会議・プレゼンでやってはいけないこと

会議・プレゼンでやってはいけないこと

プレゼンは「プレゼンテーション」の略であり、クライアントや自社に対してメリットのあるプランを提案し、実現を訴えることです。プレゼンの場では、みずからのプランがいかに魅力的であるかをアピールすることが重要ですが、勢い余って失敗することもあるでしょう。
そこで今回は、プレゼンにありがちな失敗と、その対策についてご紹介します。

目次

プレゼンでありがちな失敗例

社内会議とは大きく異なり、プレゼンは非常に緊張するものです。たとえ場数をこなしたベテランであっても、取引先に乗り込み、複数の決裁者を前にして自分たちのプランを提案するプレゼンは、やはり気合の入り方も緊張の度合いも違います。
そして、過度の気合と緊張も手伝って、つい失敗してしまうのもプレゼンではありがちなことです。まず、プレゼンでよくある失敗について、確認してみることにしましょう。

・自信のなさそうな話し方をする
・話の組み立てがわかりにくい
・資料の内容が理解しにくい
・質疑応答がスムーズにできない

プレゼン初心者にとってはいずれも難関で、かなり高いハードルに思えるかもしれません。ですが、尻込みしていてはいつまで経っても「プレゼンの達人」にはなれません。一つひとつ、解決していきましょう。

プレゼンで重要なことは説得と感動

プレゼンは「説明」ではありません。そのプランがどれほど魅力に満ちているかを相手に伝え、感動させ、「ぜひこのプランをやりたい」と考えるように説得することです。
それには、プレゼンター自身が、堂々と自信にあふれて見えることが必要です。

まず、その場の広さや人数に合った音量で、明快に話しましょう。
また、相手全員に均等に視線を移しながら、一人ひとりに語りかけるように話すのがポイントです。要領良く、簡潔に話すことは重要ですが、早口になってしまうと、聞き手の理解が追いつきません。ですから、適度な「間」を取りながら話すようにしましょう。

腕利きのプレゼンターは、「動き」も最大限に活用します。さすがに歩き回る必要はありませんが、手を動かすことはできるはずです。大きなジェスチャーを使う話し方は、自信がありそうに見えるものです。
また、事前に社内でリハーサルをし、上司や先輩にダメ出しをしてもらえば、プレゼンの成功率はグッと高まるでしょう。

わかりにくい要因を徹底的に排除しよう

プレゼンは、短い時間でプランの概略とその魅力を伝えなくてはなりません。そのため、慣れていないと、必要以上に情報を入れ込みたくなってしまいます。すると、話は必然的に長くなり、資料の内容も増えて、その結果「話も資料もわかりにくい」ということになってしまいます。

情報は、多ければ良いというものではありません。限られた時間により多くの情報を伝えようと欲張ってしまうと、混乱するばかりです。むしろ、情報量を絞り込み、必要なことだけを簡潔に訴えるほうが、遥かに洗練されたプレゼンになります。
特に、話す内容については、シナリオの段階で十分に練り上げておくことが肝要です。話の流れは一般的な「起承転結」でも良いでしょうし、より切れ味を演出したいなら「疑問・解答・理由」という流れも有効です。

まず、疑問の形で問題提起をして相手の興味を惹き、それに対する意外な解答を簡潔に語り、最後にその理由を述べる、という流れです。この場合、「意外な解答」がポイントで、そこで興味を駆り立てておいて、最後にその理由を述べることで「なるほど」と納得してもらうことができます。

質疑応答の準備は、念には念を入れて

多くのビジネスパーソンが苦手とするのが、プレゼンでの質疑応答です。どこから飛んでくるかわからない質問に対して、その場で明確に答えなくてはならないのですから、それなりの度胸は必要ですし、何より想定問答を作るのに手間も時間もかかります。
ですが、質疑応答はプレゼンの締めくくりであり、相手の疑問や不安を解消し、安心してもらうための重要なステップです。決してないがしろにはできません。どんな質問が来るかわからないなら、リハーサルの段階で上司や先輩に指摘してもらい、想定問答の幅を増やしておきましょう。

