すぐ実践できる！会議は事前準備で決まる！意味のある会議にするコツ

意味のない会議になってしまう理由

時間をさいて会議をした割には、結局何も決まらなかったということは珍しくないかもしれません。やたらと時間をかけてダラダラと続く会議、本当にする意味ある？と疑問に思っている人も多いことと思います。

なぜ会議をおこなうのか、その理由と目的が定まっていなければ議論が混乱して、会議の内容はぼやけたものになってしまいます。結果、「いったい何のための会議だったの？」ということになってしまうのです。

どうして、このような意味のない会議になってしまうのでしょうか。それは、ひとえに「事前準備不足」が原因として考えられるでしょう。会議をおこなう際は、会議の目的を明確にしたうえで、それに伴う準備を万全に整えておくことが大切なのです。

会議には種類がある！どんな会議かを意識しながら準備しよう

ひとえに会議と言っても目的ごとにいくつかの種類に分かれているので、これから行われる会議はどの種類の会議なのかを意識しながら準備するだけでも、かなり変わってくると思います。

報告会議
参加者同士の情報共有を目的とする会議で、進捗や数字、課題など、伝えたいことが参加者に伝われば目的達成といえるでしょう。

アイデア出し会議
参加者同士のアイデア共有を目的とする会議です。参加者が平等に意見を出せるルールと雰囲気づくりが重要なのと、会議の前にこんなアイデアが欲しいですと事前に伝えておけば、何か考えてくれる可能性があるのでおすすめです。

意思決定会議
方針を決定するための会議です。会議時間の中でスムーズな意思決定ができれば、目的達成です。意思決定のための話し合いにウエイトが置けるよう、事前準備が重要となるでしょう。

事前準備の手順と内容

会議を意味のあるものにするには、どのような準備が必要なのでしょうか。ここでは、実際に会議を開催するうえで必要な事前準備について、順に7つ説明していきます。

本当に必要な会議かどうか

まず、「これからおこなう会議は、本当に必要なものなのか」について考えてみましょう。報告や情報共有など、何かあれば会議を開くのが習慣となっている会社も多いと思います。しかしよくよく考えてみたら、わざわざ人を集めなくてもメールや資料の配布などで済んでしまうのではと思ったことはありませんか。決定事項の連絡や情報の共有だけなら、会議を開く必要はないですね。

ただし、なかには例外もあります。情報を共有したうえでそれぞれの意見を聞きたいなどの目的がある場合は、やはり報告だけでなく会議を開いたほうがよいでしょう。

会議の「WWH」を明確に

やたらと長い会議に限って、中身がないことが多いものです。これは前項の「意味のない会議になってしまう理由」でも触れたように、会議の目的が明確になっていないためです。
何のための会議なのか、目的がはっきりしないと的確な発言も出ないので、会議はグダグダのまま終了ということも。

そうならないためには、会議の「WHY（なぜ）・WHAT（何を）・HOW（どうやって）」を明確にすることが重要なポイントとなってきます。

WHY（なぜ）
これは、会議を開くうえでもっとも大切な「目的」にあたります。なんのための会議なのかを明確にし、その目的達成のために議論をおこないます。

WHAT（何を）
WHATは、具体的に何を議論するのかを決めます。目的に応じた議論の内容をいくつか列挙し、会議当日はこれにそって議論します。

HOW（どうやって）
HOWは、どのような方法で会議をするのかということを決定します。例えば、会議に参加する人員の決定や場所の確保などが挙げられます。

会議のアジェンダを作成して共有

当日まで概要がわからないと、効率が悪い会議となってしまい生産性は上がりません。会議をスムーズに進行するためには、会議のWWHと参加者が決まった時点でアジェンダを作成し、事前に参加者で共有することが大切です。
会議のおおまかな内容がわかっていれば、各々が事前に準備できるので、当日の作業効率をUPさせることができます。

会議で使う資料などがあれば、これも数日前までに作成して参加者に配布しておきましょう。会議当日に初めて目を通すよりも、事前に内容を把握したほうが会議の内容に集中できますね。

