Web会議を導入したい！8つのメリットとデメリット

メリット・デメリット一覧

まずはWeb会議のメリットとデメリットを一覧で確認しましょう。

Web会議のメリット9つ

まずはWeb会議システムのメリットについて、順にみていきましょう。

メリット1：移動時間・交通費を大幅に削減できる

従来の会議では、参加者全員が指定の場所に集まる必要があるため、移動時間と交通費が発生します。
遠方のクライアントや支社との会議では、往復に丸一日を費やすことも珍しくありません。
Web会議ならインターネット環境さえあればどこからでも参加でき、移動にかかるコストと時間を一気に削減できます。削減した時間を本来の業務に充てることで、生産性の向上も期待できます。

メリット2：場所を選ばずに会議が開催できる

Web会議の最大のメリットのひとつが「場所の自由度」です。会議室の空き状況に左右されず、自宅・カフェ・外出先など、ネット環境があればどこからでも参加可能です。会議室のダブルブッキングや空き待ちといったストレスも解消されます。また、参加人数の制限も緩やかで、大規模なオールハンズミーティングなども柔軟に開催できます。

メリット3：資料準備が効率化・ペーパーレス化を推進できる

従来の会議では参加者分の資料を印刷・配布する手間と費用がかかります。Web会議では画面共有機能を使ってリアルタイムに資料を表示できるため、印刷作業が不要になります。ペーパーレス化により紙代・インク代が削減できるほか、資料の置き忘れや紛失による情報漏洩リスクも低減されます。さらにデジタルデータはその場で保存・共有できるため、会議後の情報共有もスムーズです。

メリット4：会議に関わるコスト全般を削減できる

移動費・資料印刷費・会場レンタル費など、従来の会議には多くのコストが伴います。Web会議システムを導入すれば、これらのコストを大幅に圧縮できます。
特にクラウド型のWeb会議システムは初期費用が少なく、月額利用料だけで運用できるものも多く、中小企業でも導入しやすい点が魅力です。長期的に見ると、システム利用料を差し引いてもコスト削減効果が大きく出るケースがほとんどです。

メリット5：発言しやすいフラットな雰囲気が生まれる

対面会議では席次や役職による心理的プレッシャーが発言を妨げることがあります。Web会議では画面上での参加となるため、物理的な上下関係が薄れ、フラットな雰囲気のなかで発言しやすくなる傾向があります。特に若手社員や普段発言が少ない社員からも積極的な意見が出やすくなり、会議の質の向上につながるというデータもあります。

メリット6：社内コミュニケーションが活性化する

拠点が分散している企業や、リモートワーク中の社員が多い組織では、顔を合わせる機会が自然と減ってしまいます。Web会議を活用すれば、朝礼・1on1・チームミーティングなどをオンラインで気軽に開催でき、社員間のコミュニケーション不足を補うことができます。コクヨマーケティングの調査でも、Web会議の定期的な実施が社内コミュニケーションの活性化に貢献することが示されています。

メリット7：業務効率と生産性を向上させる

移動時間の削減・ペーパーレス化・迅速なスケジュール調整など、Web会議がもたらす各種メリットが積み重なることで、トータルの業務効率が大きく向上します。また、Web会議ツールの多くには録画機能・チャット機能・ホワイトボード機能などが搭載されており、会議の内容をそのまま記録・共有できるため、議事録作成の手間も省けます。

メリット8：意思決定のスピードが大幅に上がる

ビジネスの現場ではスピーディーな判断が競争力に直結します。キーパーソンが外出中・出張中であっても、Web会議ならその場から即座に参加してもらうことができます。これにより「決裁者が不在で会議が止まる」「後日改めて確認する」といったタイムロスが発生しにくくなり、意思決定のリードタイムを大幅に短縮できます。

メリット9：多様な働き方とBCP対策に貢献する

Web会議は、テレワーク・育児・介護中の社員など、さまざまな事情を抱えた人材が活躍できる環境づくりを後押しします。また、災害・感染症などの緊急事態においても、Web会議が浸透していれば業務を止めることなく継続できます。実際にコロナ禍では、Web会議が事業継続計画（BCP）の要として機能した企業が数多くありました。日頃からWeb会議に慣れておくことが、有事の際の対応力強化にもつながります。

Web会議のデメリット3つ

メリットの多いWeb会議ですが、導入前にデメリットも正しく把握しておくことが重要です。適切な対策を取ることで、デメリットの多くはカバーできます。

デメリット1：通信環境によって品質が左右される

インターネット回線が不安定な場合、映像や音声が途切れたり乱れたりすることがあります。参加人数が多いほど通信への負荷が高くなるため、大規模な会議では特に注意が必要です。【対策】重要な会議の前には接続テストを実施し、できるだけ有線LAN接続や高速Wi-Fiを使用するようにしましょう。また、音声を優先するモードや、低帯域でも安定するシステムを選ぶことも有効です。

