セミナーにぴったりの貸し会議室とは?

セミナーにぴったりの貸し会議室とは?

最近は社内もしくは対外的に、セミナーなどの講演会を開催する企業も増えてきました。一昔前はセミナーというと、経営コンサルタント企業などがおこなうイメージが強かったと思います。しかし近年は、コンサルタント企業に限らず一般的な企業でも、セミナーをおこなうことは珍しくなくなりました。

セミナー開催となると、必要になるのが会場の確保。そこで今回は、便利な「貸し会議室」についての情報を紹介します。全国に、多く分布している貸し会議室。必要なときに、必要な設備を備えた場所をレンタルできるのが魅力であり、近年その需要は広がりを見せる一方です。

セミナーにおすすめの貸し会議室。どのような要件で選べば失敗しないのか、この機会にしっかりポイントを抑えておきましょう。

目次

セミナー会場を選ぶ際のチェックポイント?

セミナーの規模にもよりますが、そこそこの人数を対象に開催する場合、自社の会議室などでは手狭なことがほとんどですね。また、会社の立地が不便な場所だったりすると、集客数にも影響がでてしまうことが考えられます。

全国には、非常に多くの貸し会議室があります。セミナー向きの会場を選ぶポイントについては、ざっと次のとおりです。

交通の便
遠方など、いろいろなところから人が集まるセミナーは、当然ですが交通の便がよくなければいけません。駅から少し歩く必要があったり、タクシーやバスを乗らないと行けないような場所では、わざわざ貸し会議室を借りる意味がないともいえます。
駅近であり、できれば複数の沿線が乗り入れている、ターミナル駅近くならさらにおすすめ。周辺の土地勘がなくても迷わずこれるよう、わかりやすい場所に貸し会議室を借りることが大切です。
周囲の環境
近年、貸し会議室を借りる目的は多様化しています。セミナーや講演会のほか、懇親会やパーティー、習い事の場など、実にさまざまな用途が見受けられる貸し会議室。そのため、貸し会議室を借りる目的に応じて、周囲の環境にも目を配る必要があるといえます。
今回のテーマであるセミナーの場合、周囲は比較的静かな場所がおすすめ。あまりにもガヤガヤしていると、セミナーの内容に集中できませんよね。
また、セミナーが1日通してあるとしたら、近くに食事がとれる場所があるかどうかも事前チェックが必要です。
収容人数や形式
セミナー開催にともない必要不可欠なのが、来場者人数に応じた会場の確保です。ひとことに貸し会議室といっても、その広さやタイプは実にさまざま。一般的な会議室のようなところもあれば、応接室のような、ちょっと落ち着いた雰囲気の部屋もあります。
まず、予定来場者数の目安をつけたら、その人数が収容できる貸し会議室にはどのようなタイプの部屋があるのか、チェックしてみましょう。
宿泊設備は必要か
セミナーが数日間続く場合、宿泊施設についても配慮が必要となってきます。来場者が宿泊先を確保しやすいよう、セミナー会場の近隣に、ビジネスホテルがたくさんある場所だとベスト。
また、貸し会議室はビル内だけではなく、ホテルの会場をレンタルしているところもあります。この場合、セミナーと宿泊がセットになったプランを用意している企業もあるので、土地勘がない人や、ホテルを探すのが面倒という人には便利かもしれませんね。

どれくらいの大きさが必要?

同じ広さの部屋でも、セミナーをどのような形式でおこなうかによって、収容できる人数は変わってきます。例えば、椅子のみを並べたシアター形式にするか、椅子と机を設置したスクール形式にするか、といったことです。

収容人数と部屋の広さの目安については、次のとおりとなっています。
・シアター形式:会場の面積×0.9=収容可能人数
・スクール形式:会場の面積×0.7=収容可能人数
上記に加え、必要な機材などを設置するスペースも必要です。また開催日近くになってから、予定よりも、参加人数が増える可能性についても考える必要があります。
これらをすべて考慮したうえで、最終的に借りる部屋の大きさを決定するのがベストでしょう。

あると便利な設備や備品

セミナーを開催するとなれば、椅子や机のほか、さまざまな設備や備品が必要になってきます。例えば、文字を書くホワイトボードだったり、資料などの映像を映し出すプロジェクターやスクリーンなど。

場合によっては音響設備が必要なこともありますし、パソコンの有無や、使用できるWi-Fiがあるかどうかも大切なチェックポイントの1つです。
ほかにも、会場が広いとマイクは必須ですし、コピー機が借りられるサービスなどあれば、資料に不備があった場合など役立つこともあります。

また、貸し会議室を運営している会社によっては、食べ物や飲み物などのケータリングサービスを実施しているところもあります。昼食にお弁当が必要だったり、セミナーが終わった後、簡単な懇親会などおこなうこともあるでしょう。
その場合、ケータリングサービスを利用できればわざわざ外に出ることなく、スムーズに懇親会へ流れることができておすすめです。

借りる部屋の設備や、また、レンタルできる備品には何があるのか。金額についても、きちんと事前にチェックしておきましょう。

まとめ

セミナーを開催する際は、まず、適切な会場選びをおこなうことが大切です。目的に合った会場を選んでこそ、セミナーは成功を収めることができるといえるでしょう。
アクセスのよさや周囲の環境、収容人数に見合った広さかどうか、必要な設備や備品はそろっているかなど。

これらのポイントをすべておさえつつ、ベストな会場を選ぶというのは、なかなか大変かもしれませんよね。そこで、セミナーにおすすめの貸し会議室をお探しなら、ぜひこちらのサイト「会議室.com」を参考にしてみてください。
全国の貸し会議室の中から、目的別や駅・路線別で最適な部屋を検索することができます。

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