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結論ありきでは、会議を行う意味がありません。さまざまな人が意見を出し合い、それに基づいて結論を出すからこそ、会議に意味が生まれるのです。
以前、「会議で意見の有効性を高める方法」という記事で、次のようなポイントをご紹介しました。
・会議に参加しながら何も発言しないのでは、出席する意味がありません
・会議に出席しながら発言しない人は、評価されません
反対意見であったとしても、積極的に発言し、意見を述べることが大切です。
ただし、発言者に対する個人的な敵対心や感情的な反論は、会議を混乱させるだけです。反対意見や異なる視点からの意見を述べることと、個人的な文句や相手をおとしめるための発言をすることとは、まったく違うということを覚えておきましょう。
先ほど、「会議において、反対意見であっても発言することは大切である」ということをご説明しました。しかし、積極的に発言できる人であっても、賛同する意見やまえの発言を発展させていく意見に対して、ほかの人の意見に反対するのにはためらうことがあります。
>なぜなら、相手の意見に反対することで、気分を害してしまうのではないかと感じたり、反対意見に誰も賛同してくれず、会議を無駄に長引かせていると思われるかもしれないと、不安に感じたりするためです。
会議という公式の場において反論するということは、相手に恥をかかせたり、その後の関係悪化を招いたりするリスクがあります。
こうした問題が起こらないような、穏便な反対意見の伝え方について考えてみましょう。
反対意見を伝える際に、一番してはいけないことは、相手の意見を全否定することです。
「〇〇さんは××とおっしゃいましたが、これは間違いです。なぜなら～」という話し方をしてしまっては、相手に恥をかかせますし、自分への心証を悪くしてしまうでしょう。
そこで、まずは相手の意見を認めることが大切になります。
相手の意見の一部に賛同できる場合、まずはそれに対して「賛成である」という立場を示しましょう。その上で、「それを達成するためには、〇〇さんのおっしゃった方法のほかに××という方法も考えられます」などと、別の提案をするようにします。こうすることで、相手の手法に対する反論ではなく、相手の目的に対する違う提案という形に、発言の性質を変えることができるのです。
もし、相手の発言に賛同できる部分がなかった場合は、もう少し発言を広くとらえて、会議の目的について再確認をしてみましょう。
会議を行うことで達成したいゴールは、参加者全員が同じはずです。ですから、それを再確認して、「〇〇さんも、自分も、同じ目的を持っている」という立場を表明します。これは当たり前のことですが、「自分はあなたの敵ではない」ということを伝えるためには効果的です。
その上で、相手の発言を認め、「確かに効果的ですが、〇〇という懸念点があります。××としてみるのはどうでしょうか」といった形で、代替案を提案してみてください。
反対意見を伝えたい相手が上司だった場合、同僚や部下とは違ってさらに気をつかうことになりますね。上司に反対意見を述べたいときは、次のポイントをおさえておくとよいでしょう。
会議で反対意見を伝えるためには、「反論」の持つ攻撃性をなくすことが大切です。相手と喧嘩をしたいというわけではなく、別の提案があったり、違う意見を持っていたりするだけであり、あくまでも目指すところは同じであるという姿勢をアピールしていくことで、発言を和らげることができます。
しこりを残さずに会議を活性化させるためにも、上手な反対意見の伝え方を知っておきましょう。
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