【満員御礼】会議室.COMが施設運営者さまのための交流会を実施ー稼働率アップの秘訣が満載！

会場はAP赤坂グリーンクロス

会議室.COMでは、施設運営者さまの様々なお悩みを解決し、横のつながりを築くため、定期的に情報交換会を実施しています。

今回は、東京都の「AP赤坂グリーンクロス」で行われました。2025年2月20日にグランドオープンしたこの施設は、サステナブルなインテリアと心地よい空間が特徴。また、国会議事堂前駅、溜池山王駅直結とアクセスが良好で、国内外のビジネス関係者にも非常に利便性が高いのが魅力です。

エントランスロビー

施設に一歩足を踏み入れると、洗練されたモダンでスタイリッシュなデザインが視界に飛び込んできます。AP赤坂グリーンクロスは、都心にありながら自然との調和を大切にした緑豊かな空間設計が特徴的で、大きな窓からは豊かな自然光が射しこむ開放的な空間が広がります。

Room A

多彩な規模の会議室とイベントスペースを完備し、ビジネスミーティングから大規模セミナー、研修、パーティーまで幅広くご利用いただけます。また、最新のプロジェクターと高品質な音響システムにより、どのようなイベントもサポートが可能です。

Green Lounge

今回は一番大きい会場のRoom AとGreen Loungeをお借りしてイベントを開催しました。

当日は現場スタッフの方がセミナー中に照明を細かく気にしてくださったり、ケータリングの設置なども全てご準備いただき、大変スムーズにイベントを進行することができました。

AP赤坂グリーンクロスの詳細情報は、下記からご覧ください。

パネルディスカッションを開催！施設の認知拡大方法や営業活動の秘訣に迫る！

今回は会議室.COMイベント初となる、パネルディスカッションを開催！施設運営の最前線に立たれている4名をパネラーに迎えて実施しました。

ご参加いただいた皆さまには、事前に施設運営に関するお困りごと・お悩みごとなどを伺うアンケートを実施し、その内容から対策方法について意見交換を行いました。

施設の認知拡大方法について盛り上がりを見せる

デジタルとアナログの融合アプローチ
ある施設では、デジタルマーケティングに注力し、リスティング広告やWebサイトを活用する方針に移行しているそうです。一方で、自施設でのイベント参加者へ対してはチラシや割引クーポンの配布を行うなどのアナログな方法も実施。時と場合に合わせて効果的なアプローチをしているのですね。

施設規模に応じたアプローチ方法を意識する
他の施設では、大規模施設という特性上、長時間・数時間での利用が多く、代理店へのアプローチを重視しているのだとか。また、個々の会社へは会議室.COMのような検索サイトへの掲載や、リスティング広告を行っているとのこと。このように、自施設のターゲットユーザー層を分析し効果的にアプローチを行っているようです。

業界最大の悩み「営業活動」についても熱く議論を交わす！

施設運営者さまのお悩みとして多く挙げられた「営業活動」について、具体的な対処法や課題について話し合われました。

関係構築を重視した継続的な営業活動
ある施設は、代理店へ定期的に行き様々な担当者と会うように意識しているのだとか。直接訪問することによって普段から関係値づくりに取り組まれているのですね。

濃淡のあるアプローチで印象を残す
他の施設では、新情報が出た際や節目に重点を置いて営業していたり、また、別の施設では定期的に往訪する方・DMのみの方もいるなど濃淡をつけて効率的に営業を行っていたのが印象に残りました。

パネラーが共通して課題に挙げた「街ぐるみの取り組み」

そして、登壇者さまが共通して課題に挙げていたのが、「街ぐるみの取り組み」についてです。施設がある地域と連携した動きをしたいが、まだ実施できているケースが少ないとのこと。

街ぐるみの取り組みで何ができるか私なりに考えてみましたが、地域イベントへの参加や共催、協賛のほか、地域情報の発信など、地域の方々と協力して地域活性化を図ってみるのも面白いかなと、思いました。

地域全体と協力してそのエリアの魅力を高めることで集客向上にもつながるため、ぜひ意識したいポイントですよね。

紹介した以外でも、様々な意見交換を行いました。ここでは割愛いたしますが、気になる方は次回行われる際に、ぜひご参加いただけると嬉しいです。

「横のつながりができた」経営者同士のネットワーキングも形成

交流会の後半に設けられた懇親会では、フォーマルなセッションとは異なるリラックスした雰囲気のなかで、参加者さま同士の笑顔が見られました。

また、今回は地方からの参加者さまもいらっしゃったため、地域別での取り組みの違いなどを話されているのが印象的でした。

イベント参加者さまの感想

施設担当者・女性

業界動向への理解が深まった
「問い合わせ傾向の前年比分析など、単館運営では得られない業界全体の動向を知ることができました。自施設の状況を客観視する貴重な機会となり、今後の運営方針を考える上で大変参考になりました」

施設担当者・女性

会議室運営のプロからの知見を聞くことができ勉強になった
「パネルディスカッションでは、会議室運営のプロならではの実践的な対策を数多く学べました。どの議題も非常に有益で、すべてが参考になる充実した内容でした」

施設担当者・男性

前回に引き続き価値を実感
「2回目の参加でしたが、前回のイベントで得た知識を実際に自施設で活用することができ、効果を実感しています。今回も学びを求めて参加し、様々な情報や人脈を築くことができ、大変満足しています」

このように参加者の方からは、それぞれの運営改善に役立つ情報を収集し、今回のイベントに参加して良かったとの声を多くいただくことができました。

施設運営でお困りの方は「会議室.COM」へご相談ください！

今後、会議室.COMではイベントでいただいた施設運営者さまの「生の声」をもとに、これからもサイトの改善に努めて参ります。

また、今回のようなお悩み交換の場を定期的に提供していきますので、興味のある方はぜひ会議室.COMにお問い合わせください。

「施設の稼働を上げたい」「イベントに参加して情報交換をしたい」方は、ぜひ会議室.COMへご掲載をご検討ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

【おまけコラム】ケータリングのフードロス事情

懇親会において、多くの施設運営者さまが頭を悩ませるケータリング。

参加人数に合わせて注文すると余ってしまい、少なく注文すると見栄えが悪くなってしまう。—この絶妙なバランスの調整は、イベント運営者共通の課題ではないでしょうか。

多くの場合、余ることがほとんどだと思います。少しでもフードロスを減らすため、私たちもこれまでの交流会開催を通じて、様々な方法を試してきました。

従来は会議テーブルの中央に料理を配置し、参加者が周りを囲む形式を採用していましたが、今回は新たに懇親会会場の入り口付近に設置。しかし、フードロスの削減効果は期待したほど得られませんでした。

弊社の対策としては、余った料理を会場スタッフの皆さまへ配布したり、運営メンバーでいただくようにしています。食材を無駄にしないよう配慮しながら、今後もより効果的な解決策を模索していく予定です。

今後の会議室.COMイベントにおいても、フードロス問題に継続的に取り組み、得られた知見を共有していきたいと考えています。「自施設ではこのような工夫をしている」「こんな対策が効果的だった」といったアドバイスがございましたら、ぜひお聞かせください。業界全体でより良いイベント運営の実現を目指していきましょう！