【2026年最新】web会議システムを徹底比較！選び方のポイントとおすすめツール

web会議システムとは？テレビ会議との違いも解説

web会議システムの基本

web会議システムとは、インターネット回線を通じて、離れた場所にいる複数の参加者がリアルタイムで映像・音声・資料を共有しながら会議を行えるツールのことです。「オンライン会議システム」とも呼ばれます。
必要な機器はPC・スマートフォン・タブレットのいずれかと、安定したインターネット接続のみ。
追加のハードウェアや専用回線は不要なため、個人でも企業でも手軽に導入できます。
近年では社内の定例会議や1on1はもちろん、顧客との商談・採用面接・社員研修・ウェビナーなど、あらゆるビジネスシーンで活用が広がっています。

テレビ会議システムとの違い

web会議システムと混同されやすいのが「テレビ会議（ビデオ会議）システム」です。どちらも遠隔地の相手と映像・音声でコミュニケーションできますが、仕組みと用途に大きな違いがあります。

テレビ会議システムは専用の通信回線と専用端末を用いて、特定の拠点同士をつなぐシステムです。通信の安定性とセキュリティに優れており、大企業の重要会議や政府機関での利用に向いています。一方で、導入コストは数十万〜数百万円に及ぶことも珍しくありません。

対してweb会議システムは、既存のPCやスマホとインターネット回線があれば今すぐ始められます。製品によっては200名以上の大人数にも対応できるため、よほど大規模・高機密な会議でなければweb会議システムで十分です。

web会議システムのメリット・デメリット

導入前に、メリットとデメリットの両面をしっかり把握しておきましょう。特にデメリットはあらかじめ対策を立てることで、大半の課題を回避することができます。

メリット

① 場所・時間の制約をなくせる

自宅・出張先・カフェ・海外拠点など、インターネットさえつながれば世界中どこからでも参加できます。通勤・移動コストをゼロにし、地方や海外のメンバーとも気軽に会議を開催できるため、組織の地理的な制約が大幅に緩和されます。

② コストを大幅に削減できる

交通費・宿泊費・会議室代・紙資料の印刷費など、従来の対面会議に伴う費用を丸ごと削減できます。特に全国・海外に拠点を持つ企業では、年間の移動コストを数百万円単位で圧縮できるケースもあります。

③ 会議の質を高める機能が充実している

画面共有・録画・チャット・ホワイトボード・ブレイクアウトルームなど、対面では実現しにくい機能を活用できます。会議を録画しておけば欠席者への共有や振り返りにも役立ちます。また、資料を人数分印刷・配布する手間もなくなります。

④ 意思決定のスピードが上がる

「集まるコスト」が下がるため、緊急の判断が必要な場面でもすぐに会議を設定できます。重要な意思決定を先送りにしなくて済む環境が整います。

⑤ 多様な働き方に対応できる

テレワーク・時短勤務・育児中・介護中のメンバーなど、さまざまな事情を抱えた社員が会議に参加しやすくなります。働き方の柔軟性向上がエンゲージメントや採用競争力の強化にもつながります。

デメリット・注意点

① 通信環境に左右される

インターネット回線が不安定だと、音声の遅延・映像のフリーズ・接続切断といったトラブルが発生します。光回線など高速・安定した回線環境の確保が前提条件です。在宅勤務が多い場合は、社員の自宅環境のサポートも検討が必要です。

② 非言語コミュニケーションが取りにくい

画面越しでは、相手の表情・姿勢・場の空気感が伝わりにくくなります。特に重要な交渉や感情的なフォローが必要な場面では、対面の方が適しているケースもあります。カメラの位置や照明・背景の工夫、意識的に大きめのリアクションを取るなどで補いましょう。

③ 音声トラブルが多発しやすい

会議室.COMが実施した独自アンケート（ビジネスパーソン300名対象）では、「オンライン会議で困ること」の第2位が「音声トラブル（47.7%）」でした。ミュートのかけ忘れ・エコー・音割れなど、音声に関するトラブルは非常に多く発生しています。事前の機器チェックとヘッドセットの活用で大半は防ぐことができます。

④ 情報漏えいのリスクがある

インターネット経由で音声・映像・資料をやり取りするため、適切なセキュリティ対策を施していない場合、第三者に盗聴されるリスクがあります。暗号化・入室コード・端末認証などのセキュリティ機能が充実した製品を選ぶことが重要です。

web会議システムの選び方｜5つのポイント

数あるweb会議システムの中から自社に合ったものを選ぶために、以下の5つのポイントをチェックしてください。

ポイント①：提供形態（クラウド型 vs オンプレミス型）で絞り込む

web会議システムには大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。まず自社のセキュリティポリシーや運用体制に合わせてどちらの形態が適しているかを判断しましょう。

クラウド型は、ベンダーが管理するサーバを経由してシステムを利用する形態です。導入が迅速で初期費用を抑えられ、メンテナンスもベンダーが行うため、IT担当者の負担が少ないのが特徴です。中小企業やスタートアップ、まずは手軽に始めたい企業に向いています。

