社会人の常識!メールでの議事録共有方法と本文例も

社会人の常識!メールでの議事録共有方法と本文例も

会社にもよりますが、よく会議がおこなわれることが多いかと思います。その内容を、きちんと記録して残しておくのが「議事録」というもの。議事録は、会議に参加した人があとから内容を再確認したり、会議に不参加だった人も協議内容や決定事項を知ることができる大切な資料といえます。

この議事録ですが、一般的に新入社員の仕事として回ってくることが多いようです。慣れない中、なんとか作成できた議事録。完成させたら、今度は速やかに関係者各位へ共有しなければなりません。

議事録の共有方法はいくつかありますが、メールで送ってほしいと頼まれることもよくあります。メールはビジネスシーンで頻繁に使用しますが、議事録をメールで送るとなると、どのようなことに注意が必要なのでしょうか。

送付時の文面やファイルの共有方法など、議事録を送付する際のポイントについていくつか紹介したいと思います。

目次

感謝される議事録メールのポイント

ボリュームにもよりますが、メール本文そのものに議事録の内容を記載して送るのは、文章として見づらくなります。そのため、完成した議事録をメールで共有する際は、添付ファイルとして送付するのが一般的でしょう。

では、実際にメールの文面については、どのように書けばよいのでしょうか。まず、議事録を添付ファイルとして送付する際の書き方について説明します。

議事録の概要を端的に表記する

会議に参加した人は、会議の内容についてはもちろん理解しているはずです。では、議事録をメールで送る際は「議事録を添付します」と、一言添えればそれでOKなのでしょうか。

確かに内容を把握しているので問題ないようにも思えますが、これだけでは少し不親切な印象を与えてしまいかねません。
また再度会議の内容を確認したいものの、すぐにファイルを開けられない環境の人もいるかもしれません。

そのため、議事録をメールで添付する際は会議への参加・不参加にかかわらず、メール本文をパッと読んだだけでおおよその内容がわかるようにすることが大切です。議事録の概要がわかるように、決定事項などの重要ポイントをメールの文面に記載したほうが親切といえるでしょう。



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記載の仕方

新規メール作成画面には、「件名」と「本文」欄があります。件名にはメールのタイトルを、本文にはその内容を記載します。記載の仕方としては、次を参考にしてみてください。

【件名】
議事録は会議終了後、速やかに作成されるものですが、会議が頻繁におこなわれる場合は、「いつの会議の議事録だったっけ?」と曖昧になってしまうこともあるでしょう。
そのためメールの件名欄には、会議がおこなわれた日付と議題名を表記するようにしましょう。

【本文】
メール本文の書き方ですが、最初にあいさつ文を入れてから、本題について記載します。
本題は、会議の決定事項など要点のみを簡潔に記載しましょう。詳細については、「添付している議事録の内容にてご確認ください」という流れがベストです。
また、議事録のほかに参考資料などいくつか添付ファイルがあれば、その旨を文面に一筆入れましょう。
では実際に、議事録を添付する際のメールの文章について、ひとつ例を紹介します。

【文章例】
件名:2018年〇月〇日開催 新商品△△販売促進会議の議事録
関係者各位

お疲れ様です。営業部の〇〇です。〇月〇日におこなわれた会議の議事録が完成しましたので、
添付ファイルにて送付させていただきます。
なお、会議の概要については次のとおりです。
(議題)
新商品△△についての販売促進戦略会議
(決定事項)
〇月〇日に開催される合同展示会への参加
(今後の予定)
・合同展示会に向けて部署内でチーム分けをおこなう
・〇月〇日までに、各チームそれぞれプレゼン発表ができるよう準備を整えておく
(補足事項)
・決定に至った理由
新商品については大々的なPRをおこなってきませんでしたが、
今回新商品発売に合わせて展示会開催の情報が入ったため

詳しくは、添付の議事録にて内容をご確認ください。よろしくお願いいたします。

以上がメールで議事録を送る際の例文となります。今回は社内メールを例に挙げましたが、もし社外の人に向けて議事録を送信する場合は、冒頭のあいさつ文は対外的なものへと変更しましょう。また、メールの最後に、自身の会社名と部署名・氏名・連絡先も忘れずに記載しておきましょう。

また、送付した議事録については、加筆や修正を求められることがあるかもしれません。そのため、「加筆修正がある場合は〇月〇日までにご連絡お願いいたします」というように、期日を記載しておくと相手にもわかりやすいです。

また近年議事録について、便利なクラウド管理型議事録アプリなども多く配布されていますね。このようなツールで議事録を作成している場合は、添付ファイルなどはなく、共有のURLを通知するだけで済むことも多いようです。

しかし、受け取った相手によっては、通常のテキストを好まれるかもしれません。そのため、テキストファイルやPDFとしてエクスポートできる場合は、その旨を一言添えてあげましょう。

議事録メールの注意点

議事録をメールで送付する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。せっかく送付した議事録も、分かりにくかったり不便なものだったりすると、内容を確認するのが手間だと感じてしまいかねません。
相手が、気持ちよくスムーズに確認できるよう、メールで送信する際は次の点に注意するようにしましょう。

ダラダラと長文を書かない
前項で紹介した文章例からもわかるように、メール本文はあいさつだけではなく、決定事項やTODOなど重要なポイントをきちんと記載するのがおすすめです。
しかし、あくまでも簡潔に書くことが大切。議事録の中身をツラツラと書き綴っているような長い文章では、要点がわからなくなります。
メール本文には、「議題・決定事項・TODO(やるべきこと)・決定に至った理由」などの重要事項を端的に記載し、そのほかはメールに添付した議事録で内容を確認してもらうのがベストでしょう。
ファイルが重い場合は圧縮
添付する議事録について、相手がどのような端末で受信するかわかりません。画像が挿入されているなど、議事録のボリュームが多くて添付ファイルが重いという場合は、ファイルを圧縮して送るのもひとつでしょう。

まとめ

会議の内容をまとめた議事録は、社内で共有できるファイルなどにストックすると、誰でも見ることができます。しかし、いざ「メールで送ってほしい」といわれると、どのようにするのが一番スマートなのか、少し頭を悩ませてしまいますよね。

今回は、議事録をメールで共有する方法について、いくつかのポイントをピックアップして紹介しました。メールで受け取った相手に、「内容がわかりやすい」と思ってもらえるよう、ぜひ今後の参考にしてみてください。

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