参加者の選定をおこなう

会議といえば、ずらりと並んだ大所帯をイメージする人も多いのではないでしょうか。参加人数が多ければそれらしく見えるものの、実際に発言している人といえば、決まった一部の人間だけということは珍しくないでしょう。
ほかの参加者は、じっと黙りこくって聞いているだけ。なかには、睡魔との戦いに四苦八苦しているような人も……。

発言しない会議は参加していないのと同じで、その場にいる意味がありません。参加人員を集めるときは、本当に必要な最低限の人数にするのがベターです。
実際、少人数のほうが意見もまとまりやすいですし、議論も脱線しにくいので時間のロスを減らすことにもつながります。

会議に必須！ファシリテーターの存在

次第に論点がずれてどんどん脱線してしまい、結局肝心なことは何もまとまらずにタイムオーバー……。こうなってしまう原因として挙げられるのが、「場を取り仕切る人がいない」ということです。

会議に限らず、グループで何かをするとなると指揮官が必要不可欠です。ただ単に、「何か意見はありませんか？」と司会するだけでは、会議が順調に進むことはまずないでしょう。
そこで助けとなってくれるのが、会議の進行役「ファシリテーター」の存在です。

ファシリテーターの役割
・時間配分を考えて会議を進行する
・参加者が発言しやすい雰囲気つくりを心がける
・脱線したらうまく軌道修正する
・満遍なく全員から意見を聞きだす

このようにファシリテーターはただの進行役ではなく、その場をうまく取り仕切り、会議の目的が達成できるよう誘導する必要があるのです。
そのためファシリテーターは機転が利いて、コミュニケーション能力にたけた人材でなければいけません。会議を順調に進めたいなら、ファシリテーターとしての適任者を選ぶことはとても大切です。

効率よく議事録を作成する

会議といえば、必要になるのが議事録の作成ですね。議事録とは会議の目的や決定事項などについて記録しておくもので、後から内容を見返したり、会議に参加していない人でも内容がわかるようにするために必要なものです。

議事録は会議終了後できるだけ早く作成・共有するのが鉄則ですが、これがなかなか一苦労だったりします。会議の内容をメモしておき後から議事録を作成するのが一般的ですが、時間もかかるし要点漏れがあったりすることも。

そこでおすすめなのが、会議と進行して議事録を作成することができる「議事録作成ツール」です。Dropbox社の「DropboxPaper」や「Evernote」などのほか、議事録の作成に特化したクラウド管理型ツールの「GIJI」などがあります。
これらは、会議中にメモをとる感覚で議事録を作成することができて、その場で内容を共有できるため、議事録の作成もあっという間にできてしまいます。

会場の確保

最近会議がマンネリ化しているなと感じたら、思い切って環境を変えてみてはいかがでしょうか。会議は会社の会議室を使うのが一般的かもしれませんが、外の貸会議室などを借りるというのもひとつの手です。
周囲の環境が変わることで気分もリフレッシュできるので、会議の雰囲気を変えてみたいときにおすすめです。

実践しよう！会議の事前準備にネゴシエーション

最後に、これまでの経験からすぐ実践できて実際に役立つ会議の事前準備として、ネゴシエーションをご紹介します。

ネゴシエーションとは「交渉力」を意味する言葉で、ビジネスシーンでは、話し合いを通じて合意形成を目指すこと全般を指して使われていて、「ネゴっておく」などという使われ方もされています。

社内の会議ではこのネゴシエーションが重要で、意思決定会議やアイデア出しの会議において、会議前に直属の上司や同僚などに事前に話を通し合意を得ておいてから会議に臨むことで、自分の意見に賛同してくれる可能性が高まるため、意思決定者からの了解も得られやすくなるわけです。

事前に話をしておくだけの比較的に簡単なことですので、早速次の会議から試してみてはいかがでしょうか。

まとめ

会議と聞くだけでうんざりという人も多いですが、それは「時間の無駄」「どうせたいした内容じゃない」というイメージが強いからではないでしょうか。それぞれが時間をさいて集まるのですから、会議を有意義なものにしたいですよね。

会議が充実したものとなるかどうかは、準備次第です。これまでの会議がたいくつで無意味なものと感じていたなら、それは事前準備が不足していたのかもしれません。