VR会議システムってどんなもの？メリット・デメリットをまとめてみました

働き方改革の推進も手伝って、極力無駄を省き、短時間で効率のよい業務の遂行が求められるようになりました。無駄が多いと感じるもののひとつとして、「会議」と答える方もいらっしゃるのではないでしょうか。
会議といえば必要な書類などをすべてそろえ、指定場所に集合してスタートするのが一般的ですが、会議室を確保したり参加者のスケジュールを合わせたりしなければならず、必要なときにすぐ開催とはいかないものです。

そこで今回は、仮想空間の中で会議ができる「VR会議システム」を取り上げたいと思います。VR会議とはどのようなものなのか、仕組みやシステム導入の流れのほか、メリット・デメリットについてもまとめました。

VR会議とは

そもそもVRって？

VRとはVirtual Reality（バーチャルリアリティ）の略語で、いわゆる仮想現実のことです。会議とはいまひとつ結びつかないかも知れませんが、最近はゲームなどのエンターテインメント分野でよく知られています。ゴーグルのようなヘッドセットを装着し、3D空間へと入り込むかのような場面を、テレビなどで目にしたことがあるのではないでしょうか。

ゲームやアトラクションなどで使われるイメージが強いVRですが、近年は会議システムのひとつとしても注目され始めています。

バーチャル空間でおこなう会議

VR会議システムの仕組みですが、まずは会議室となる部屋を作成します。作成には、CG映像や実際の映像といった3D空間映像を使用します。HMDと呼ばれる専用のゴーグルを装着してこの映像を視聴すると、まるで自分がその空間に存在しているかのような錯覚に陥ることができます。

VR会議はシステム販売会社と契約し、VR対応のパソコンと専用のゴーグルを使っておこないます。バーチャル会議の参加者はそれぞれがアバター化され、身振り手振りなどの動作も連動するため臨場感があります。また、ゴーグル装着による視界の制限は、会議への集中力アップにもつながるでしょう。

VR会議システムのメリットとデメリット

まだまだなじみの薄いVR会議システムですが、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット

【わざわざ集まる必要がない】
仮想空間の会議室に集合するので、物理的な移動の手間を省くことができます。離れた場所にいても同じ空間を共有でき、時間や移動コストの削減にもつながります。

【会議に集中できる】
ゴーグル装着により視界が制限されるため、余計な情報が入らず、会議に集中しやすくなります。

【発言がしやすい】
VR会議では、実際の会議やビデオ会議のように互いに顔を合わせることはありません。アバター同士で会話をするため、実際の会議よりも発言がしやすいと感じる人もいるでしょう。

【テレワークに対応可能】
利便性や生産性の合理化を図り、テレワークを取り入れる企業もずいぶん増えてきました。しかし、会議のときはメンバーが全員そろう必要があるなど、課題の残る企業も少なくないようです。VR会議システムの導入は、このような悩みを解決する糸口となるかもしれません。

【リアリティのある会議が可能】
アバターで会議というと、あまりピンとこない人もいるでしょう。しかし、VR会議システムは体の動きも投影されるため、誰に対して話しているのかがわかりやすいのです。また、実際の会議では紙やホワイトボードにしかメモができませんが、VR会議では、あらゆる空間に直感的にメモすることが可能です。ほかにも、資料やデスクトップ画面の共有などもできるため、実際の会議と遜色のないリアリティのある会議が可能です。

デメリット

【初期費用がかかる】
VR会議システムを始めるには、それなりの準備が必要です。システムを提供するサービスを契約し、VR対応のパソコンと専用のゴーグルなどをそろえる必要があります。すべて合わせると、ひとりあたり20万円を超える費用がかかることもあり、導入するには費用対効果について十分検討しなければなりません。

VR会議の準備と始め方

VR会議をおこなうにあたり、ネット環境は必須です。また専用のアイテムである以下の3点も必要です。

必要なもの

・VR会議システムを提供するサービスやソフトウェア
・VR対応パソコン
・VRゴーグル（HMD＝ヘッドマウントディスプレイ）

VR会議システムを提供する企業と契約したら、SaaS型もしくはアプリのインストールで利用が可能となります。VR会議システムは3D映像になるため、通常よりも大容量でハイスペックなPCを準備する必要があるでしょう。

また、VR会議システムで使用するゴーグルはHMD（ヘッドマウントディスプレイ）と呼ばれるもので、頭に装着して会議に参加します。HMDにはスマートフォン用やゲーム機用などさまざまな種類がありますが、VR会議システムではパソコン用を使用します。パソコン用は高性能で解像度も高いため、ほかのゴーグルよりもやや高額になるでしょう。

開始の流れ

準備が整ったらパソコンを立ち上げて、HMDを頭に装着します。すると、ロビーのような場所にいくつかの会議室があるので、使用する会議室を選択して入室します。中は立派な会議室になっていて、既にほかの参加者が入室していることもあるでしょう。

VR会議システムの特徴

たとえば通常のビデオ会議であると互いの顔は見えるものの、誰に対しての発言なのかわかりづらいことがあります。しかし、VR会議ではそのようなことはありません。VR会議で話しているのは本人ですが、アバター同士が会話をしているように見えます。身振り手振りのほか体の向きなどもアバターに反映されるため、今誰に向かって話しているのかがわかり、リアリティがあります。

またVR会議システムでは、動画や画像、ファイルやパソコンのデスクトップ画面など、必要な項目を参加者全員で共有可能です。そのため、現実の会議室でおこなう会議と何ら変わりなくコミュニケーションをとることができるでしょう。

おすすめのVR会議システム

ここでは、おすすめのVR会議システム「NEUTRANS」についてご紹介します。

「NEUTRANS BIZ」～株式会社Synamon～

株式会社Synamonが提供する「NEUTRANS BIZ」は、クラウド環境で使用するSaaS型のシステムです。会議や教育分野など、さまざまなシーンに対応するVR技術を活用したサービスで、ビジュアルデータを複数人で共有しながらコミュニケーションをとることができます。

VR空間にある自分の腕には、3本線が表示されたアイコンが見えます。このアイコンはメニューボタンになっていて、ここから画像や動画、PCのデスクトップ画面の共有など、さまざまなアクションをおこすことができるようになっています。
会議の定番であるペンやホワイトボードなどのアイテムも豊富に備わっているため、ブレスト会議にも対応可能。また、3Dデータを活用すれば、サイズや形状など細かな部分も立体的に表示することができて便利です。

まとめ

3D空間で繰り広げられる会議は、会議の概念をガラリと変えてくれそうです。現実の会議で使うアイテムはほぼ搭載されていますし、VRでは音声も3D仕様なので、話す声もアバターがいる方向から聞こえます。従来のビデオ会議と比べると没入感が高く、集中して会議に参加することができるという声もあるようです。

初期費用がやや高額なことと、ひとりひとりに対応機器が必要なため、すぐに取り入れるのは難しいかもしれません。しかし、実際に導入・投資をする企業も出てきており、今後に期待できる会議システムといえるでしょう。