価値のあるオフサイトミーティングとは?目的や進め方についてもご紹介

価値のあるオフサイトミーティングとは?目的や進め方についてもご紹介

オフサイトミーティングという言葉、なんだか聞きなれないという人もいるかもしれませんが、企業の活性化を図る手法として、近年注目されている会議のことです。
簡単にいってしまえば、いつもとは違う場所でおこなう会議のことですが、単純に会場の場所を変えればいいというものではありません。

では、オフサイトミーティングとはどのようなものなのか、成果をあげるためにはどうすればよいのか、そのポイントを見ていきましょう。

目次

オフサイトミーティングとは

「オフサイトミーティング®」とは、スコラ・コンサルトという会社が提案する会議手法のことで、同社の登録商標になっています。英語を直訳すると「off-site(離れる-場所)」という意味で、つまりオフサイトミーティングは離れた場所での会議ということになります。

本来会議の目的といえば、ある物事について議論して決定を下すことですが、オフサイトミーティングはそうではありません。フランクに個々が思っていることや感じたことを話して、参加者同士で共有する。つまり、コミュニケーションをふんだんに図って、何かあればすぐに相談したり協力できる関係性を築き上げることが目的なのです。

オフサイトミーティングのコンセプトは、「気楽にまじめな話をする」ということ。そのためには、会議の環境も普段とはガラリと変える必要があります。会社の会議室ではなくあえて別の場所でおこない、また物理的なものだけではなく役職といった肩書きすらもいったん横へ置いておくことで、互いが本音で話すことができます。

オフサイトミーティングはリラックスできる環境で、且つ、周囲を気にせず話に集中できる場所がおすすめ。いつもの会議室ではない場所で、「肩ひじ張らずにまじめな話をする」のに最適な場所を選ぶというのもポイントの一つとなるでしょう。

通常の会議とオフサイトミーティングの違い
先述のとおり、通常の会議とオフサイトミーティングでは、同じ会議でもその目的がまったく異なります。通常の会議では、事前に用意されたアジェンダに基づき、できるだけ無駄のない議論・決定が求められます。決められた時間内で会議の目的を達成しなければいけないため、論理的に議論をして、迅速に結果を出す必要があります。
場所においても、通常は会社の会議室でおこなわれるのが一般的ですし、発言もそれぞれの役職に相応しいものでなければいけません。そのため、会議といえば「堅苦しい」「いいたいことがいえない」という強い先入観をもつ人もおり、新しいアイデアや改革案が生まれにくく、生産性の低いものとなってしまうケースがあります。
一方、オフサイトミーティングの主な目的は、「コミュニケーションを深めて協力的に問題を解決する」ことです。十分な話し合いで互いを理解して考えを共有することで、チーム全体としての能力を向上させることに重点をおいています。
そのためオフサイトミーティングでは、参加者一人ひとりが思っていることを素直に話す必要があります。ただ単に場所を変えただけではオフサイトミーティングといえず、感じたことや自分の意見を率直に口にしてこそ意味があるのです。
このように、一般的な会議は限られた時間で論理的に議論をまとめる「収束型」であるのに対し、オフサイトミーティングは参加者がじっくり話し合い、意見や考えを共有する「発散型」であるといえるでしょう。
オフサイトミーティングのメリットとデメリット
一般的な会議とオフサイトミーティングとの違いについて説明しましたが、オフサイトミーティングには、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
【メリット】
・社外でミーティングをするので、邪魔が入らず会話に集中できる
・普段は聞けない社員の本音を知ることができる
・人に対する偏見や思い込みがなくなり柔軟性がでる
・斬新なアイデアや改革案がでやすい
・協力的になることでチーム(企業)全体の作業効率があがる
オフサイトミーティングの一番のメリットといえば、やはり「本音で話すことができる」ということでしょう。気軽に話せる環境で自由に発言しあうことで、これまで気がつかなかった他人の考えや意見に耳を傾けることができます。
その結果、考え方に柔軟性がでて創造力も豊かになるため、新しいアイデアが生まれやすくなります。また人とのつながりが深くなることで、互いに協力しやすい環境になるというのもオフサイトミーティングの大きなメリットです。
【デメリット】
・ミーティングの場所を確保するのに多少の費用がかかる
・社員を長時間社外に連れ出すので業務の調整が必要
・進行によっては、ただの雑談会に終わってしまう可能性がある
社外でおこなうために会場を借りる必要があり、多少なりとも費用が発生するというデメリットがあります。また「自由で気楽」というのがオフサイトミーティングの醍醐味ではありますが、うまく場を取り仕切らないと、ただの雑談だけで中身のないミーティングになってしまう可能性もあります。

オフサイトミーティングの進め方

メリットもデメリットもあるオフサイトミーティングですが、どのようにおこなえば成果がでるのでしょうか。ここではオフサイトミーティングの実際の進め方について、「事前準備」と「当日」に分けて説明します。