また、質問に対しては即答するのが原則ですが、意外な質問にあわててしまって、しどろもどろに答えるのでは逆効果です。そんなときは「今のご質問は、○○○を確認したい、という意味でよろしいでしょうか?」などと返して、若干の時間稼ぎをするのも有効です。
想定もしていなかったような鋭い質問に対しては、素直に「たいへん鋭いご質問ですので、少し考え、慎重にお答えさせてください」などと応じるのも良いでしょう。もちろん、何分も待たせるわけにはいきません。頭脳をフル回転させ、適確な回答を構築しましょう。

質疑応答をうまくこなせれば、プレゼンテクニックはワンランクアップです。さらに上を目指して、がんばってください。

ダメなプレゼンにしないためのチェックポイント

商品やプランの魅力を最大限相手にわかってもらうには、プレゼンは絶好のチャンス。これまで、プレゼンで失敗しないための注意点についていくつか説明してきましたが、ここでざっとポイントをまとめておきましょう。

・その場に相応しい音量で話す
・一人ひとりの顔を見回しながら話す
・情報を詰め込みすぎない
・ダラダラ話さず「起承転結」をつける
・質疑応答のリハーサルは入念に
・想定外の質問にもあわてない

ほかにも、注意したい点がまだいくつかあります。
例えば、参加者の質問に対し、余計な情報まで入れ込んで解答してしまうなどです。サービス精神が旺盛ともいえますが、プレゼンの質疑応答では、相手が知りたいことにのみ簡潔に答えたほうが無難です。話が長くなってしまう上に、もしかすると、質問者にとっては不必要な情報で、本当に知りたかった情報がうまく伝わらないかもしれないからです。

また、質疑応答の際、相手の質問の意味がよく理解できない場合もあるでしょう。そのようなとき、自分で質問の意味を勝手に解釈するのではなく、「これは、〇〇という意味の質問でよろしいでしょうか?」など、必ず相手に確認をしましょう。勝手な解釈で説明を始めると、質問者が知りたいこととはまったく違う回答となってしまう可能性があります。

プレゼンの勉強方法

最後に、プレゼンで失敗しないための勉強法について紹介します。いざとなったら怖気づいてしまうことがないよう、事前準備はしっかりとしておきましょう。

実際のプレゼンを見る
まずは、とにかく実際のプレゼンを見てみましょう。ジャンルはなんでもかまいません。車や電化製品、ゲームやスマホなど、ネットで検索すればさまざまな商品紹介のプレゼンを見ることができます。

またテレビショッピングなども、プレゼンの勉強にはうってつけです。
時間制限がある中で、購買意欲をかき立てるテレビショッピングは、まさに良いプレゼンのお手本ですね。客の興味をひきつける技術が目いっぱい盛り込まれているので、ぜひ参考にしてみましょう。
本を読んだりセミナーに参加する
そもそも、「プレゼンの基本的なことが何もわからない!」という人は、本を読んで勉強しても良いでしょう。プレゼン関連の書籍はたくさん出ていますので、口コミなどを参考に、わかりやすそうな本を選ぶようにしましょう。

ほかには、セミナーに参加するのも1つの方法です。プレゼンの基本や成功の秘訣など、本や動画とは違って臨場感たっぷりに学ぶことができます。
プレゼンのリハーサルを動画に撮ってみる
友人や、上司・同僚などの前でプレゼンをリハーサルし、それを動画に撮ってチェックしてみましょう。しゃべり方や話すスピードなど、自分では大丈夫と思っていても、実際にはできていないことが多々あります。自分のプレゼンを客観的に見ることは、欠点の洗い出しにとても有効なうえ、新たな手法の発見にもつながるでしょう。

まとめ

プレゼンは、「思いが相手に伝わるかどうか」が一番大切です。資料のとおりに読みあげる必要はないですし、少しくらいミスをしても、あせらずきちんと軌道修正すれば問題はありません。
今回紹介した、プレゼンでやってはいけないことの基本を守り、ぜひポジティブ思考でプレゼンを成功させてください。

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