セミナー・研修・展示会に最適！貸し会議室の活用法と最新トレンド

貸し会議室の需要が高まっている理由

会議室を「外部で借りる」ことには多くの利点があります。詳しく見ていきましょう。

1. 立地の自由度が圧倒的に高い

貸し会議室を利用する最大の魅力は「目的に応じて最適な場所を選べる」点です。

自社の会議室が郊外にある場合や、駅から距離がある場合、参加者の利便性を考えると貸し会議室の方が圧倒的に利便性が高いです。

2. 用途に応じたキャパシティ調整が可能

参加者数や目的に合わせて、最適な広さの部屋を選択できます。

自社の会議室では実現困難な規模の会議やイベントも、貸し会議室なら対応することができます。

3. 設備・サービスの充実度

必要な設備やサービスが充実している点も大きな魅力です。

標準的な設備・備品

レイアウト対応

付帯サービス

これらを個別に手配する手間とコストを考えると、貸し会議室の利用は非常に効率的と言えます。

貸し会議室の様々な活用方法

ここからは、貸し会議室の様々な利用用途についてご紹介します。

会議室の活用方法（ビジネス）

会議

定例会議などの社内ミーティングから取引先との商談やプレゼンの場として利用可能です。

オフィスに会議をする十分なスペースがない場合や、商談を成功させるために立地や景観のいい会議室を利用してみるのもおすすめです。

セミナー・研修

新入社員研修や会社のイベント、講演会に最適です。

開催する際には収容可能人数や立地、設備もチェックするようにしましょう。

面接・試験

採用面接や資格試験の試験会場として利用できます。

終日貸し切りで利用できる会議室などもあるため、大人数での面接や試験会場としても利便性が高いです。

株主総会・役員会議

セキュリティの高いネットワークや防音設備に特化した会議室もあるため、重要な打ち合わせやプライバシーを重視したい会議にも最適です。

展示会

ファッション業界などではシーズンごとに服の展示会などに会議室を利用することも増えています。

アイドルなど芸能業界のイベント

アイドルの握手会やチェキ会の会場として会議室を利用することもできます。

参加者のターゲットにあったエリアで会場選定すると集客増加も期待できるでしょう。

会議室の活用方法（ビジネス以外の用途）

習い事・教室

編み物教室やヨガ教室などの用途でも利用することが可能です。

個展・展覧会

アート展示などの用途としても最適です。

会場の広さや会議室の雰囲気も展示物のテーマや収容人数に合わせて柔軟に選定することができます。

映画観賞会

会議室によっては大きなプロジェクターを完備している施設も多くあり、大画面で映画鑑賞することが可能です。

防音設備も兼ね備えているので周囲の環境を気にすることなく楽しむことができます。

ハッカソン・開発合宿

貸し会議室は高性能なプロジェクターや安定したネットワーク環境が備えられている施設が多いため、ハッカソンなどのIT業界のイベントにも重宝されます。

24時間利用可能な会場などもあるため、短期集中の開発プロジェクトなどには最適です。

失敗しない！会議室を選ぶ前にチェックすべき基準3つ

会議室選びで失敗しないためには、以下の3つの基準を意識しましょう。

1. アクセス・立地条件

参加者の利便性を意識しましょう

立地条件は会議やセミナーの成功を大きく左右します。どんなに素晴らしい内容を準備していても、利便性が悪いと参加者の満足度低下につながります。

2. 設備・機能面

会議の目的や規模に適した機能が揃っているかを必ず確認しましょう。

設備不足は当日の進行に深刻な影響を与えます。事前の確認を怠らないようにしてください。

3. 周辺環境

目的やターゲット層に応じて周辺の環境も配慮しておきましょう。

見落としがちですが、周辺環境は参加者の集中度や満足度に大きな影響を与えます。

貸し会議室運営者に聞く！注目される設備や選定ポイント

実際に弊社の掲載施設さまから聞いた需要の高い設備や要素について紹介します。

ラウンジ・ホワイエスペース

ラウンジやホワイエスペースが充実していることは、イベントの質を大きく向上させる要素として、多くの利用者が重要視するポイントです。

セミナーや講演会の休憩時間には、参加者同士の交流の場として活用できるほか、懇親会前のウェルカムドリンクの提供場所としても重宝します。こうしたスペースがあることで、イベント全体の流れがスムーズになり、参加者にとってより充実した体験を提供することができます。

窓の有無

自然光が差し込む開放的な空間や、眺めの良い会議室を求める利用者は多くいます。

非日常的な景色や高層階からの眺望は、重要なクライアントとの商談や長時間のミーティングにおいて、企業のブランディングの向上や参加者のモチベーション維持に効果的です。

お手洗いの数

意外と見落とされがちなのが、お手洗いの数です。特に大規模イベントでは十分な数を確保することや、女性参加者が多い場合は男女比に配慮した設備が求められます。さらに、清潔で快適なお手洗いは参加者の満足度向上にもつながるので、確認することをお勧めします。

深夜早朝利用への対応

海外とのオンライン会議は時差の影響で深夜や早朝に開催されることがあり、24時間利用可能な施設へのニーズが高まっています。

ぜひこれらのポイントも併せて施設選びの参考にしてみてください。

会議室選びは「会議室.COM」をご利用ください！

今回ご紹介した様々な利用用途や目的に応じて最適な貸し会議室をお探しの方、複数の施設を比較検討されたい方は、ぜひ弊社が運営する「会議室.COM」をご活用ください。

会議室.COMではあらゆるシーンに対応した理想的な会議室を多数掲載しており、具体的な目的やエリア、必要な設備などから最適な施設をご紹介します。

会議やイベントやを成功に導くために、ぜひ会議室.COMもあわせてご利用ください！

まとめ

いかがでしたか？貸し会議室の用途は、従来の企業会議という枠組みを大きく超えて様々な場面で活用されており、今後もさらに拡大していくことが予想されます。

貸し会議室を利用を検討される皆様にとって重要なのは、単に場所を借りるというだけでなく、会議やイベントの目的達成と参加者満足度向上を実現するために立地、設備、サービスなどを総合的に評価し、参加者にとって価値ある体験を提供できる最適な会議室を選定することが成功の鍵となります。

会議やイベントを開催の際は、ぜひ選択肢として貸し会議室の利用を検討してみてはいかがでしょうか。最後までご覧いただきありがとうございました！