良い会議、悪い会議の違いとは?会議のやり方を見直して生産性アップ!

良い会議、悪い会議の違いとは?会議のやり方を見直して生産性アップ!

なんとなく作業的に会議の場が設けられる企業にいると「どうして会議を開くのだろう」「限られた時間を使って会議を行う意味ってなに?」と、会議自体のあり方に疑問をもつビジネスワーカーも出てくることかと思います。
会議というのは本来明確な目的、意義があって開催されるものであり、それを参加者全員が共通認識でもつことが大切。今回は本来会議が開かれる一般的な目的をおさらいしながら、「よりよい会議」について深ぼっていきます。

目次

種類別に、会議が運営される目的を見直そう

どんな会議でも、あるテーマについて関係する社員が決められた日時と場所に集まり、議論をしたり意見を募ったりして、最終的に参加者全員で合意や決定事項を共有するという共通の流れがあります。
しかし会議にはいくつかの種類があり、目指すところが少しずつ異なるもの。ここでは会議の違いを紐解きます。

報告会議
参加者同士の情報共有を目的とする会議。営業会議などがあてはまります。報告会議では具体的な進捗や数字、現状課題など、伝えたいことが参加者全員に明確に伝われば目的達成といえるでしょう。
アイデア出し会議
参加者同士のアイデア共有を目的とする会議。ブレストがあてはまります。アイデア出しの会議では、ひとつでも多くのアイデアが出ることが理想。参加者全員が平等に意見を出せるルール、雰囲気づくりが、会議の目的達成に欠かせません。
意思決定会議
役職者や経営陣が参加者となり、方針を決定するための会議。役員会や営業戦略会議、人事戦略会議などがあてはまります。会議時間の中でスムーズな意思決定ができれば、目的達成です。意思決定のための話し合いにウエイトが置けるよう、事前準備が重要となるでしょう。

良い会議は「短く少ない」、悪い会議は「長く多い」

良い会議、悪い会議の最大の違いは「目的達成」。会議を行うにあたる目的が達成されれば、実りある会議といえます。逆に本来の目的とずれた話し合いに発展してしまう、目的達成されないまま会議時間が延びる場合は悪い会議といえるでしょう。

良い会議には、共通した特徴があります。それは、「短い」「少ない」の2つです。

会議が短い
結論をしっかり出せる、目的達成がスムーズな会議は、定刻に始まり、定刻で終わります。会議時間は30分か1時間程度で、丸一日など会議に長時間かかることはありません。
会議時間短縮のためには、参加者が会議の目的を正しく理解するための事前準備を、十分に行うことが大切になります。
参加者が少ない
全員が当事者意識をもって参加できる会議のメンバー数は7人といわれています。それ以上参加者が増えると、1人増えるごとに生産性が10%落ちるのだそう。
なにも発言しない、なにもわからないといった「ただいるだけの人」を生まないよう、参加者の選定は重要です。
ここまで良い会議の特徴をあげてきました。
悪い会議の特徴は、良い会議の裏返しになります。「長い」「多い」の2つです。

良い会議のための事前準備

ここからは、上記でご紹介した「良い会議」を生み出すために必要な事前準備をご紹介します。

アジェンダと必要資料は丁寧に作成する
会議の目的を参加者全員が理解できるよう、アジェンダと必要資料は丁寧にまとめ、開催の数日前には共有しておきましょう。さらに、議題について各参加者が事前に自分なりの意見を出しておけるような声掛けもおすすめです。
会議の設営に細心の注意を払う
せっかく参加者が集まったのに、肝心の会議室が予約できていなかった、プロジェクターが設置されていなかったとなれば、会議そのものが成立しなくなります。会議の設営係に任命された場合は、スムーズに会議が開催されるよう、資料や設備準備を徹底しましょう。

長い会議を卒業!時間配分を意識した、上手な会議進行のコツ

事前準備が完璧でも、会議進行そのものがグダグダでは、良い会議から遠のきます。会議進行役に選ばれたら、ぜひ下記の3つを意識してみましょう。

1.アジェンダに各項目の時間配分をあらかじめ記入しておく
2.参加者に自由に発言させるのではなく、進行役が発言者を指名し、発言が長引くようなら内容をとりまとめる
3.アイデア出しの会議以外では、オープンクエスチョンを投げ掛けずに、具体的に返事がしやすい質問をするように心掛ける

会議効率化に役立つツール

会議の改善に、効率化ツールの導入もおすすめです。
会議と一口に言えど、「時間と場所のマネジメント」「ドキュメント共有」「ミーティング進行」「フィードバック」「可視化」など、必要な作業は多岐にわたるもの。作業ごとに最適なツールを選定することは、管理も含めて想像以上に大変です。そこでおすすめなのが、会議プロセス全体をカバーできるツールの導入。
ここでは代表的なツールとして、Savetimeをご紹介します。ぜひ検討してみてください。

おすすめツール:Savetime
会議の開催から議事の共有までを集約し、Slackや Googleカレンダーなどの他社サービスと外部連携することで、生産性を高めるクラウド会議支援ツールです。
Savetimeには、次のような特徴があります。
・Googleカレンダーとの連携
・議題の準備や事前の共有支援
・タイマーを参加者が共有することで時間を意識した会議の進行
・Slackとの連携による会議結果を参加者以外と即時共有
・会議で決まったタスクの一元管理
・会議に費やす時間とコストの可視化

まとめ

リモートワークが浸透しても、Web会議に置き換わるだけで、会議自体はなくならないでしょう。会議の目的や意味をよく理解し「よい会議」を意識していくことで、仕事の生産性がさらにアップします。ぜひ少しずつでも、時間配分や事前準備などに気を配ってみてください。

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