事前準備
【参加者の選定と会場の確保】
ミーティングに参加するメンバーは少人数、多くても10人程度にしましょう。人数が多いと全員が自由に発言するのが難しくなり、オフサイトミーティングの本来の目的が達成できません。
参加人数が決まったら次は会場の確保ですが、会社から離れた場所でおこなうため、それなりの準備が必要となります。場所は明るく開放感があり、Wi-Fiやホワイトボード、プロジェクターなどの通信環境や設備が充実している場所がおすすめです。
【当日のミーティング内容を共有】
通常の会議はだいたい発言者が決まっていたりして、自分はいつも聞いているだけという人もいるでしょう。しかし、オフサイトミーティングは一人ひとりが主役です。当日のテーマや話し合う内容を事前に共有しておくと、「当日はこんなことをいってみよう」などと考えを練ることができ、発想力が磨かれます。
当日
【ルールを守る】
実際にミーティングをおこなう際は、いくつかルールを決めておく必要があります。中でもオフサイトミーティングでは、「平等な立場で話す」「どんな意見も最後まで聞く」という2つのルールが基本中の基本となります。これらを守るためには役職や肩書きという垣根を取り払い、全員がフラットな気持ちで参加することが大切です。
【ファシリテーターを準備】
オフサイトミーティングは気楽に話せる分長くなりがちなので、時間管理が必要です。ある程度時間配分を決めて、そのタイムテーブルに沿って会議を進行するようにしましょう。そのためには、会議の進行役である「ファシリテーター」を決めておくのがおすすめです。テーマから話がそれてしまったときなども軌道修正しながら、本来の目的にうまく誘導できる人がよいでしょう。

オフサイトミーティング成功のコツ

気楽にまじめな話をする」というと、ちょっと難しく感じてしまうかもしれません。オフサイトミーティングではどのようなことに注意すればよいか、成功の秘訣について見ていきましょう。

目的とゴールの設定
自由に意見交換しあえるのが、オフサイトミーティングの醍醐味です。その一方で、ダラダラと話が続いただけで、肝心なことが決まらなかったとならないようにしましょう。活発に意見交換できればよいのですが、ただの雑談になっているというのはオフサイトミーティングで陥りがちな罠。
オフサイトミーティングといえども、通常の会議同様に、目的とゴールをきちんと設定しておくことが大切でしょう。
グループ分け
メンバーを決める際、日ごろ話す機会のないメンバー同士でグループを作るのもおすすめです。オフサイトミーティングの主な目的は、コミュニケーションを図り、良好な関係を築き上げること。慣れ親しんだメンバーではなく、普段関わりがない人とチームを組むことで、新たな発見や気づきがあるかもしれません。コミュニケーションが広がれば広がるほど、仕事の生産性も向上するでしょう。
メリハリをつける
自由なディスカッション故に、方法を間違うとダラダラしがちなオフサイトミーティング。そこで、メリハリをつけるためにアイスブレイクを導入してみましょう。ファシリテーターは全体の空気を読んで、「少し間延びしてきたな」と感じたら、ちょっとしたアイスブレイクを取り入れるとよいでしょう。
アイスブレイクは緊張を和らげ、コミュニケーションのきっかけにもなるため、オフサイトミーティングの初めにおこなうのもおすすめです。
ビジネスゲームの導入
オフサイトミーティングの経験がなく不安、または何度か経験があるがマンネリ化しているという場合は、ビジネスゲームを導入してみるのもひとつの方法です。ビジネスゲームは、いくつかのグループを作り「ビジネスをシミュレーション」するゲームです。
各グループに与えられたカードから、どのような企業を設立するか決め、そのためには他にどのようなカードを手に入れる必要があるかなど、メンバーで話し合います。グループ対グループで必要なカードを交換するなどの交渉をするため、コミュニケーション力やリーダーシップ力、判断力など、さまざまな要素を必要とします。
同じ目的をもつことで自然とコミュニケーションが生まれることや、選択肢が明確で意思表示をしやすいこと、時間制限が設けられていることがメリットです。
導入のポイントは、日ごろの業務の役割とはあえて違う役割を分担してもらうこと。部長なら一般社員の役、新人社員なら中間管理職の役をすることで、相手の気持ちや考えを理解することへとつながります。

まとめ

「企業は人なり」という言葉もあるように、一人ひとりのモチベーションを高めて作業効率をあげることが会社の発展へとつながります。

オフサイトミーティングによって互いの理解を深めることは、チームワークを強化することにつながります。そして協力しながら知恵を出し合うことで、柔軟な発想や創造力が身につき、企業を成長させる力が育まれるのです。

企業が大きくなるにつれて会社独自の風土というのができあがりますが、これが時に固定観念となり、成長を妨げてしまうことがあります。オフサイトミーティングはこのようなこり固まった企業風土を緩和させ、会社の風通しを良くしたいという場合に有効といえるでしょう。

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