Web会議システムの比較と活用法!

Web会議システムの比較と活用法!

インターネットが普及した現在、さまざまなことがネットでできるようになっています。会議も例外ではなく、近年ではWeb会議システムを導入する企業も増えています。システムを提供する側もさまざまなサービスを開発・提供しており、今後はますます需要が広がっていと思われます。そこで本記事では、Web会議システムとはなにかを説明するとともに、無料・有料さまざまなシステムを紹介していきます。

目次

Web会議とは

会議というと参加者全員が会議室などに集合しておこなうのが一般的ですが、Web会議は離れた場所にいながらでも会議に参加できるシステムです。一般的なWeb会議システムはクラウドサービスとなっており、必要なものはパソコンやスマホなどのデバイスとネット環境だけ。場所にとらわれず、映像や音声、必要な資料なども共有できるため、近年はWeb会議システムを取り入れる企業が増えています。また、在宅で働くテレワークや、カスタマーサポートなどにも適しているシステムといえるでしょう。

メリット
【業務の効率化】
わざわざ会議室や社屋に出向く手間が省けるため、時間を有効活用できて生産性UPにつながります。また、必要な情報があればその場ですぐに共有できるため、作業効率が上がるというメリットもあります。
【コストカットの実現】
会社の規模や会議の種類によっては、会場の手配や出張が必要となるケースがあります。しかしWeb会議にすれば、室料や出張経費などのコストカットが可能です。
【コミュニケーションがとりやすい】
Web会議システムでは、実際に顔を見ながら話すことができます。そのため電話やメールだけのやりとりとは違ってニュアンスが伝わりやすく、互いの意思疎通がしやすくなります。
デメリット
使用するシステムによっては、音声や映像の品質が十分ではないこともあるようです。特に複数人で接続すると音声が途切れる瞬間があったり、映像がカクカクとコマ送りのようになったりするトラブルが発生する可能性もあります。
Web会議システムには有料と無料がありますが、無料のものはどうしても有料のものよりも品質が劣りがちです。上記のようなトラブルに注意しつつ、自社に最適なシステムを選ぶ必要があります。

Web会議はクラウド型とサーバー型の2種

クラウド型
クラウド型は、ネット環境と適応デバイスさえあればすぐに会議が始められ、初期費用が抑えられるというメリットがあります。反面、さまざまな企業とサーバーを共有することになるので、アクセスが集中すると回線がつながりにくいというデメリットも存在します。また、外部のネットワーク環境を使用するため、セキュリティーがしっかりしているシステムを選ぶ必要があります。
サーバー型
サーバー型は、自社専用サーバーとシステムを購入する必要があるため、初期費用が高額になるのが最大のデメリットです。しかし、セキュリティーと通信の安定性という点においては、クラウド型よりも優れています。外部ネットワークを介して重要書類などをやりとりしたくない場合は、このサーバー型がおすすめです。インターネットにつながっていない社内パソコンのネットワークで使用可能というのも、魅力の1つでしょう。

Web会議システム

それでは実際にどのようなWeb会議システムがあるのか、無料・有料と順にみていきましょう。

無料のシステム
【Googleハングアウト】
Google社提供のシステム。グループ通話は同時に10人まで、チャットは最大100人まで参加が可能です。一番の特徴はGoogleアカウントを利用して相手とビデオ通話ができたり、Googleドライブで資料の共有ができたりする点です。
【SOBA meeting(ソーバミーティング)】
グループ通話に参加できる人数は無制限で、多機能のホワイトボードエリアを備えています。SNSアカウントでもログインできるため、誰でも簡単にWeb会議に参加できます。ソフトのインストールは不要で、初期登録さえすれば追加料金なしの完全無料ですぐに使うことができるWeb会議システムです。
【appear.in】
appear.inの一番の特徴は、システム利用の際に会員登録が不要ということです。サイトにアクセスして「appear.in/~」のあとに任意のアルファベットを入力するだけで、会議のグループURLを取得することができます。URLを参加者に知らせてアクセスすると、すぐにWeb会議がスタートできます。
最大4人まで参加可能(有料オプションで12人まで可能)で、Web通話だけでなくチャット機能もついています。手軽で簡単、無料であっても通信が比較的安定しているという特徴があります。
【BizMeeβ】
こちらもappear.in同様、利用に際して会員登録は不要で、URLの取得・共有だけですぐに会議が始められます。参加人数に制限はありませんが、大人数では接続しづらくなる可能性があり、BizMeeβでは3~4人での使用を推奨しています。ホワイトボードや議事録の共有が可能で、会議室には入室者を制限できるロック機能も備えたシステムです。
有料のシステム
【sMeeting】
ドコモグループ開発のWeb会議システムで、確かな実績と高いクオリティーが特徴です。音声は高音質で聞き取りやすく、また、デバイス認証システムなどセキュリティー対策も万全です。会議終了後は共有した資料データが削除されるため、資料のダウンロードやコピーによる流出を防いでくれます。ライセンスごとに月額料金はかかるものの、実際にドコモグループでこのシステムを導入した際には、1人あたり269,017円のコスト削減に成功したとのことです。
【OmniJoin(オムニジョイン)】
プリンターや家庭用ミシンで有名な、ブラザー販売株式会社が開発したシステムです。フルHDの高画質でストレスなく会議ができ、文書などの資料データやデスクトップ画面、アプリやパソコンに保存しているローカルファイルなども共有・編集が可能です。アカウントを持っていない相手にも、URLの共有でパソコンやスマホから簡単にWeb会議に参加してもらうことができます。
【LiveOn】
高機能で高品質。直感的に操作しやすい画面で、パソコンが苦手な人でも利用しやすいWeb会議システムです。音切れや音声の遅延を防止する機能があり、CDに近い音質でとても聞き取りやすくなっています。ほかにも資料の共有や録音・録画、ホワイドボード、メディア再生などさまざまな機能があり、すべて画面上で操作が可能です。また、英語と中国語に対応しているため、海外を拠点とした会議でも活躍してくれます。独自のプロトコルを使用してのセキュリティー体制も万全です。
このLiveOnには、クラウド型とサーバー型があります。サーバー型は使用する拠点の数が多い人や、セキュリティーを重視する人におすすめです。

まとめ

Web会議システムはさまざまな拠点での同時会議ができるため、無駄な時間を省いてコストの削減を実現することができます。システムには無料・有料があるほか、クラウド型やサーバー型があるため、それぞれの特徴をよく把握したうえで、自社にあったWeb会議システムを導入することをおすすめします。

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