イベントを成功させるために必要な4つのこと

イベントを成功させるために必要な4つのこと

近年、年間を通じて実にさまざまなイベントがあちらこちらでおこなわれているのをご存知でしょうか。
商品展示会のような大型イベントもあれば、学校の入学式や企業のセミナーなどもあります。また、ちょっとしたワークショップや、さまざまな作家さんの作品を展示・販売するハンドメイドマルシェなども近年人気が高まっているようです。

このように、イベントといってもその種類は実に豊富。しかし共通していえることは『イベントをせっかく開催するなら大盛況で終わらせたい』ということではないでしょうか。

そこで今回は、イベントを成功させるためのキーワードについて、ひとつひとつ確認していきたいと思います。『開催したはいいが、準備が足りなかったためにグダグダで終わってしまった…』ということにならないよう、ぜひ参考にしてみてください。

目次

イベントを成功させるポイントは?

『イベントを滞りなく済ませたい』。そのために大切なことは「事前準備」です。イベントが成功するかどうかというのは、8~9割がた、この事前準備にかかっているといっても決して過言ではありません。

まずはイベントの一番の目的を決めます。
その後、それに応じた会場選びや、必要アイテムの手配へと事を進めていくことになります。
これらの準備について注意しなければならない項目をピックアップしたので、ひとつひとつチェックしましょう。

集客の秘訣!イベントの内容を明らかにする
イベントに少しでも興味を持ってもらえるように、その目的と内容について、どのようなものなのか明確にすることが大切です。誰がみても当日の内容がわかるように、告知の仕方については集客のための工夫が必要となってくるでしょう。
たとえば、イベントゲストとしてちょっとした著名人に登壇してもらう場合はどうでしょうか。
ただ単に『当日は〇〇氏も来場します!』などと記載しただけでは、少しインパクトが弱い印象を受けます。また人によっては『名前は聞いたことあるけど何をしている人だっけ?』と思う場合もあるかもしれません。そのため、登壇者の氏名だけではなくその人の経歴や活躍分野などの詳細プロフィールを一緒に掲載しておくのがおすすめ。
また、当日はどんな内容のトークをする予定なのか触りだけでも入れておくと、イベント参加者もイメージが沸きやすいですよね。
イベントのお知らせはHPなどのほか、できればFacebook広告やTwitterなど、SNSを使った告知なども取り入れるようにするとよいかもしれません。加えて、イベントの参加特典などがあればそれも忘れずに記載しておきましょう。
イベントの成功を左右する会場選び
イベントを成功に導くために一番大切なこと、それは「適切な開催場所の確保」です。
この会場選びを間違ってしまうと、せっかくのイベントが台無しになってしまうこともあるので、入念な下調べが必要です。イベント会場を押さえるおおまかなポイントしては、ざっと次の3つが挙げられます。
【目的に合った会場かどうか】
イベントといってもその種類は実にさまざまですよね。
音楽系や運動系のイベント、食べ物系イベント、商品展示会や販売会などビジネス系のイベントなどなど。また物作りなどの体験型イベントなどもありますし、近年では婚活イベントもずいぶんと増えてきたようです。

イベントの内容がダンスのワークショップの場合を例にとってみましょう。この場合、大きな音を鳴らしても大丈夫かどうか、床をドンドンしても問題ないかどうかなどを事前に確認する必要が出てきます。
また食べ物系のイベントでは、会場内に飲食物の持ち込みが許可されているのかどうか、この確認を真っ先におこなう必要があるでしょう。
【参加人数に見合った広さの会場かどうか】
セミナーやイベントなどをおこなう際、会場の広さを決めるのは意外と難しいものです。狭くてぎゅうぎゅう詰めというのはもちろん避けたいですが、人数に対して部屋が広すぎるのもちょっと落ち着かない感じがしますし無駄がありますよね。

会場の広さは、当日になって参加人数が増える可能性も考慮して見込み集客数より若干余裕をもって決定するのがおすすめです。
【会場にかかる費用はどの程度か】
会場を借りる際は、費用がいくらかかるかについても事前に入念なチェックが必要でしょう。会場によっては1日・半日・夜間レンタルのほか、時間制で借りられるなど、こまかくタイムスケジュールが組めるところもあります。
会場によって費用設定はさまざまなので、予算とよく相談して決定しましょう。
必要な設備を事前にチェック
イベントを開催するときは、必ず何らかの設備が必要となるはずです。椅子やテーブルなどのほか、音楽イベントや広い会場なら、マイクやスピーカーなどの音響機材も必要です。
会場でWi-Fiが使えるかどうか、映像を映し出すプロジェクターやスクリーンは借りられるのか、来場者の荷物や上着を預けられるクロークがあるかどうかなど…。
また食事を楽しみながらのイベントだと、お弁当の手配やケータリングサービスの有無も確認しておかなければなりません。
当日のイベントをスムーズに進めるためには、目的に応じたサービスが受けられるかどうかが、とても重要な確認項目です。会場を選ぶ際にはこの辺りもきちんとリサーチしておく必要があるでしょう。
交通の便はどうか
イベントなどに出向く際、とくに気になるのが交通の便ではないでしょうか。
「最寄り駅が各駅停車しか止まらない」、「駅から結構歩かなくてはいけない」となると、参加者側としてはもうそれだけで行く気がほぼ失せてしまうということもあり得ます。
地域に特化したイベントならまだしも、多方面からの参加者が予想されるイベントの場合はアクセスのよい場所に会場を借りることは必須条件。
たとえば複数の沿線が乗り入れられているターミナル駅付近なら、土地勘がない人でも迷わず来ることができておすすめです。
また、イベント終了後に懇親会などをおこなう場合もあるかと思います。そのようなときは、近くに飲食店がたくさんある場所を会場に選ぶと、イベント後の移動がスムーズで便利ですね。
このように、イベントを成功裏に収めるためには「会場選び」がとても大切です。
目的に合った会場であるか、必要な設備が整っていて、交通の便がよいかどうか。事前にこれらの要素をきちんと押さえてさえおけば、イベント当日は作業に集中することができます。

まとめ

イベントを開催するにあたっては、その種類や規模によって会場の広さや必要な設備が違ってきます。イベントを成功させるポイントについて、これまでいくつか説明してきましたが、すべてを完璧に備えた会場を自力で探すのはなかなか難しいのではないでしょうか。

そこでおすすめするのが、近年とても需要が高まっている「貸し会議室」のレンタルです。
貸し会議室といっても、用途別に実にさまざまな会場が揃っているので、目的に合わせた最適な空間を見つけることができます。

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