ペーパーレス会議のメリット・デメリット!あったら便利のツールもご紹介

ペーパーレス会議のメリット・デメリット!あったら便利のツールもご紹介

紙資料で会議をすると紙代やコピー代のほか、人数分の資料を準備する手間も時間もかかってしまいます。頻繁に会議をおこなう企業や参加人数が多い場合は、コストも手間もその分比例して増えることになりますね。

そこで、今回ご紹介するのは「ペーパーレス会議」。
ペーパーレスとはその名のとおり、紙を使用しないということです。身近なものでいえば、電子書籍や切符を使わないICカードもペーパーレスの一つですね。会議で必要な資料は、すべて電子化してPCやタブレットなどで閲覧するため、紙代やコピー代などのコストカットになるのはもちろん、資料を印刷したり並べて綴じたりする時間の節約にもつながります。近年では、大手企業のほか官公庁や大学などでもペーパーレス会議の導入が普及してきており、コスト削減効果を実感したという声や、業務負担が軽減したという声も多いようです。

とはいえ、慣れている紙資料からペーパーレスに切り替えるとなると、それなりの知識と事前準備が必要。ここでは、ペーパーレス会議のメリット・デメリットや、実際のサービス内容についてもいくつか紹介します。

目次

ペーパーレス会議のメリット・デメリット

会議というと参加者全員が会議室などに集合しておこなうのが一般的ですが、Web会議は離れた場所にいながらでも会議に参加できるシステムです。一般的なWeb会議システムはクラウドサービスとなっており、必要なものはパソコンやスマホなどのデバイスとネット環境だけ。場所にとらわれず、映像や音声、必要な資料なども共有できるため、近年はWeb会議システムを取り入れる企業が増えています。また、在宅で働くテレワークや、カスタマーサポートなどにも適しているシステムといえるでしょう。

メリット
コスト削減
ペーパーレス会議の大きなメリットの1つとして、コストの削減が挙げられます。会議の回数や規模にもよりますが、たとえば、20人程度参加の会議を週に1回年間52回おこなったとして、使用する紙の量は約62万枚、その費用は370万円以上にものぼるというデータもあります。(NTTテクノクロス株式会社調べ)
保管場所に困らない
紙資料では、会議終了後の処理にもひと手間かかります。破棄する際はシュレッダーにかける必要がありますし、保管が必要な書類では、数が多くなってくると保管場所にも一苦労です。
ペーパーレス会議にした場合、これらの問題はすべて解決します。後から必要な資料を探す際も、紙資料だとわざわざ保管庫に出向いて持ち出さなければなりませんが、データーファイルだと検索をかければスムーズに見つけることができて便利です。
作業効率のアップ
紙資料の場合、修正や変更があった場合は、新たに作り直してコピー・製本をやり直す必要があります。そのため、詳細が決定してからでないと作成できないというデメリットがあります。しかし、ペーパーレス会議では、変更があれば都度データ修正を加えるだけで済むので、事前準備にも余裕ができて作業効率もアップします。
資料の共有・同期ができる
資料にメモ書きを残したり、重要事項にチェックを入れたりする作業は会議につきものです。紙資料ではこれらを各人でおこなわなければいけませんが、ペーパーレス会議では全員で簡単に共有できるので便利です。
セキュリティー面の強化
デジタル化するとセキュリティー面が心配との声もありますが、実は紙資料よりも、電子化したデータの方が安心な面もあります。紙資料は保管場所によっては誰でも見ることができ、ときに紛失や盗難によって情報漏洩の恐れもあります。ペーパーレス会議に使用するシステムは、IPアドレスによる接続制限やパスワードの設定、資料保存の暗号化などセキュリティー設計にも配慮されているため、安心して使うことができます。
デメリット
慣れるのに時間が必要
ITに不慣れな人にとっては慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。そのためペーパーレス会議に切り替える際は、事前に十分レクチャーする時間をとることも必要です。また、いきなりすべての資料をデータ化するのではなく、最初は紙資料とペーパーレスを併用するのも一つの方法です。この資料は紙、この資料はデータという具合に分けて準備し、徐々に使い方を覚えていくとよいかもしれません。
使用デバイスによっては見づらい
大きさが統一された紙資料とは違い、ペーパーレス会議の場合は使用するデバイスによって画面のサイズが異なります。PCやタブレットでは問題なく見られる資料も、スマートフォンでは画面が小さく見づらくなってしまいます。
インターネット環境が必須となることも
ペーパーレス会議で使用するシステムは、インターネットに接続できる環境が前提となることがほとんどです。たとえばWi-Fiの調子が悪いなど、何らかの理由でインターネット環境が整っていない場合は、会議がスムーズに進行しない場合もあります。
導入システムによってはまとまった費用が必要
ペーパーレス会議のシステムは一般的にクラウド型とサーバー型の2種類あり、自社にサーバーを設置する(またはレンタル)サーバー型の場合、初期費用を含めるとかなりまとまった金額の費用が必要となります。
サーバー型システムは、おもに外部ネットワークの使用が禁止されている企業や、拠点数がかなり多い、また社内ネットワークで使用したい場合に導入するケースが多いようです。

