イベントを行う際は告知が必要不可欠ですが、どんなに内容がよいイベントでも、告知に失敗して集客がままならないようでは開催する意味がありません。
参加者を十分に集めるためにはどうすればよいか、失敗しないイベントの告知方法について、これから一つ一つ見ていきましょう。
目次
イベントの告知で伝えるべき内容
まずイベントを告知するとき、必ず盛り込んでおかなければならない内容について説明します。
告知内容はイベントに興味を持ってもらうことが大切で、同時に、ぱっと見て分かりやすい内容にしなければいけません。
イベントタイトル
タイトルは告知分の冒頭にくる部分なので、一目で何のイベントか分かるようなタイトルを考えましょう。
例えば「12/4（水）リーダーシップ開発セミナー～未来のリーダーを育成するには～」
タイトルに開催日は無理に入れなくてもいいですが、余裕があれば入れておくといいでしょう。
興味を持って読み進めたものの、日程が合わずがっかりという事態を防ぐことにもつながります。
導入文
ここでは、なぜ今回このようなイベントを開催することになったのか、その理由を簡単に記載します。
「急速に変化する現代社会において、必要とされるリーダーシップスキルを次世代に託すことを目的としています。」
など、主催者側が込めた思いを分かりやすく書くようにしましょう。
どんな人におすすめなのか
今回のイベントはどのような人におすすめなのか、できるだけ具体的に書きます。
ダラダラと文章で綴ると読みづらい告知文となり、途中で面倒になってしまう可能性もあるので、ここは分かりやすく簡潔に書くことをお勧めします。
・社内でのコミュニケーション力を高めたい若手社員や中堅社員
・メンバーのモチベーションを向上させたいリーダーや管理職
・人材育成担当者
申し込み特典や参加することで得られるメリット
イベントに参加特典がつけられている場合は、必ず告知内容に入れるようにしましょう。
また特典がない場合でも、このイベントに参加することで得られるメリットについて、できるだけ多く書き込むようにします。
例: 組織の多様化が進む中で、リーダーシップは持続可能な成功を導く鍵として注目されています。このセミナーを通じて、自らの可能性を最大限に引き出し、新たな時代を切り拓くための力を身につける機会を提供します
講師のプロフィール
イベントに講師や著名人などの参加がある場合、その人のプロフィールも掲載します。名前を聞いただけで誰か分かるような人でも、いざ何をしている人かと改めて聞かれると分からないことも。
講師や登壇者の紹介を見てイベントへの興味が湧くこともあるので、プロフィールは必ず記載するようにしましょう。
イベントの概要
イベントの概要について、すべて記載します。
・日時
・場所
・参加費用
・イベントスケジュール
・会場案内
・主催者情報
・申し込み方法と連絡先
・必要な持ち物など
またイベント開催にあたっては、会場も大きなポイントとなります。
会場案内は分かりやすいように、Googleマップや会場ホームページへのリンクも入れておくといいですね。
効果的なイベント告知の方法
ターゲット層の決定
男性や女性、シングルやファミリー、若者や高齢者など、誰に焦点を当てたイベントにするのか、まずはターゲット層を明確にすることが大切です。
イベントは、集まれば誰でもいいというような集客が目的ではなく、その先の利益につながる結果を得るためのもの。
ターゲット層を明確にすることで、告知の内容をより具体化でき、結果が得やすくなります。
告知のタイミング
集客率を上げるためには、イベントを告知するタイミングはとても重要です。
使用する手段ごとに、それぞれの特徴を活かしたタイミングで告知ができれば、効率よく集客ができるでしょう。
告知の手段については、それぞれの適正をふまえた上で、複数併用するのがおすすめです。
ポスターやチラシをWebサイトに掲載したり、X(旧Twitter)やFacebookで告知すると効果的でしょう。
この場合もUPするタイミングが大切で、Webサイトへの告知文掲載は、できるだけ早めに行ったほうがよいでしょう。
どれだけよくできたサイトでも、検索上位に表示されるには数週間程かかってしまうため、集客だけでなくSEO対策の面からも、告知のタイミングは重要です。
せっかくほかの媒体でイベント内容を目にして検索しても、該当するサイトがWeb上に表示されないとなると、とてももったいないですよね。
そのため、チラシやポスターの配布予定日よりもかなり前に、Webサイトにイベント情報をUPしておく必要があるといえます。
告知内容はベネフィットを前面に出す
マーケティング業界では「ベネフィット」という言葉が頻繁に使用されますが、ベネフィットとは利益・恩恵などの意味があり、「商品やサービスを購入することで得られるよい効果」のことを指します。
私たちが日ごろからよく使う、メリットという言葉に置き換えると分かりやすいでしょう。
消費者はイベントの商品やサービスそのものよりも、参加することで、自分にとってどのようなメリットがあるかということを知りたいのです。
自分にとっての利益が大きければ大きいほどイベントへの参加意欲は湧いてくるので、ベネフィットについては、できるだけたくさん載せましょう。
例えば、先ほどのイベント例のベネフィットを挙げると次のとおりです。
・実践的なワークショップやシミュレーションを通じて、問題解決能力を高めるスキルが得られる
・自己の強みや改善点を把握し、自己成長の道筋を明確にすることができる
・同じ志を持つ参加者や業界の専門家と交流し、人脈を築くことができる
まとめ
イベントを成功させるためには、告知段階から綿密な計画を立てることが大切です。
告知文の作り方やPR方法、告知のタイミングまでしっかり計算し、効率よく参加者を集めたいものですね。
またイベント開催にあたっては、会場選びに苦労することも多いです。
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