会議再生ラボセミナー成功は開催前に決まる!?必要な運営スタッフを確認しよう

セミナー成功は開催前に決まる!?必要な運営スタッフを確認しよう

社内ではなく、貸し会議室を借りて行う自社セミナーの場合、当日の会場スタッフは何人程度用意すれば良いのでしょうか。数十人規模で開催する場合のセミナーを例に、考えてみましょう。

セミナー運営におけるスタッフの役割

セミナーは、講師が一人で開催できるものではありません。もちろん、参加者が数人程度という内輪のランチセミナーであれば、講師一人ですべての業務をこなすことも可能でしょう。しかし、数十人が集まる一般的なセミナーの場合、運営するスタッフがいなければ、受け付けをきちんと行うことすら困難です。
セミナーを開催するときは、事前に必要なスタッフの数を把握して、当日それぞれのスタッフがどのように動くのかを決めておく必要があることは言うまでもありません。

受付スタッフ

受付に必要なスタッフ数は、受付の業務内容によって異なります。

a)受付完了のスマホ画面を見せてもらい入場チェックをするだけ
b)名刺を受け取り、スタッフが名簿をチェックして資料を渡す

aとbでは、bのほうが受付対応に時間がかかることは明らかです。
参加者一人に必要な受付時間は、事前に受け付けの流れをシミュレーションすることで算出できます。所要時間はスタッフの力量差もありますが、「名簿を五十音順に並べる」「領収書を用意する」「必要な資料は座席に用意する」など、時間短縮のための工夫を行うことで平均化することが可能です。
こうしたシミュレーションの結果、受け付けには一人あたり30秒必要ということがわかったとします。セミナーの参加者が50人の場合、単純計算で1,500秒=25分間ということになりますが、受付時間を30分設けておけば一人で対応できるということにはなりません。実際のセミナーでは、多くの参加者は同じ時間帯に来場し、受け付けを済ませようとするからです。
また、受付スタッフが1名の場合、イレギュラーな質問や当日参加希望者などへの対応が必要になると、列が進まなくなってしまいます。ほかのスタッフに質問対応を任せる体制にして、開催時間が近づいたときは受付スタッフを増員することで、スムーズな受け付けを実現しましょう。

会場設営スタッフ

会場の設備のチェックや準備、座席の配置などを行うのが会場設営スタッフです。参加者の入退場をはじめ、講師の登壇や退場などの動線、セミナーの全内容を確認しながら微調整を行います。座席に資料を置いたり、プロジェクターやPCの配置を行ったりする必要もありますし、会場の照明や音響設備などの確認も忘れてはいけません。
なお、会場設営は受け付けを開始前に完了しておく必要があるため、設営スタッフは受付スタッフや会場案内スタッフと兼任することが可能です。各スタッフの役割分担は、事前にタイムスケジュールを作っておき、スタッフの動きを全体で共有するようにしておくといいでしょう。

会場案内スタッフ

当日の会場案内スタッフは、受け付けを済ませた参加者の誘導や、資料の確認などを担当します。また、参加者からの質問の対応や、トイレや出口(非常口)などへの案内も業務の一環です。さらに、コーヒーブレイクなどがある場合は、飲み物のセッティングや片付けも行います。大規模な施設や参加人数が多いときは必須のスタッフですが、比較的小さな施設で行う数十人規模のセミナーの場合は、貼り紙などで対応しても良いでしょう。

録画・音響・空調対応スタッフ

セミナー中のスタッフの役割には、ビデオ録画や写真撮影、音楽などの音響係、空調管理などがあります。このうち、音響や録画スタッフは、セミナー中、ほかの業務と兼任することが原則できませんので、専任を決めておきましょう。写真撮影スタッフは大量に撮る必要がなければ兼任も可能ですが、臨機応変に動く(撮影する)ためにも、やはり専任にしておくことがおすすめです。また、PCやプロジェクター、音響機器などのトラブルに備えて、それらに詳しいスタッフを技術担当として配置しておくといいでしょう。

スタッフの必要人数を判断するときの注意点

スタッフが少ないと、「手が空いている人が見当たらずに質問ができない」「わからないことがわからないまま」といった問題が起こります。反対に、あまりにもスタッフが多い場合も、会場によっては混み合う原因となりますし、参加者に威圧感を与えかねません。
スタッフは兼任できるものがほとんどですから、セミナーの内容にもよりますが、講師や助手を含めて参加者の20%程度を目安に確保するといいでしょう。つまり、50人のセミナーであれば、10人前後(講師1名助手1名の場合、スタッフは8名)ということです。

適切な人数のスタッフを用意し、円滑な運営を行うことが、セミナー成功のためには必要不可欠です。もちろん、ただ頭数をそろえるだけではいけません。各スタッフの役割を明確にして、事前の情報共有やシミュレーションを綿密に行うことで万全の態勢を整えましょう。

タグ
このページのトップに戻る