失敗しないイベントの告知方法とは

イベントの告知で伝えるべき内容

まずイベントを告知するとき、必ず盛り込んでおかなければならない内容について説明します。

告知内容はイベントに興味を持ってもらうことが大切で、同時に、ぱっと見て分かりやすい内容にしなければいけません。

イベントタイトル

タイトルは告知分の冒頭にくる部分なので、一目で何のイベントか分かるようなタイトルを考えましょう。

例えば「12/4（水）リーダーシップ開発セミナー～未来のリーダーを育成するには～」

タイトルに開催日は無理に入れなくてもいいですが、余裕があれば入れておくといいでしょう。

興味を持って読み進めたものの、日程が合わずがっかりという事態を防ぐことにもつながります。

導入文

ここでは、なぜ今回このようなイベントを開催することになったのか、その理由を簡単に記載します。

「急速に変化する現代社会において、必要とされるリーダーシップスキルを次世代に託すことを目的としています。」

など、主催者側が込めた思いを分かりやすく書くようにしましょう。

どんな人におすすめなのか

今回のイベントはどのような人におすすめなのか、できるだけ具体的に書きます。

ダラダラと文章で綴ると読みづらい告知文となり、途中で面倒になってしまう可能性もあるので、ここは分かりやすく簡潔に書くことをお勧めします。

申し込み特典や参加することで得られるメリット

イベントに参加特典がつけられている場合は、必ず告知内容に入れるようにしましょう。

また特典がない場合でも、このイベントに参加することで得られるメリットについて、できるだけ多く書き込むようにします。

講師のプロフィール

イベントに講師や著名人などの参加がある場合、その人のプロフィールも掲載します。名前を聞いただけで誰か分かるような人でも、いざ何をしている人かと改めて聞かれると分からないことも。

講師や登壇者の紹介を見てイベントへの興味が湧くこともあるので、プロフィールは必ず記載するようにしましょう。

イベントの概要

イベントの概要について、すべて記載します。

またイベント開催にあたっては、会場も大きなポイントとなります。

会場案内は分かりやすいように、Googleマップや会場ホームページへのリンクも入れておくといいですね。

効果的なイベント告知の方法

ターゲット層の決定

男性や女性、シングルやファミリー、若者や高齢者など、誰に焦点を当てたイベントにするのか、まずはターゲット層を明確にすることが大切です。

イベントは、集まれば誰でもいいというような集客が目的ではなく、その先の利益につながる結果を得るためのもの。

ターゲット層を明確にすることで、告知の内容をより具体化でき、結果が得やすくなります。

告知のタイミング

集客率を上げるためには、イベントを告知するタイミングはとても重要です。

使用する手段ごとに、それぞれの特徴を活かしたタイミングで告知ができれば、効率よく集客ができるでしょう。

告知の手段については、それぞれの適正をふまえた上で、複数併用するのがおすすめです。

ポスターやチラシをWebサイトに掲載したり、X(旧Twitter)やFacebookで告知すると効果的でしょう。

この場合もUPするタイミングが大切で、Webサイトへの告知文掲載は、できるだけ早めに行ったほうがよいでしょう。

どれだけよくできたサイトでも、検索上位に表示されるには数週間程かかってしまうため、集客だけでなくSEO対策の面からも、告知のタイミングは重要です。

せっかくほかの媒体でイベント内容を目にして検索しても、該当するサイトがWeb上に表示されないとなると、とてももったいないですよね。

そのため、チラシやポスターの配布予定日よりもかなり前に、Webサイトにイベント情報をUPしておく必要があるといえます。

告知内容はベネフィットを前面に出す

マーケティング業界では「ベネフィット」という言葉が頻繁に使用されますが、ベネフィットとは利益・恩恵などの意味があり、「商品やサービスを購入することで得られるよい効果」のことを指します。

私たちが日ごろからよく使う、メリットという言葉に置き換えると分かりやすいでしょう。

消費者はイベントの商品やサービスそのものよりも、参加することで、自分にとってどのようなメリットがあるかということを知りたいのです。

自分にとっての利益が大きければ大きいほどイベントへの参加意欲は湧いてくるので、ベネフィットについては、できるだけたくさん載せましょう。

例えば、先ほどのイベント例のベネフィットを挙げると次のとおりです。

無料告知サイトを利用する

集客に時間をかける暇がないという方は、イベントやセミナーの管理を一手に担ってくれる告知サイトを利用するのも手です。

イベントやセミナーの告知におすすめな無料サイトをご紹介します。

【Peatix（ピーティックス）】

ベンチャー・マネジメント・テクノロジーなど一般的なビジネスセミナーのほか、グルメ・カルチャー・ファッション・エンタメ・プライベートなど、さまざまなイベントを掲載しています。初期登録料や月額費は無料ですが、有料イベントで事前決済の場合は、販売チケット1枚につき4.9%+99円が販売手数料としてかかります。
280万人以上と会員数が多いため集客がしやすく、申込み状況や閲覧数がリアルタイムで確認できたり、イベントの形態にあわせた受付方法を選べるなど、多様で便利な機能が揃っています。また、決済機能を必要としない無料イベントや当日現金払いのイベントも無料掲載できるため、イベント告知と集客に特化した利用が可能です。
一方、有料サービスも充実しています。イベントの集客や企画・運営の代行業務、紹介動画作成サービスなどといった、イベントの告知と運営をより上質で効率よくするためのサポート機能が用意されています。

【Seminars （セミナーズ）】

マーケティング・経営・ファイナンス系のほか、語学や教育関係などがメインの告知サイトです。登録料や掲載料は基本的に無料ですが、掲載したセミナーに申込みがあった場合は、5％～15％（プランにより異なる）の決済手数料を差し引いた金額が主催者へ一括で支払われるシステムです。
サイトでの告知は「公開」と「限定公開」を選べるようになっており、限定公開の場合は、登録後に生成される告知ページのURLをメールマガジンや会社HP、ブログなど、必要な媒体に掲載して知らせることができます。また、参加者名簿や人数のほか、管理に手間がかかる申込みや入金情報も管理画面から随時確認できたり、CSVファイルとしてダウンロード・確認したりすることが可能です。

【こくちーずプロ】

マーケティングやファイナンス、就活・起業などのセミナーや勉強会のほかにも、さまざまなイベントが掲載されています。イベントの告知・申込みに特化したサイトということで、ページの作成がしやすいフォーマットが準備されています。初心者でも簡単に告知ページ・申込みフォームの作成が可能なうえ、イベント情報のみの登録でOKなので、手軽に利用できるサイトです。
申込者の名簿印刷やアンケート分析機能のほか、申込みを別サイトで受付できる便利なリダイレクト機能なども備わっており、無料ながら本格的な告知サイトをつくることができます。

まとめ

イベントを成功させるためには、告知段階から綿密な計画を立てることが大切です。

告知文の作り方やPR方法、告知のタイミングまでしっかり計算し、効率よく参加者を集めたいものですね。

またイベント開催にあたっては、会場選びに苦労することも多いです。

そんな時は、国内最大級の貸し会議室検索サイト「会議室.COM」がおすすめです。

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