テレワークにおける社内運用ルールについて成功のポイントを解説!

テレワークにおける社内運用ルールについて成功のポイントを解説!

テレワークは企業側にも働き手にもメリットがあるため、導入する会社がずいぶん増えてきたようです。テレワークといえば「柔軟性のある働き方」に魅力を感じる人が多いですが、きちんと対策を講じないと企業にとっても働き手にとっても不利益になる可能性があります。

テレワークを成功させるにはどうすればよいか、ここでは社内の運用ルール作成のポイントについて解説します。

目次
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ルール作成の事前準備

ルールやガイドラインを作成する前に、まずテレワークについての認識を社員間で共有しておく必要があります。テレワークを導入する目的を明確にすることで、ルールについてもスムーズに理解することができるでしょう。

テレワークの目的の明文化
最初に「なぜテレワークを導入するのか」について、社員全員に明確に伝えることが大切です。テレワークに対する個々のとらえ方は、みんなが同じとは限りません。テレワークの目的を明文化しないまま、なんとなく導入すると、とらえ方の違いによる温度差から生産性が下がってしまう可能性があります。
テレワークを導入する企業の多くは、チームや企業における成果の最大化を目的としています。テレワークの導入にあたっては、従来の働き方と比べ、より生産性を高めるための取り組みであることを社員にも認識してもらうことが大切です。
対象となる業務やテレワークの方法
物理的な観点や業務内容によっては、テレワークが不可能なこともあります。どのような業務をテレワークに移行させるのか、また在宅かサテライトオフィスでの勤務かなど、テレワークの方法についても協議が必要でしょう。

テレワークにおけるルールの必要性

テレワークにはメリットがある反面、従来の働き方に大きな変化を与えることなので、企業と労働者の双方が不安を抱えることも少なくありません。

企業・労働者の不安を解消
厚生労働省がおこなった「平成27年JILPT情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査」によると、テレワーク導入による不安要素について次のような結果となりました。
【企業側の不安】
・労働時間の管理が難しい
・進捗状況などの管理が難しい
・コミュニケーションのとり方が難しい
・評価が難しい
・安全衛生管理が難しい
・労災認定があいまいである
【労働者側の不安】
・オンとオフの切り替えが難しい
・長時間労働にならないか
・コミュニケーションがとりづらい
・正しく評価してもらえるか
・共有情報へのアクセス制限
・成果がだせるのか不安
・孤独感や疎外感を感じる
テレワークの導入について、企業側では労働者の勤怠管理や業務指示に関する不安が大きく、労働者側では企業の評価体制やコミュニケーション面で不安を感じる人が多いようです。
双方の不安を解消するため、テレワーク導入にあたってはルールの施策が必須といえます。

テレワーク導入に係る運用ルールについて

社内規定に盛り込むべき主な項目については、次のようなものが挙げられます。

勤務場所
テレワークの場合、勤務場所は主に次の3つに分けられます。
・在宅勤務
・サテライトオフィス勤務
・モバイル勤務
自宅で業務をおこなう在宅勤務のほか、会社が準備したサテライトオフィス、自由に働き場所を選択できるモバイル勤務などがあります。企業や労働者それぞれの状況にマッチした勤務場所を定めることになるでしょう。
労働時間
企業は、テレワークで働く社員の労働時間について適切に把握しなければなりません。PCの使用時間を記録したり、ICTツールを活用した出退勤管理など、状況に応じた措置を講じる必要があるでしょう。
また、私用により業務から外れる中抜け時間やフレックスタイム制、事業場外みなし労働時間制についての取り決めも必要となります。
時間外・休日労働
出社をしないテレワークでも、実労働時間が法定労働時間を超過したり、休日に仕事をすることがあるでしょう。この場合は労働者からの届け出により、企業は割増賃金を支払う必要があります。
長時間労働対策
テレワークのメリットとして、業務効率化にともなう時間外労働の削減が挙げられます。しかしその一方で、テレワークは管理者の目が届かないため、長時間労働を招いてしまいがちだという懸念もあります。
テレワークにおける長時間労働の防止策としては、次のようなものが挙げられます。
・メールの送付規制
・システムへのアクセス制限
・時間外・休日・深夜労働についての規制
・長時間労働等についての注意喚起
労働時間外であっても、仕事のメールを受信すれば気になってしまう人は多いのではないでしょうか。長時間労働を抑制するには、メールの送受信ができる時間帯を制限したり、システムへのアクセス可能な時間設定をしたりすることが望ましいでしょう。
時間外や休日・深夜の労働についても、テレワークの趣旨を理解してもらったうえで規定を設ける必要があります。実際に長時間労働をしている社員には注意喚起をおこなったり、自動警告機能つきの労務管理システムの利用などが推奨されることもあるでしょう。
業務に関する費用負担
自宅で作業をする場合、インターネット回線や携帯電話の通信費、冷暖房をはじめとする光熱費など、その他業務関連費用の負担割合についての取り決めが必要となります。
休憩時間
企業は通常、社員に対し休憩時間を一斉付与することが義務づけられています。テレワークについても同様ですが、労使協定を締結すればその限りではありません。
健康管理
テレワークにおいても、過重労働対策やメンタルヘルス対策について留意が必要です。健康診断の受診、ストレスチェックを実施するなど、テレワークで働く社員の健康管理措置について規定を設けましょう。
作業環境整備
作業場所が、企業側が設けたサテライトオフィスではなく自宅といった場合も多いでしょう。この場合、事務所衛生基準規則などに定める基準と同等の環境となるように、企業側は労働者に助言することが望まれます。
たとえば、作業机の明るさは照度300ルクス以上、椅子は安定感があり移動が容易で背もたれがついている、部屋の室温は17~28℃、相対湿度は40~70%となるよう努めるなどが挙げられます。
労働災害補償
社員が、労働時間内や通勤途中に起こった出来事に起因したケガや病気、障害を負った場合、企業側は労災保険による補償をおこないます。テレワークで働く社員も同様に、労災保険給付の対象となります。ただし自宅を作業場としている場合、自宅で起こった事故でも、業務以外の私的行為による事故だと労災の対象にはなりません。
在宅勤務のテレワーカーはこのことについての理解が不足していることもあるため、企業側も留意しておく必要があります。
詳しくは厚生労働省による「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を参照してください。

まとめ

テレワークについて労使間で共通の認識をもたないまま導入すると、チームとしての統一感がなくなってしまう可能性があります。テレワークへとスムーズに移行するには、導入する目的を明文化したうえで、より効率よく安全に働くことができるよう運用ルールやガイドラインを設けることが大切といえるでしょう。

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