デメリット2：表情・雰囲気が読み取りにくい

画面越しのコミュニケーションでは、参加者の微妙な表情変化やボディランゲージが伝わりにくく、臨場感に欠けることがあります。誰に向けた発言かわかりにくい場面も生じます。そのため、人事面談や感情的な配慮が必要な場面では、対面会議の方が適している場合もあります。【対策】カメラをオンにする、発言時に相手の名前を呼ぶ、うなずきなどのリアクションを意識的に行うことで、コミュニケーションの質を高めることができます。

デメリット3：導入・運用に一定のコストがかかる場合がある

クラウド型のWeb会議システムは無料プランや低コストで始められるものが多い一方、セキュリティを重視したオンプレミス型はまとまった初期費用が必要です。また、カメラ・マイク・スピーカーなどの周辺機器の整備も必要になります。【対策】まずは小規模な無料トライアルから始め、自社のニーズと予算に合ったシステムを選定しましょう。クラウド型なら保守・メンテナンスをベンダーに任せられるため、運用コストも抑えられます。

Web会議システムの種類：クラウド型とオンプレミス型

Web会議システムは大きく「クラウド（ASP）型」と「オンプレミス（サーバー）型」の2種類に分類されます。それぞれの特徴を理解して、自社に合った方を選ぶことが重要です。

クラウド（ASP）型

外部のサーバーを利用するため、自社でサーバーを用意する必要がありません。初期費用がほぼかからず、月額利用料のみで使い始められるため、中小企業や初めて導入する企業にとって最もハードルの低い選択肢です。
ベンダー側でメンテナンスが行われるため、社内のIT担当者の負担も最小限で済みます。ただし、外部ネットワークを使用するためセキュリティ面では注意が必要です。Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなどが代表的なツールです。

オンプレミス（サーバー）型

自社内にサーバーを設置して運用するタイプです。
外部ネットワークを使用しないため、セキュリティ性が高く、機密情報を扱う会議でも安心して利用できます。
また、自社のニーズに合わせてカスタマイズがしやすい点もメリットです。一方で、初期費用やサーバーの保守費用がかかること、導入・構築に時間を要することがデメリットです。金融機関や官公庁など、高いセキュリティ要件が求められる組織に向いています。

スムーズな導入のための4つのポイント

Web会議を効果的に活用するためには、適切な準備と運用ルールの整備が欠かせません。以下の4点を押さえておきましょう。

① 通信環境を事前に整備する
Web会議の品質を左右する最大の要素が通信環境です。参加者全員のカメラ・マイク・スピーカーの動作確認を行い、可能であれば有線LAN接続を推奨しましょう。重要な会議の前には必ず接続テストを実施することを習慣化することが大切です。

② 自社に合ったシステムを選定する
参加人数・セキュリティ要件・予算・利用シーンに合わせて最適なシステムを選びましょう。
まずは無料プランでお試しし、実際の使い勝手を確認してから本格導入するのがおすすめです。Zoom・Teams・Google Meet・Webexなど主要ツールはいずれも無料トライアルが用意されています。

③ 会議のルールとマナーを整備する
Web会議は対面会議と勝手が異なるため、事前にルールを定めておくことが会議の生産性を高めます。
「発言しないときはミュートにする」「カメラはオンを基本とする」「資料は事前に共有する」「進行役を決める」などのルールを組織全体で共有しましょう。

④ 周辺機器の整備を忘れずに
PCの内蔵カメラやマイクでは音質・画質が不十分な場合があります。特に複数人で参加する場合は、外付けWebカメラ・マイク付きスピーカー・ヘッドセットなどの導入を検討しましょう。
周辺機器への適切な投資が、会議の快適さと生産性を大きく左右します。

まとめ

Web会議は、コスト削減・業務効率化・コミュニケーション促進・BCP対策など、多くのメリットをもたらす現代のビジネスに欠かせないツールです。通信環境への依存やコミュニケーションの難しさといったデメリットもありますが、適切な準備と運用ルールの整備によって十分に対処可能です。

まずは無料のクラウド型システムで小規模から試してみましょう。自社の規模・業務スタイル・セキュリティ要件に合わせて最適なシステムを選定し、Web会議を活用することで、会議の生産性と組織全体のパフォーマンスを大きく向上させることが可能になるはずです。