場で記録しておけば、後で読み返してなんの話だったかわからなくなる失敗が減るでしょう。

上級者向けになりますが、文字だけに頼らず図解やピストグラムを取り入れるのもおすすめ。少ない手間で、多くの情報を簡潔かつ効率的に整理できます。

まとめ

ビジネスでは情報整理力、情報収集力がとても大切です。書き方を学んで議事録作成が上手にできれば、おのずと情報整理力も付いてくるでしょう。
情報を整理し、活用できるようになると、一気に仕事の幅も広がってくるもの。ぜひ、よりよい議事録がつくれるように励んでみてください。

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