業務を効率化！ペーパーレス会議

どんどん溜まっていく会議の資料を、どこに保管すればいいのか頭を悩ませている方も多いと思います。特に、社外秘の資料は外部に持ち出すこともできず、捨てるにしてもシュレッダーにかけなければいけません。
そこでおすすめなのが、ペーパーレス会議です。紙の書類を省いた会議を行ってみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス会議とは？

ペーパーレス会議とは、その言葉のとおり、紙を使わない会議のことです。紙の資料の代わりに、タブレットやパソコンなどを利用して、モニターに資料を映したり、PDFなどの資料を自分の端末で閲覧したりしながら進行します。
IT機器の発達によって、ペーパーレス会議は年々導入しやすくなっているといえるでしょう。専用の会議システムやアプリも登場しており、利用する企業も増えています。

ペーパーレス会議の3つのメリット

ペーパーレス会議を導入することで得られるメリットは、おもに次の3点です。

・コスト削減

ペーパーレス会議の大きなメリットとして、コスト面での優位性が挙げられます。
紙の資料を配付する必要がないので、紙代やインク代、印刷代といったコストがかからなくなります。もちろん、資料を保管する場所や、シュレッダーにかける際の労力、シュレッダーの電気代などもすべて不要です。一つひとつの金額を見れば、それほど大きくはないでしょう。しかし、会議の度にこれらの費用が発生するとなると、見逃せない数字になってくるはずです。
そして、一番大きなコストとなるのが、紙の資料を用意するための人件費です。紙の資料が何部必要なのかを管理し、印刷、配付するというのは、決して少なくない時間を要する作業です。

・配付資料の柔軟性

資料に載っている情報が会議の直前で更新されたり、新たな情報を資料に追加しなければならなかったりする場合、紙の資料ですと、再度印刷し直さなければいけなくなります。このようなときも、ペーパーレス会議なら、データを作り直して再送信、または更新するだけですから、簡単に対応できます。
また、会議中に配付した資料以外のデータを求められたとしても、すぐにデータを呼び出して参加者と共有することができます。

・保存の利便性

見たいときに必要な紙資料をすぐに取り出すためには、きちんと整理しておく必要があります。ところが、書類の量が増えるにしたがって、管理はどんどん難しくなっていくでしょう。数が増えれば、それだけ情報漏洩のリスクも増大してしまいます。保管場所という観点からも、セキュリティ面からも、紙媒体の資料は問題点が多いのです。
その点、PDFデータといったデジタルの資料であれば、会議資料としてファイルを1つ用意しておくだけで事足ります。会議に出席できなかったメンバーやあとから加わったメンバーが、過去のデータや会議資料を参照したいときも、データとして保存していれば簡単に閲覧が可能です。

導入時の注意点

大きなメリットのあるペーパーレス会議ですが、安易な導入はトラブルのもとになります。導入を検討する際に、注意しておきたいポイントをご紹介します。

ペーパーレス会議システムの選定

ペーパーレス会議システムを導入する場合は、使いやすさやコストと併せて、対応デバイスの種類とサポート環境についても確認しておく必要があります。
「会議を行いたい時間帯にメンテナンスが入ってしまって使えない」「仕事で利用しているタブレットがシステムに対応していない」といった問題が起こると、かえって会議の準備に時間がかかってしまう可能性があります。

参加者の意見も参考に

ペーパーレス会議は、画像が多い会議には適していますが、テキストが多い資料を多用する会議の場合、文字が頭に入りづらいといった問題が起こる可能性もあります。
全社で一斉に切り替えてしまうのではなく、試験的に導入して、本当にペーパーレス会議にメリットがあるのかどうか、参加者の意見を聞きながら検討していきましょう。