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適切な対応をしないと、高額なキャンセル料の発生や参加者とのトラブルにつながりかねません。
この記事では、貸し会議室をキャンセルする際の正しい手順と、損失を最小限に抑えるための注意点を解説します。
「貸し会議室ってどんな時に使えるの？」「貸し会議室の活用法について知りたい」という方は、下記記事もぜひあわせてご覧ください。
https://www.kaigishitu.com/meeting-hacks/detail/useful-info/article06/32035/
目次
貸し会議室をキャンセルする主な理由
実際に貸し会議室のキャンセルが発生する理由には、以下のようなケースがあります。
・参加人数の大幅な変動：予想以上に参加者が増え、予約済みの会議室では収容しきれなくなった
・講師・登壇者の都合：急病や交通トラブルなどでキーパーソンが参加できなくなった
・天候・災害による中止：台風や大雪などの悪天候、自然災害による開催中止
・社内事情の変更：予算削減や事業計画の変更により、イベント自体が中止になった
・日程調整の失敗：関係者のスケジュール調整がつかず、別日程への変更が必要になった
このような事態が発生した場合、迅速かつ適切な対応が求められます。
まず確認すべきこと：キャンセルポリシーをすぐにチェック
キャンセルを決定する前に、必ず契約時のキャンセルポリシーを確認してください。これにより、どのタイミングでどれだけのコストが発生するかが分かります。
キャンセル料の一般的な設定例
| キャンセル時期 | キャンセル料 |
|---|---|
| 31日以上前 | 無料〜10% |
| 30〜15日前 | 20〜30% |
| 14〜7日前 | 50% |
| 6日前〜前日 | 80〜100% |
| 当日・無断キャンセル | 100% |
※施設により異なります。必ず個別に確認してください。
注意すべきポイント
会議室本体とオプションで料金体系が異なる
ケータリング、備品レンタル、設営サービスなどは別途キャンセル料が設定されている場合があります
キャンペーン価格の場合
割引適用時は通常よりも厳しいキャンセル条件が設定されていることがあります
複数室予約の場合
一部だけキャンセルする際の取り扱いも確認が必要です
貸し会議室をキャンセルする際の正しい手順
STEP1：キャンセルを決定したら即座に連絡（最優先）
キャンセルが決まったら、1分でも早く貸し会議室の運営会社に連絡しましょう。
連絡方法の優先順位：
・電話での連絡（即時性が高い）
・メールでの正式通知（記録として残す）
・予約システムからのキャンセル手続き
ポイント
電話で連絡した場合も、必ず後からメールで書面として記録を残しましょう。「いつ、誰が、何を伝えたか」が明確になります。
STEP2：代替案の可能性を相談する
完全なキャンセルではなく、以下のような代替案を検討できないか運営会社に相談してみましょう。
・日程変更：同じ会場で別の日程に空きがないか
・会議室変更：同施設内で大きい／小さい部屋への変更ができないか
・時間帯の調整：開催時間をずらすことで対応できないか
参加者への案内を考えると、変更箇所が少ないほど混乱を招きにくくなります。「会場も日程も変わる」よりは「日程だけ変わる」方が参加者の負担を減らせるでしょう。
STEP3：参加者への連絡を徹底する
貸し会議室の手配と並行して、参加者への連絡も迅速に行います。
即座に実施すること：
・Webサイトのトップページに目立つ告知を掲載
・申込フォームの受付停止（中止の場合）または情報更新（変更の場合）
・SNSでの告知（複数回実施）
個別連絡のポイント：
・件名を明確に：「【重要】○○セミナー 会場変更のお知らせ」
・本文は簡潔に：変更内容→理由→対応方法の順で記載
・参加できなくなった方へのキャンセル方法を明記
・問い合わせ先を必ず記載
社内会議・招待制イベントの場合：
・関係者全員に個別連絡（メール＋必要に応じて電話）
・上長や重要なステークホルダーには直接報告
・代替日程の候補があれば同時に提示
STEP4：リマインダーで再度周知
変更を一度伝えただけでは、見落とす人が必ず出てしまいます。下記を実施し、全員に周知できるよう心がけましょう。
・開催3日前：「会場が変更になっています」というリマインドメール送信
・開催前日：再度変更内容を含むリマインダーを送信
・可能であれば：変更前の会場に案内掲示を出す
こんなときどうする？よくあるトラブルと対処法
Q1. キャンセル料を少しでも抑えたい
対処法：
・早期の決断が最も重要（1日の差が数万円の差になることも）
・同施設内での日程変更を交渉する
・運営会社に事情を説明し、柔軟な対応をお願いする（保証はありませんが、誠実な対応が重要）
Q2. 参加者から苦情が来た場合
対処法：
・まずは謝罪と事情説明を丁寧に行う
・参加不可能になった方には速やかに返金手続きを案内
・代替日程での参加を促す
・今後の再発防止策を示す
Q3. 複数の会場を比較中で、仮押さえしたい
対処法：
・「仮予約」制度がある施設を選ぶ
・仮予約の期限を必ず守る
・不要になったらすぐにキャンセルする（マナーとして重要）
キャンセルを防ぐための事前対策
トラブルを未然に防ぐために、予約時から以下の点に注意しましょう。
予約時に確認すべきチェックリスト
□キャンセルポリシーの詳細（料金体系・期限）
□日程変更・会場変更の可否と条件
□仮予約や予約保留の制度の有無
□悪天候時のキャンセル規定
□オプションサービス（ケータリング等）のキャンセル条件
□キャンセル連絡の方法（電話・メール・システム）
□返金方法と返金時期
キャンセルのリスクを減らすポイント
・参加人数は余裕を持って見積もる
・イベントの日程は早めに確定させる
・代替日程の候補も確保しておく
・キャンセル保険の検討をする
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まとめ
いかがでしたか？
貸し会議室のキャンセルは避けたいものですが、やむを得ない状況は誰にでも起こりえます。
今回の記事を参考に適切な対応をすることで、トラブルを最小限に抑え、信頼関係を維持しましょう。
最後までご覧いただき、ありがとうございました！
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