オンプレミス型は、自社内にサーバを設置して運用する形態です。通信データが外部のインターネット回線を通らないため、セキュリティレベルが非常に高くなります。初期構築コストや専門知識は必要ですが、長期運用ではランニングコストを抑えられることもあります。金融機関・医療機関・官公庁など、高いセキュリティ要件を持つ組織に適しています。

ポイント②：利用予定人数に合った同時接続数か確認する

同時接続数とは、一つの会議に同時に参加できるアカウント数のことです。
製品によって上限が大きく異なるため、自社の会議規模に合わせて必ず確認してください。
参加人数の少ない日常的なミーティングであれば、ほぼすべての製品で対応できます。しかし全社員が参加する大規模な会議やウェビナーを開催する予定がある場合は、数百〜1,000名以上に対応できる製品を選ぶ必要があります。
また、同時接続数が多くなるほど料金プランも高くなる傾向があるため、実際に必要な規模に合わせたプランを選びましょう。

ポイント③：映像・音声の品質を保つ技術があるか確認する

どれだけ機能が充実していても、映像がフリーズしたり音声が途切れたりしては会議になりません。
製品を選ぶ際は、通信品質を保つための技術が搭載されているかを確認しましょう。

具体的に確認したいのは以下の2点です。

帯域自動制御技術
インターネット回線の速度が低下した際に、自動的に映像品質や通信量を調整してつながりやすい状態を維持する技術です。
この機能が搭載されている製品は全体の半数程度であるため、通信が不安定な環境での利用が想定される場合は特に重要です。

データ圧縮技術
少ないデータ通信量でも高品質な映像・音声を実現する技術です。
ほぼすべての製品に搭載されていますが、圧縮アルゴリズムの性能は製品によって差があります。
無料トライアルを活用して、実際の通信環境で品質を確かめてから本導入することをおすすめします。

ポイント④：必要な基本機能が揃っているか確認する

製品によって搭載機能に差があります。自社の業務で必要な機能が揃っているかを事前にチェックしましょう。
以下がweb会議システムに求められる基本機能です。

2026年現在では、AIによる自動議事録作成・リアルタイム翻訳・文字起こし機能を搭載した製品も増えています。
会議後の議事録作成に時間を取られている場合や、海外拠点とのやり取りが多い場合は、これらの機能の有無も選定基準に加えましょう。

ポイント⑤：セキュリティ対策が十分か確認する

会議では社外秘・部外秘の情報が飛び交います。インターネットを経由して音声・映像・資料を共有するweb会議システムでは、適切なセキュリティ対策は必須です。
製品を選ぶ際は以下の項目を確認してください。

web会議システムの料金相場

一般的なクラウド型web会議システムの料金は、1ユーザーあたり月額500円〜2,000円程度が相場です。
ただし、利用人数・同時接続数・追加機能のオプションによって変動します。

コスト削減の観点では、初期導入前に削減できるコストと導入費用を比較することが重要です。
たとえば、月に1回の東京〜大阪間の出張（交通費・宿泊費で1人あたり約3〜5万円）をweb会議に置き換えるだけで、ツール費用は十分に回収できます。
無料プランは手軽に試せる半面、ビジネス利用では機能・セキュリティ・サポート体制の面で有料版に劣るケースが多いです。
本格導入の際は有料プランを検討しましょう。

【タイプ別比較】おすすめweb会議システム

ここからは、利用目的・規模・環境に応じて5つのタイプに分類し、おすすめのweb会議システムを比較します。自社の状況に近いタイプから確認してください。

タイプ①：小規模・日常業務向け（〜30名）

社内の定例会議・1on1・顧客との商談・採用面接など、日常的に使う会議に向いているタイプです。
直感的に操作できる使いやすさと、コストパフォーマンスの高さが選定ポイントになります。

タイプ②：大規模・配信向け（100名〜）

全社員が参加する大規模会議・オンラインセミナー・株主総会・IR説明会など、多数の参加者が同時に接続するシーンに向いているタイプです。接続の安定性と同時接続数が最重要ポイントです。

タイプ③：既存ツールと連携したい場合（グループウェア内蔵）

Officeツール（Word・Excel・PowerPoint）やGoogleドライブをすでに業務で活用している企業には、それらと連携できるグループウェア内蔵のweb会議機能が便利です。会議・チャット・ファイル共有・タスク管理を1つのツールで完結できます。

タイプ④：高セキュリティ重視（オンプレミス型）

機密性の高い情報を扱う金融機関・医療機関・官公庁・法律事務所などには、外部のインターネット回線を使わないオンプレミス型が適しています。通信が社内ネットワーク内で完結するため、外部からの不正アクセスやデータ漏えいのリスクを大幅に軽減できます。

