失敗しないイベントの告知方法とは

失敗しないイベントの告知方法とは

ワークショップや学習会のほか、ダンスや音楽イベント、企業が開催する制作発表会や販促イベント、また地域が主催する観光PRや花火大会など、実にさまざまなイベントが年中あちらこちらで行われていますね。
イベントを行う際は告知が必要不可欠ですが、どんなに内容がよいイベントでも、告知に失敗して集客がままならないようでは開催する意味がありません。

参加者を十分に集めるためにはどうすればよいか、失敗しないイベントの告知方法について、これから一つ一つ見ていきましょう。

目次

イベントの告知で伝えるべき内容

まずイベントを告知するとき、必ず盛り込んでおかなければならない内容について説明します。告知内容はイベントに興味を持ってもらうことが大切で、同時に、ぱっと見て分かりやすい内容にしなければいけません。

イベントタイトル
タイトルは告知分の冒頭にくる部分なので、一目で何のイベントか分かるようなタイトルを考えましょう。
例えば「7/23(日)初心者でも参加できるダンスイベント開催!有名アーティストのバックダンサーと一緒に楽しく踊ろう」
タイトルに開催日は無理に入れなくてもいいですが、余裕があれば入れておくといいでしょう。興味を持って読み進めたものの、日程が合わずがっかりという事態を防ぐことにもつながります。
導入文
ここでは、なぜ今回このようなイベントを開催することになったのか、その理由を簡単に記載します。誰でも気軽にダンスを楽しんでほしい、決して難しいものではないと分かってもらうためなど、主催者側が込めた思いを分かりやすく書くようにしましょう。
どんな人におすすめなのか
今回のイベントはどのような人におすすめなのか、できるだけ具体的に書きます。ダラダラと文章で綴ると読みづらい告知文となり、途中で面倒になってしまう可能性もあるので、ここは分かりやすく簡潔に。
次のように、箇条書きでピックアップするといいかもしれません。
・興味はあるが始めるきっかけがなかった人
・ダンスは難しいと思い込んでいる人
・何でもいいから体を動かしたいと思っている人
・ダイエットに興味がある人
申し込み特典や参加することで得られるメリット
イベントに参加特典がつけられている場合は、必ず告知内容に入れるようにしましょう。また特典がない場合でも、このイベントに参加することで得られるメリットについて、できるだけ多く書き込むようにします。
例えば、楽しく体を動かしながらダイエットができる、溜まったストレスをダンスで発散、自宅でも簡単にできるダンスDVDプレゼントなどです。
講師のプロフィール
イベントに講師や著名人などの参加がある場合、その人のプロフィールも掲載します。名前を聞いただけで誰か分かるような人でも、いざ何をしている人かと改めて聞かれると分からないことも。
講師や登壇者の紹介を見てイベントへの興味が湧くこともあるので、プロフィールは必ず記載するようにしましょう。
イベントの概要
イベントの概要について、すべて記載します。
・日時
・場所
・参加費用
・イベントスケジュール
・会場案内
・主催者情報
・申し込み方法と連絡先
・必要な持ち物など
またイベント開催にあたっては、会場も大きなポイントとなります。会場案内は分かりやすいように、Googleマップや会場ホームページへのリンクも入れておくといいですね。

効果的なイベント告知の方法

イベントを告知するにあたっては、その内容や告知のタイミングなどをよく考える必要があります。イベントを成功させるにはどのような告知が効果的なのか、一つずつ見ていきましょう。

ターゲット層の決定
男性や女性、シングルやファミリー、若者や高齢者など、誰に焦点を当てたイベントにするのか、まずはターゲット層を明確にすることが大切です。
イベントは、集まれば誰でもいいというような集客が目的ではなく、その先の利益につながる結果を得るためのもの。ターゲット層を明確にすることで、告知の内容をより具体化でき、結果が得やすくなります。
告知手段
さまざまな告知手段がありますが、ホームページといったWeb媒体やポスター・フライヤーのほか、ダイレクトメールやメルマガ、FacebookやTwitterをはじめとするSNSなどを上手く活用するといいでしょう。
告知のタイミング
集客率を上げるためには、イベントを告知するタイミングはとても重要です。使用する手段ごとに、それぞれの特徴を活かしたタイミングで告知ができれば、効率よく集客ができるでしょう。
例えばTwitterの場合、つぶやきの内容が時系列で流れて見えなくなってしまうので、定期的にタイミングを図って投稿する必要があります。イベントの内容にもよりますが、準備中の様子をちょくちょくUPするなどして、こまめに告知を続けるといいでしょう。また当日は、会場の様子を実況中継する感じでツイートするのもいいかもしれませんね。
告知の手段については、それぞれの適正をふまえた上で、複数併用するのがおすすめです。ポスターやチラシをWebサイトに掲載しておき、TwitterやFacebookなどのSNSには準備中の様子をリアルタイムで投稿するといった感じです。
この場合もUPするタイミングが大切で、Webサイトへの告知文掲載は、できるだけ早めに行ったほうがよいでしょう。どれだけよくできたサイトでも、検索上位に表示されるには数週間程かかってしまうため、集客だけでなくSEO対策の面からも、告知のタイミングは重要です。
せっかくほかの媒体でイベント内容を目にして検索しても、該当するサイトがWeb上に表示されないとなると、とてももったいないですよね。そのため、チラシやポスターの配布予定日よりもかなり前に、Webサイトにイベント情報をUPしておく必要があるといえます。
告知内容はベネフィットを前面に出す
マーケティング業界では「ベネフィット」という言葉が頻繁に使用されますが、普段の生活ではあまりお目にかかるワードではありませんね。 ベネフィットには利益・恩恵などの意味があり、「商品やサービスを購入することで得られるよい効果」のことを指します。私たちが日ごろからよく使う、メリットという言葉に置き換えると分かりやすいでしょう。
消費者はイベントの商品やサービスそのものよりも、参加することで、自分にとってどのようなメリットがあるかということを知りたいのです。自分にとっての利益が大きければ大きいほどイベントへの参加意欲は湧いてくるので、ベネフィットについては、できるだけたくさん載せましょう。
例えば、ダンスイベントの例なら次のとおりです。
・ダンスのほかにも代謝UPに効果的なストレッチをご紹介
・ダンスは無理だと諦めていた人も自分に自信が持てるようになる
・みんな初心者なので気軽に参加でき、共通の趣味を持った友達作りのきっかけになる
このようにベネフィットを前面に出してアピールすることで、少しの興味が大きなものへと膨らんで、イベントに参加してみたい!という気持ちを後押ししてくれるようになります。

まとめ

イベントを成功させるためには、告知段階から綿密な計画を立てることが大切です。告知文の作り方やPR方法、告知のタイミングまでしっかり計算し、効率よく参加者を集めたいものですね。

またイベント開催にあたっては、会場選びに苦労することも多いです。そんな時は、国内最大級の貸し会議室検索サイト「会議室.COM」が便利でおすすめ。地域別・沿線別・目的別でニーズに応じたさまざまな会場を検索することができるので、ぜひ参考にしてみてください。

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