Web会議システムの比較と活用法！

インターネットが普及した現在、さまざまなことがネットでできるようになっています。会議も例外ではなく、近年ではWeb会議システムを導入する企業も増えています。システムを提供する側もさまざまなサービスを開発・提供しており、今後はますます需要が広がっていと思われます。

そこで本記事では、Web会議システムとはなにかを説明するとともに、無料・有料のさまざまなシステムをご紹介します。

Web会議とは

会議というと参加者全員が会議室などに集合しておこなうのが一般的ですが、Web会議は離れた場所にいながらでも会議に参加できるシステムです。

一般的なWeb会議システムはクラウドサービスであることが多く、必要なものはパソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境だけ。場所にとらわれず、映像や音声、必要な資料なども共有できるため、近年はWeb会議システムを取り入れる企業が増えています。
また、在宅で働くWeb会議システムの比較と活用法！や、カスタマーサポートなどにも適しているシステムといえるでしょう。

メリット

【業務の効率化】
わざわざ会議室や社屋に出向く手間が省けるため、時間を有効活用できて生産性アップにつながることが期待できます。また必要な情報があればその場ですぐに共有できるため、作業効率が上がるというメリットもあります。

【コストカットの実現】
会社の規模や会議の種類によっては、会場の手配や出張が必要となるケースがあります。
しかし、Web会議であれば室料や出張経費などのコストカットが可能です。

【コミュニケーションがとりやすい】
Web会議システムでは、実際に顔を見ながら話すことができます。そのため電話やメールだけのやりとりとは違い、ニュアンスが伝わりやすく互いの意思疎通がしやすくなります。

デメリット

使用するシステムによっては、音声や映像の品質が十分ではないこともあるようです。とくに複数人で接続すると音声が途切れる瞬間があったり、映像がカクカクとコマ送りのようになったりするトラブルが発生する可能性も懸念されます。

Web会議システムには有料と無料がありますが、無料のものは有料のものに比べて画質や音声の質などが荒くなる傾向があります。

上記のようなトラブルに注意しつつ、自社に最適なシステムを選ぶことが重要であるといえるでしょう。

Web会議はクラウド型とサーバー型の2種

Web会議にはインターネットを通じて利用できるクラウド型と、自社サーバーを利用するサーバー型があります。順にご紹介しましょう。

クラウド型

クラウド型は、ネット環境と適応デバイスさえあればすぐに会議が始められ、初期費用が抑えられるというメリットがあります。反面、さまざまな企業とサーバーを共有することになるので、アクセスが集中すると回線がつながりにくいというデメリットも存在します。

また、外部のネットワーク環境を使用するため、セキュリティがしっかりしているシステムを選ぶ必要があります。

サーバー型

サーバー型は、自社専用サーバーとシステムを導入する必要があるため、初期費用が高額になるのが最大のデメリットです。しかし、セキュリティと通信の安定性という点においては、クラウド型よりも優れています。外部ネットワークを介して重要書類などをやりとりしたくない場合は、このサーバー型がおすすめです。

インターネットにつながっていない社内パソコンのネットワークで使用可能というのも、魅力のひとつでしょう。

Web会議システム

それでは実際にどのようなWeb会議システムがあるのか、無料・有料と順にご紹介しましょう。

無料のシステム

【Google Hangouts Meet（グーグル・ハングアウトミート）】
Google社提供のビデオ会議ツールです。ホストはG Suiteユーザーである必要がありますが、会議へは一般のGoogleアカウントで参加が可能で、G Suite Basic と G Suite for Educationプランの場合100人まで参加できます。Googleカレンダーと連携しているため、カレンダーの予定から直接参加できるなど手順がシンプルで便利です。

【SOBA meeting（ソーバミーティング）】
グループ通話に参加できる人数は無制限で、多機能のホワイトボードエリアを備えています。ミーティングルームの作成者以外はユーザー登録不要で、誰でも簡単にWeb会議に参加できます。アプリケーションのインストールも必要なく、URLを共有するだけ。完全無料ですぐに使うことができるWeb会議システムです。

【Whereby（ウェアバイ）】
こちらもホストがURLを共有すればユーザー登録不要でWeb会議がスタートできます。

最大4人まで参加可能（有料オプションで12人まで可能）で、チャットや画面共有も可能です。すべての参加者がアクセスしたら入室制限をかけることができるのでセキュリティ面でも優れています。無料であっても通信が比較的安定しているという特徴があります。