ペーパーレス会議におすすめのツール3選

MeetingPlaza
NTTグループ提供のペーパーレス会議システムで、アプリなどのインストールは不要。メール機能やQRコード機能を利用して、誰でもすぐ会議への参加が可能です。
会議参加の際パスワードを設定したり、IPアドレス制限を設けたりするなどセキュリティー体制も万全です。
プレゼンターと参加者の画面を同期する機能つきで、同期を外せば個人で自由に見たいページを見ることもできます。画面は紙資料のような感覚でページをスワイプすることができますし、個人的にメモを残す、また全員で共有できる付箋機能や共有メモ機能もついています。会議終了後はデータが端末に残らない仕組みなので、大切な情報が漏れるのを防止してくれます。
クラウド型
初期費用:50,000円
月額利用料:40,000円/20接続(最大100接続まで20,000円/10接続での追加可能、年払いで月額基本料15%割引あり)
サーバー型
基本ソフトウェアライセンス料:900,000円
接続ライセンス料:10,000円/端末(同時接続)
moreNOTE
会議資料はブラウザからアップロードして、専用の国内サーバーでデータを一括管理します。フォルダビューのほかカレンダービューでの表示が可能なので、数ある会議の中からお目当てをさっと見つけられて管理しやすいのも特徴。会議の内容は同期が可能で、一時的に同期を外せば見たい資料を見たり個人でメモ書きしたりすることもできます。
また、iOSでは2画面表示ができるので、資料を見比べたいときなどに便利です。
コストカットできた紙の枚数など、moreNOTEの使用データからペーパーレス効果を算出してくれる機能つきで、実際の節約効果をひと目で確認することができます。IPアクセス制限やコンテンツの暗号化、資料の公開期間・権限の設定などセキュリティー体制も万全。また困ったときは、管理者だけではなくユーザーからの問い合わせにも対応してくれる有人コールセンターが設置されているため、操作に不慣れな人でも安心して使うことができます。
クラウド型
初期費用:36,000円
月額利用料:ライセンス費用1,200円/ID(31ID以降は600円/ID)ディスク費用1,200円/GB
(サーバー型は別途見積もりのため資料請求にて要確認)
MetaMoji Share for Business
発表者機能により、権限者の操作は全員の画面に共有されます。注目箇所にポインターをあてたりマーカーを引いたり、メモ書き機能もついていて、これらはすべて参加者全員のデバイスにリアルタイムで反映されます。文字・音声・画像・映像などを一つの資料にすべてパッケージできるので、議事録としても使うことが可能。通信や保存データはSSLに暗号化されるため、セキュアな通信で安心して使用することができます。
使用できるデバイスもマルチに対応しておりAndroidやiOS、WindowsのタブレットもOKで多くのユーザーが利用しやすいシステムです。
クラウド型
初期費用:500,000円
利用料:20ライセンス100,000円/年(追加10ライセンス50,000円/年)
(サーバー型は別途見積もりのため資料請求にて要確認)

まとめ

時間の浪費やコストカットの実現だけではなく、紙資料よりもずっと効率がよいペーパーレス会議。デジタル化といっても、紙の良いところをうまく取り入れた機能も多く備わっているので、慣れてしまえば誰でもストレスなく使えるでしょう。

各メーカーによって独自のサービスがあるため、会社の規模や使用頻度などを考慮し、良さそうなシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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