Web会議を導入したい！8つのメリットとデメリット

近年働き方改革の影響もあり、通常の会議をWeb会議に切り替える企業も増えてきたようです。とはいうもののまだまだ導入していない企業も多く、Web会議やテレビ会議を取り入れている企業は、全体の約半分以下とされています。

この背景には「Web会議におけるメリットとデメリット」について、いまひとつ把握しきれていないことも挙げられるでしょう。
今回はWeb会議導入のメリットとデメリットについて、またWeb会議システムの種類について詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてください。

Web会議のメリット8つ

まずはWeb会議システムのメリットについて、順にみていきましょう。

メリットその1：時間の無駄が省ける

会議をおこなう際、通常であれば決められた場所（会議室など）に足を運ぶ必要があります。会議場所は社内でおこなうこともあれば、外部でおこなう場合もあるでしょう。

しかし、Web会議はPCやスマートフォン、そしてネット環境があればどこでも参加できるため、会場へ出向く時間を削減することができます。

メリットその2：場所を選ばず会議ができる

会社の会議室を使う、もしくは外部の貸し会議室をレンタルするなど、会議に不可欠なのが「場所の確保」です。会議の規模や参加人数に応じた会場を手配する必要があり、主催者にとっては少し面倒な作業かもしれません。

対してWeb会議の大きなメリットのひとつが、「場所を選ばない」ことです。会社の会議室が埋まっている、貸し会議室が手配できないといった悩みも、Web会議システムを導入すればすべて解決できるでしょう。

メリットその3：資料作成の手間が省ける

従来であれば、会議開催となるとさまざまな準備が必要です。当日に使う資料を人数分コピーするなど、時間もかかる上に紙代やコピー代などの費用もかさんでしまいます。Web会議システムでは、PC内のファイルや画像などを共有できる機能があるため、ペーパーレス化にも一役買ってくれるでしょう。

メリットその4：コストカットの実現

従来の会議だと、メリット3で述べた紙代やコピー代のほか、現地に足を運ぶための交通費や、会場を借りるためのレンタル代がかかります。Web会議ではこれらが不要となり、会議の規模によっては大幅なコストカットにつながります。

メリットその5：発言がしやすい

対面でおこなう会議では席次もありますし、自身の立場によっては発言しづらいこともあって「会議は苦手」という人も多いでしょう。その点、Web会議だとフラットな雰囲気になりやすく、従来の会議と比べて発言しやすいと感じる人もいるようです。

メリットその6：社内コミュニケーションの活性化

Web会議は、時間とネット環境さえ確保できればどこでも会議を開始することができます。そのため、日ごろは顔を合わせる機会が少ない社員同士でも、Web会議を通してコミュニケーションを図ることが可能となります。

メリットその7：業務の効率・生産性の向上

会議場所への移動や資料作成の手間が省けるということは、その分の時間を有意義に使うことができるということです。Web会議にすることで無駄がなくなり、業務の効率や生産性の向上へとつながるでしょう。

メリットその8：意思決定のスピードアップ

会議を生産性のあるものにするには、スピーディーな対応が重要です。通常の会議だと、メンバーが揃わないなど、スムーズに会議を開始することができない場合もあるでしょう。

Web会議ならその場にいなくても参加できるため、意思決定のスピードが上がります。

Web会議のデメリット3つ

多くのメリットがあるWeb会議ですが、いくつかデメリットもあります。

デメリットその1：リアリティーに欠ける

対面で意見交換するわけではないため、通常の会議よりも臨場感に欠けることが挙げられます。また、誰に対して話しかけているのかわかりづらいという難点も。
対面ではないから発言しやすいと感じる人がいる一方で、逆に発言しづらいと感じる人もいるようです。

デメリットその2：通信環境に左右される

環境によっては通信が不安定で、画面が乱れたり会話が途切れたりすることがあります。参加人数が多ければ多いほど通信障害のリスクは高くなるため、会議の規模によっては不向きになる可能性もあるでしょう。

デメリットその3：初期費用がかかる場合も

一般的なWeb会議システムはクラウド型で、基本プランが無料のものや、必要に応じてシステム課金していくものが多いようです。セキュリティ面が心配、会議の開催拠点が多いなどの場合はまとまった初期費用が必要となるケースもあります。

Web会議のサーバー型とASP型（クラウド型）とは？

Web会議システムは「サーバー型」と「ASP型」の2種類があります。サーバー型は、専用のサーバーを購入しなければならないため初期費用がかかりますが、自社サーバーなので、月々の利用料は必要ありません。
また専用のサーバーを使用するため、回線が混雑していても安定したWeb会議ができ、セキュリティ面でも安心して利用することができます。

一方ASP型は、システムを提供する企業からサーバーやサービスをレンタルして使用します。自社サーバーは必要ないため初期費用はほぼかからず、月々の使用料（契約料）を支払うだけで利用が可能です。ただし、安定性やセキュリティといった面ではサーバー型よりも劣るため、信頼のおけるシステム提供会社と契約すべきでしょう。

サーバー型とASP型、それぞれにおけるメリットとデメリットについては次のとおりです。

まとめ

従来の会議に慣れてしまうと、「Web会議なんて面倒だ」と感じるかもしれません。確かにデメリットもありますが、デメリットを上回るメリットも多くあるため、会議の生産性を上げたいなら検討してみる価値はありそうです。

気になる費用面についても、ASP型のWeb会議システムなら無料で試せるものがいくつかあります。雰囲気や使い方を知りたいなら、まずは少人数から、お試しで始めてみるとよいかもしれません。
また、セキュリティ面や安定性を重視するなら、サーバー型がおすすめです。こちらはまとまった初期費用がかかるため、会議の規模や参加人数など考慮し検討してみるのがよいでしょう。