【BIZMEE（ビズミー）】
こちらも利用に際してインストールや会員登録は不要。URLを共有するだけですぐに会議が始められます。また、WebRTCで構築されているため通話が高品質であるのも特徴です。

さらにホワイトボードや議事録の共有が可能で、会議入室者を制限できるロック機能も備えています。

【Zoom（ズーム）】
規模や業種を問わず全世界80万社以上で採用されているWeb会議ソリューションで、基本プランは無料で利用することができます。アカウントが必要なのはホスト側だけで、こちらもURLを共有すれば誰でもすぐ会議に参加することができます。

同時に100人が会議に参加できるという点です。またブレイクアウトルーム機能によって会議参加者をグループ分けし、グループごとにディスカッションをさせるということも可能です。

無料プランでは、3名以上の場合40分という通話時間制限が設けられていますが、大人数が参加する場合はおすすめのツールです。

【Skype（スカイプ）】
Web会議ツールの先駆けSkypeでは、グループビデオ通話機能を使い会議をおこなうことができます。

インストールが必要であることと、それぞれが個人アカウントを取得、またはマイクロソフトのアカウントでログインする必要があることから、Web会議ツールとしてより1対1のビデオ通話として利用されることが多いようです。最大25名まで参加できますが、回線が不安定になることがあるため数人での利用がおすすめです。

また、会議をするときはあらかじめ参加対象者で「グループ」をつくっておくと便利でしょう。会議のスタート時は、準備しておいたグループを選択し、ビデオのアイコンをクリックすると一斉呼び出しが可能です。

有料のシステム

【sMeeting（エス・ミーティング）】
NTTドコモグループ開発のWeb会議システムで、確かな実績と高いクオリティーが特徴です。音声は高音質で聞き取りやすく、またデバイス認証システムなどセキュリティ対策にも優れています。

会議終了後は共有した資料データが削除されるため、資料のダウンロードやコピーによる流出を防いでくれます。ライセンスごとに月額料金はかかるものの、実際にドコモグループでこのシステムを導入した際には、1人あたり年間約27万円のコスト削減に成功したとのことです。

【OmniJoin（オムニジョイン）】
プリンターや家庭用ミシンで有名な、ブラザー販売株式会社が開発したシステムです。フルHDの高画質でストレスなく会議ができ、文書などの資料データやデスクトップ画面、アプリやパソコンに保存しているローカルファイルなども共有・編集が可能です。

アカウントを持っていない相手にも、URLの共有でパソコンやスマートフォンから簡単にWeb会議に参加してもらうことができます。

【LiveOn（ライブオン）】
高機能で高品質。直感的に操作しやすい画面でパソコンが苦手な人でも利用しやすい、定額制のWeb会議システムです。音切れや音声の遅延を防止する機能があり、クリアな音声でとても聞き取りやすくなっています。

ほかにも資料の共有や録音・録画、ホワイドボード、メディア再生などさまざまな機能があり、すべて画面上で操作が可能です。また、英語と中国語に対応しているため、海外を拠点とした会議でも活躍してくれます。また、通信データすべての暗号化が可能、入室パスワードを設定することもできるため、セキュリティを重視する人におすすめです。

【Lite Fresh Voice（ライトフレッシュボイス）】
インストール不要、ホストのみアカウントが必要となりますが参加者側はアカウントの取得が不要なので、URLを共有すれば誰でもすぐ会議に参加することができます。1つの会議室につき最大5人まで参加することができます。

マルチデバイス対応で会議の内容が録画・録音できるため、あとから再度、内容の見直しをすることもできます。自社開発製品のため、企業別にカスタマイズしたサービスの提供もOKです。

【StarLeaf（スターリーフ）】
StarLeafは、アプリ感覚でサクサクと使うことができるビデオ会議システムです。パソコンやタブレットのほかスマートフォンでも使用が可能なので、ちょっとした移動中でも、会議予約などのセットアップをすることができます。

ホスト側は専用機器導入のための初期費用がかかりますが、参加者側は無料アプリをダウンロード、もしくはWebブラウザからのアクセスで参加が可能です。操作は直感的で使いやすく会議予約をしておけばワンタッチでビデオ会議がスタート！
資料の共有はもちろん、グループの作成やメンバー間でチャットのやりとりも可能です。

まとめ

Web会議システムはさまざまな拠点での同時会議ができるため、無駄な時間を省いてコストの削減を実現することができます。システムには無料・有料があるほか、クラウド型やサーバー型があるため、それぞれの特徴をよく把握したうえで自社にあったWeb会議システムを導入することをおすすめします。