タイプ⑤：まずは無料で始めたい場合

「コストをかけずにまず試してみたい」「小規模なチームでの利用が中心」という場合は、無料プランのある製品から始めるのも選択肢の一つです。

注意点：無料プランは利用時間・参加人数に制限があるほか、接続安定性・セキュリティ対策・サポート体制が有料版より劣る場合があります。
社外の顧客・取引先が参加するビジネス会議や、機密情報を扱う会議には有料プランを強くおすすめします。

web会議に必要な機器・環境

良いシステムを選んでも、機器や環境が整っていなければ快適な会議は実現しません。最低限必要な環境と機器を確認しましょう。

インターネット回線

web会議で最重要なのが回線品質です。特に複数名が同時に映像をやり取りする場合、大量のデータ通信が発生します。
光回線などのブロードバンド環境が推奨されます。Wi-Fiを使用する場合はルーターへの接続距離に注意し、可能であれば有線LANで接続すると安定性が増します。

Webカメラ・マイク

ノートPCに内蔵されているカメラとマイクでも利用は可能ですが、品質には限界があります。
より鮮明な映像と明瞭な音声のために、外付け機器の活用をおすすめします。

Webカメラ（外付け）：フルHD以上の解像度があると、相手に鮮明な映像を届けられます
マイク付きヘッドセット：周囲の雑音を拾いにくく、クリアな音声でのコミュニケーションが可能

ヘッドセット vs スピーカーフォン

利用シーンによって最適な機器が異なります。
個人のデスクで1人が参加する場合：ノイズキャンセリング機能付きのヘッドセットが、周囲の雑音を遮断して集中力を保ちます
会議室で複数人が参加する場合：360度全方向の音声を収音できるスピーカーフォン（会議用スピーカー）が適しています。部屋の中央に置くだけで、全参加者の声をまんべんなく拾えます。
機器の接続方式（USB・Bluetooth・3.5mmジャック）は使用するPCやデバイスに合わせて選びましょう。

最新トレンド｜AIや翻訳機能の活用

2026年現在、web会議システムはAI機能の搭載が急速に進んでいます。導入を検討する際は、こうしたトレンド機能も考慮に入れておくと、将来的な業務効率化につながります。

AIによる自動議事録・要約機能

会議中の発言をリアルタイムで自動テキスト化し、終了後に議事録として出力する機能です。
さらに、決定事項・アクションアイテム・担当者を自動抽出する製品も登場しています。議事録作成にかかる時間を大幅に削減でき、会議後の業務効率が飛躍的に向上します。Zoom・Google Meet・Microsoft Teams・Cisco Webexなど主要製品が対応しています。

リアルタイム翻訳・字幕機能

会議中の発言を自動でリアルタイム翻訳し、字幕として表示する機能です。
グローバルなビジネス展開において、言語の壁を乗り越えて海外拠点や外国籍の社員ともスムーズにコミュニケーションできます。翻訳精度は製品によって異なるため、重要な会議では事前に確認することをおすすめします。

ハイブリッドワーク対応機能の強化

オフィス出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークの普及に伴い、「会議室にいる人」と「リモートの人」が対等に参加できる環境づくりへの対応も進んでいます。
発言者を自動でアップにするAIカメラ連携や、オンライン・オフラインの双方が使えるデジタルホワイトボード機能などが代表例です。

よくあるトラブルと対処法

web会議では、ちょっとしたトラブルで会議全体が止まってしまうことがあります。事前に対処法を知っておくことで、冷静に対応できます。
会議室.COM（アスノシステム株式会社）の独自調査では、「オンライン会議で困ること」の第2位が音声トラブル（47.7%）であることが明らかになりました。音声に関するトラブルは特に多く発生しており、事前の準備と対策が重要です。

まとめ｜web会議システム比較のチェックリスト

web会議システムを選ぶ際のポイントを最終確認しましょう。

選び方チェックリスト

[ 　] 提供形態：クラウド型 or オンプレミス型、自社のセキュリティポリシーに合っているか
[ 　] 同時接続数：想定する最大参加人数をカバーできているか
[ 　] 音声・映像品質：帯域自動制御・データ圧縮技術が搭載されているか
[ 　] 基本機能：画面共有・録画・セキュリティ機能が揃っているか
[ 　] セキュリティ：暗号化・入室コード・端末認証が対応しているか
[ 　] 連携ツール：現在利用しているOffice・Googleツールと連携できるか
[ 　] 料金：費用対効果は合っているか・無料トライアルで試せるか

タイプ別おすすめまとめ

自社の目的・規模・予算・既存ツールの環境に合わせて最適なシステムを選ぶことで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が実現します。
まずは無料トライアルを活用して実際に使い心地を確かめてから、本格導入を検討することをおすすめします。

また、web会議を実施する際に適切な会議室をお探しの方は、ぜひ会議室.COMからお探しください。
大型モニターや音響設備が整ったweb会議対応の会議室を全国から検索できます。

本記事は2026年5月時点の情報をもとに作成しています。各サービスの料金・機能・仕様は変更される場合がありますので、最新情報は各公式サイトをご確認ください。

参照：PR TIMES｜『ビジネスパーソンの会議実態調査2026』会議室.COM（アスノシステム株式会社）調べ