議事録といえば会議の内容を文字にするだけと思われるかもしれませんが、誰が見てもわかるように簡潔にまとめる必要があります。
議事録作成係に任命されたものの、メモがうまく取れない、どのような書式の議事録を作成すれば良いのかわからない、と悩む人は少なくありません。
しかし、構成や書き方のちょっとしたコツさえつかめば、誰でも適切な議事録を作成できるようになります。見やすい議事録を作成するためのポイントをご紹介しましょう。
議事録といえば会議の内容を文字にするだけと思われるかもしれませんが、誰が見てもわかるように簡潔にまとめる必要があります。
議事録作成係に任命されたものの、メモがうまく取れない、どのような書式の議事録を作成すれば良いのかわからない、と悩む人は少なくありません。
しかし、構成や書き方のちょっとしたコツさえつかめば、誰でも適切な議事録を作成できるようになります。見やすい議事録を作成するためのポイントをご紹介しましょう。
適切な議事録を作るためには、まず会議の目的を理解し、それに適した書式・構成を考える「事前準備」が重要になります。
よい議事録とは、基本的に次の3点が守られていることです。
・会議の結論が明確に記載されている
・誰が読んでもわかりやすい内容である
・決定に至った理由と、その経緯が要領よくまとめられている
上記の点をクリアするためには、会議中のメモの取り方がポイントとなってきます。しかしメモの取り方によっては、あとからまとめるのが大変になることも。議事録を作る際にスムーズにできるよう、会議中のメモの取り方についてのポイントを押さえておきましょう。
わかりやすく簡潔に内容を把握できる議事録を作成するには、どのようなフォーマットが適しているのでしょうか。多種多様な様式がありますが、議事録に必ず入れておきたい項目は、ほぼ決まって次のような内容になっています。
・会議の名称、日時と開催場所、参加者、作成担当者、議題などの基本項目
・会議における決定事項
・決定に至った理由、今後の課題や新たな提案など
・今後やるべきこと(To Do)
・次回の会議がわかっていれば、開催日時や議題名
上記のように決定事項から経緯、今後の予定という順で作成します。
また、決議が目的の会議の場合、議事録には決定事項のみを記載するのが一般的ですが、決定理由について「おもな反対意見や賛成意見」などがあれば盛り込み、その経緯を簡潔にまとめるのもいいでしょう。
アイデアを出し合う会議の場合には、誰がどんな発言をしたのかが重要となります。発言の主語と内容のメモはしっかりしておき、簡潔にまとめて議事録に記載しましょう。
こうしたポイントを押さえることで、より内容の濃い議事録を作成できますよ。
企業によっては、事前にいくつかフォーマットが準備されていることもあるようです。しかしフォーマットがなく一から自分で作成しなければならない場合、以下のような書式を参考にしてみてください。
●作成日:2018年6月15日 ●会議名:新商品○○販売計画 ●日時:2018年6月15日(月)9時~11時 ●場所:当社会議室 ●出席者:△社 A部長、B次長、 当社 D部長、E、F、G(議事録作成者) ●議題:新商品○○の販売展開プランについて ●参考資料:資料1 ●決定事項: 1.販売開始1か月間は△社関連店舗の目立つブースに商品を展示してもらう。 2.上記期間中、当社の製品購入者様には、○○新商品のサンプルを配布してもらう。 ●内容:(決定に至った経緯や発言者名、今回の決定にあたりこれから準備しておく事柄など) ●保留・検討事項:(今後の課題や新たな提案など) ●次回会議予定:(決まっていれば記載)
●第25回定時株主総会議事録 ●令和2年1月19日(日曜日)午前10時、当社本店会議室において、第25回定時株主総会を開催した 株主の総数 ○名 発行済株式総数 ○○株 議決権を行使できる株主数 ○○名 その議決権の数 ○○個 出席株主数(委任状による者を含む) ○○名 その議決権の数 ○○個 議長:代表取締役 ○○○○ 出席役員:取締役 ○○○○ 取締役 ○○○○ 上記のとおり株主の出席があったので、本株主総会は適法に成立した旨を述べて、開会を宣し議事に入った 1.決議事項 第1号議案 第○○期決算報告書の承認に関する件 ○○~~△△ 第2号議案 取締役および会計参与の任期満了に伴う改選に関する件 ○○~~△△ 第3号議案 退任取締役に対し退職慰労金贈呈の件 ○○~~△△ 以上をもって本総会における報告および全議案の審議を終了したので、議長は午前○時○○分閉会した。 上記議事の経過の要領およびその結果を明確にするため本議事録を作成し、議長および出席取締役および出席会計参与が次に記名押印する。 令和2年1月22日 ○○○○株式会社第○○回株主総会 議長・議事録作成者 代表取締役 ○○○○印 取締役 ○○○○印 取締役 ○○○○印 会計参与税理士法人 ○○○○印
件名:新商品○○販売予定日延期についてのお知らせ 関係者各位 お疲れ様です。営業部の○○です。1月20日におこなわれた会議の議事録が完成しましたので、メールにて送付させていただきます。 なお、会議の概要については次のとおりです。 (議題) 新商品○○の販売予定日について (決定事項) 新商品○○の販売予定日を3か月延期とする (理由) 一部部品の納入遅延のため (今後の予定) 1か月後に納入状況を確認し、再度会議を開催予定 (添付資料) 1月20日「新商品○○の販売予定日について」会議議事録(Word文書) 詳しくは、添付の議事録にて内容をご確認ください。よろしくお願いいたします。 営業部 ○○ 内線 ×××
議事録を見たことはあるけど作成したことはないという人は多いと思います。しかし、いつもはただ参加しているだけの会議も、議事録を作る立場になれば仕事内容についてより理解が深まるというメリットがあるのです。
わかりやすい議事録を作成することは、きっと自分自身の成長や評価にもつながるはずです。常日頃からメモを取るくせをつけ、要点を押さえてまとめる力を身につけておきましょう。