参加者を120%満足させよう!セミナー成功の秘訣とは?

参加者を120%満足させよう!セミナー成功の秘訣とは?

あるテーマや事柄に関心のある人たちが集まり、専門的な知識やノウハウなどを学ぶことができるセミナー。参加者は、多かれ少なかれ興味を持って来ている人たちなので、セミナーを開催するなら内容を充実したものにしなければ意味がありません。

セミナーを開いたものの、『反響がいまひとつだった…。』という経験をお持ちの方、セミナーを成功に導くためには必ず押さえておきたいポイントがいくつかあるのをご存知でしょうか。

せっかくセミナーに参加してもらったのに、『時間の無駄だった』と思わせてしまっては今後に結びつくものがありません。
では、参加者に十分満足してもらうためにはどうすれば良いか。セミナーを開催するならぜひ知っておきたい成功の秘訣について、わかりやすくご説明します。

目次

セミナーの成功を分ける5つのポイント

セミナーを満足度の高いものにするためにはいくつかのポイントがあります。セミナーを成功に導くポイントについて、順にみていきましょう。

ターゲット層(セミナーの目的)を的確に
まずは「どのような目的でセミナーを開催するのか」、これをはっきりとさせておく必要があります。
自己啓発セミナーの類なのか、企業なら既存商品の販売促進アピールなのか、新規商品に向けての販売戦略が目的なのかなどなど。
セミナーは、『何か有益な情報や知識を得たい!』という比較的参加意欲の高い人たちが集まる場といえます。ターゲットをしっかりと絞り込んで、それに見合った内容のセミナーにすることで、参加者の満足度も高いものとなるのです。
準備期間を十分に確保する
参加者に喜んでもらえるセミナーにするために必要なのは、とにかく「入念な下準備」のひと言に尽きます。
これはセミナーに限らずイベント事すべてにおいていえることですが、どれだけ準備をしっかりおこなうかで、セミナーが成功するか否かが決まってしまうといっても過言ではありません。
セミナーを開催するにあたっては、集客作業や参加人数の把握、会場探しや必要なアイテムの用意などしなければならないことが山積みの状態。
さらに対外的な準備だけではなく、セミナー開催に基づいた社内準備もいろいろと出てきますよね。
事前準備が整っていればいるほど当日はスムーズに事を進めることができます。
当日になってバタバタしたり手間取ったりしてしまうことが多いと、参加者側によい印象を与えないものです。
直前になってあたふたしないように、参加者が気持ちよく当日を迎えられるよ、準備期間は十分にとっておくと安心です。
集客に向けた告知の仕方
セミナーの告知内容ですが、「開催の意図をきちんと伝える」ということが一番大切です。とくに、ビジネス系のセミナーは内容をわかりやすく提示しないと『何だかうさん臭い』と思われてしまうことも。
専門家が登壇する場合などは、その人のプロフィールや活躍分野なども記載しておくといいですね。事前に情報がわかるほうが『どういった人なのかわからない』という状態にならず、セミナーに参加する人も安心するでしょう。
また、セミナー参加者は内容に興味があって来ている人たちなので、その興味をさらに広げるような参加特典をつけるのもおすすめです。
当日のタイムスケジュール
セミナー開始から終了までのタイムスケジュールについては、若干余裕を持って設定しておいたほうがよいでしょう。
セミナーは参加型のワークショップなどとは違い、基本的には話を聞く受け身の状態。セミナーに参加した際、『時間が予定より長引いてイライラしてしまった』という経験はみなさんもあるのではないでしょうか。
いくら興味があって参加しているとはいえ、時間をオーバーすると嫌がる人がほとんどです。当日は、終了時刻を大幅に超えることのないようにスケジュールを組むようにしましょう。
とても重要!セミナー開催の会場選び
セミナーを開催する際、とくに重要なポイントとなるのが「会場選び」です。告知でセミナーの内容に興味を持っても、開催地をみて参加意欲が萎えるというのはよくある話。
もちろんセミナーは話の内容が一番大切なのですが、会場がいまいちで不満があるとせっかくのよい話も台無しになってしまいます。
周囲の環境や騒音はどうか、交通の便はよいかどうかなど、場所選びを失敗してしまうと集客すらままならない事態となるため、場所選びは慎重におこなう必要があるのです。
【交通の便】
会場に向かう際、交通の便はいいに越したことはないですよね。どこから来てもアクセスしやすいよう、できれば複数の沿線が乗り入れられるターミナル駅近くだと便利です。
また、当日急に雨が降った場合などに備え、駅から会場までは極力近いほうがベター。なるべく駅チカで、歩かなくて済む場所を選ぶとよいでしょう。
【会場の広さ】
だいたいの集客数を把握したら、人数に応じた広さの部屋を選ぶ必要があります。セミナーだと、椅子と机をすべて正面向きに並べた「スクール形式」と呼ばれる配置が一般的です。
会場は人数に対して狭くても広すぎてもいけませんが、どの程度の面積が最適なのかは素人では少しわかりづらいかもしれません。実際に貸し会議室などを提供しているサイトでは部屋ごとに収納可能人数の目安が記載されているので、直接サイトをみてみるのがおすすめです。
【設備やサービスの内容】
セミナー開催にあたっては当然、当日に必要な備品というのがいくつか出てきます。マイク、映像を映し出すプロジェクターやスクリーンなど。また登壇者がいる場合は、演台や演台に飾るちょっとした花なども必要ですね。

セミナーが1日にわたりおこなわれる場合、昼食のことも考えておく必要があります。近所にコンビニや飲食店はあるか、また会場に飲食物を持ち込むことはできるのかどうかも、事前チェックが必要です。お弁当の配達や、ケータリングサービスを実施しているところもありますので検討してみるとよいでしょう。

会場にはどのような設備が備わっているのか、受けられるサービスにはどのようなものがあるのか、さらにはかかる費用についても、事前にきちんと確認しておきましょう。
【周囲の環境】
セミナーに参加した際周囲が騒がしかったり、隣室の音漏れが気になったりするようだと、内容に集中することができないですよね。
セミナーは話を聞くことが主体となるため、基本的に周囲の環境は静かなほうがよいでしょう。

またセミナー終了後に懇親会など予定している場合、近くに飲食店が豊富な場所だと便利ですし、セミナーが数日にわたって開催される場合は宿泊施設が近くにあるかどうかも大事なポイント。
セミナー会場はホテルの部屋を貸し会議室としてレンタルすることもあるでしょうから、そのような場合は会場利用と宿泊がセットになったプランが準備されていることかも要チェックです。

セミナーの内容がよくても、その環境がいまいちだと残念な結果になってしまうこともあります。参加者に満足して帰ってもらうためには、間違いのない会場選びなどとにかく「事前準備」がとても大切なのです。

まとめ

近年一般の企業でも精力的におこなわれるセミナーですが、すべてをうまく取りまとめるのはとても骨が折れる作業です。

参加者に十分満足してもらうには、セミナーの内容はもちろんのこと、いかに快適に過ごしてもらえるかということも大切になってきます。

国内最大級の貸し会議室検索サイト「会議室.COM」では、セミナーにピッタリの部屋を全国に用意しています。少人数から大人数まで対応可能、必要な設備もそれぞれの会場ごとに豊富に取り揃えておりますので、ぜひ一度覗いてみてはいかがでしょうか。

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