テレワークをマネジメントする!課題解決のための7つのポイントとは

テレワークをマネジメントする!課題解決のための7つのポイントとは

新型コロナウイルスの影響で、テレワークを取り入れる企業が増加しています。オフィスに出社せず、自宅やコワーキングスペースなどで仕事をすることに、少しずつ慣れてきたという声も聞かれるようになりました。

テレワークは、近年浸透してきた新しい働き方です。多くのメリットがある一方、いくつか課題が見つかったという企業もあるのではないのでしょうか。テレワークの導入にはどのような課題があるのか、テレワークをマネジメントするためのポイントについて解説します。

目次
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テレワーク導入における課題とは?

テレワークは場所にとらわれない働き方ができるため、必要な人材を確保できたり、通勤にかかる時間や交通費を削減できたりと、さまざまなメリットがあります。これらは企業と働き手の双方にとってのメリットであり、生産性の向上にもつながります。一方で、早急に解決が必要な課題としては、主に次のようなものが挙げられます。

コミュニケーション不足の解消
テレワークを導入した企業の多くでは、コミュニケーション不足が課題となっているようです。テレワークでは対面で顔を合わせる機会が少ないため、コミュニケーションが希薄になることがあります。生産性の向上にはチーム力の強化が欠かせないため、コミュニケーションが不足していると感じる場合には、対策をとる必要があるでしょう。
細やかなサポート
テレワークでは、社員がそれぞれ個別の環境で業務に取り組みます。そのため、上司の目が届かない環境となり、働き方や仕事内容について直接指導を受ける機会がありません。対面でコミュニケーションできない仕組みだからこそ、チャットやオンライン会議システムなどのツールを活用し、細やかなサポート体制を整えることが重要です。

テレワークにおけるマネジメントの方法7つ

テレワークの導入が進むにつれて、従来の働き方では見えてこなかった課題が浮き彫りになることがあります。働き方が柔軟になればなるほど、現場を管理するマネージャーとしてのスキルが問われることになるでしょう。ではテレワークをスムーズにマネジメントするにはどうすればよいのか、具体的な方法を7つ紹介します。

1on1ミーティングの実施
テレワークは、従来の働き方と比べると、対面でのコミュニケーションの機会が少ないです。オフィスでするような雑談の機会もなくなるため、自然なコミュニケーションの発生が抑制されてしまいます。そのため、社員同士のつながりを感じにくく、信頼関係も築きにくいという難点が生じがちです。
コミュニケーションがとりづらいテレワークでは、ミーティングや面談の開催が重要となります。定期的に1on1ミーティングを実施し、チームミーティングの回数も増やすとよいでしょう。
マネージャーは、1on1ミーティングなどで部下の不安や要望などを聞き、現状を把握しておく必要があります。月に1回程度、実際に対面でおこなえるとよいのですが、難しい場合は1on1ミーティングで親睦を深める方法がおすすめです。
自由に発言できる場所を提供する
オフィスに出社する社員と違い、テレワーカーは孤立を感じやすい傾向があります。普段の業務連絡にチャットツールなどを活用している場合は、気軽に雑談などができる場所を提供してください。
たとえば、フリートークルームなどの開設です。オフィスにいる社員も交えて、オンライン上で雑談や情報交換ができれば、「自分もチームの一員である」という一体感を得られます。さらには、テレワーカーのモチベーション向上にもつながるでしょう。
定時にルームチェックイン
オフィスに出社したときに「おはよう」と挨拶する感覚で、テレワークにおいても、毎日メンバー同士が顔を合わす習慣をつけるとよいでしょう。たとえばオンライン会議システムなどを利用し、チームメンバー全員がそろうタイミングで10分程度コミュニケーションの活性化を図るのです。
業務連絡や進捗状況の報告、チームや企業の方向性などを確認・共有することで、チームとしての連帯意識を高めることができます。
仕事効率化のためのツール提供
複数のプロジェクトに参加していたり、チームの人数が多かったりする場合は、スケジュール管理が大変です。今自分は何の業務を担当しているのか、チームの仕事はどこまで進んでいるのかなどを把握しきれずにいると、仕事に悪影響を及ぼす可能性があります。
特に複数のプロジェクトが進行している場合、「抜け」や「漏れ」による手戻り作業が発生しがちです。
時間と労力の無駄づかいを防ぐには、業務効率を高めるプロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。プロジェクト管理ツールは、タスクや工程、メッセージの管理、スケジュール共有ができるため、仕事の優先度やチームの進捗状況をひと目で把握することができます。
情報をドキュメント化する
オフィスでは簡単に確認できる情報も、テレワークでは難しいことがあります。そのため、業務に関する情報はすべてドキュメント化してメンバーに共有しておくことが望ましいでしょう。
さまざまな情報を整理・分類してドキュメント化することで認識のズレがなくなり、オフィスにいるのと同様に正確な状況把握や判断ができるようになります。
ICTツールを積極的に活用する
各地に点在しているテレワーカーをまとめるには、オンライン会議システムなどのICTツールが大いに役立ちます。
【各種ICTツール】
・Chatwork、Slackなどのチャットツール(日々の業務連絡)
・Zoomなどのオンライン会議システム(ミーティングや定例会議)
・G Suite、OneNoteなどのクラウドストレージ(ドキュメントの共有や共同作業)
・Outlook、Googleカレンダーなどのスケジューラー(スケジュールの相互確認)
・Trello、Redmineなどのプロジェクト管理プラットフォーム(タスクや工程などのプロジェクト管理)
テレワークをより効率的にするには、こうしたICTツールの積極的な活用がおすすめです。目的に応じてツールをうまく使い分けることで、テレワークをしていてもコミュニケーションをとることができ、チーム力の強化へとつながります。
正しく評価する
テレワークは仕事の仕方や経過が見えづらいため、評価の方法が難しい場合があります。成果物で判断することになるため、成果主義のようになることもあるでしょう。チームメンバーには定期的に状況報告をしてもらい、業務内容や進捗を常に把握しておくように心がけましょう。

まとめ

近年、急速に拡大しているテレワーク。きちんと業務を遂行できるのか疑問に思う人もいるようですが、いざ導入してみると「意外と働きやすい」という声が多くあがっています。テレワークにはメリットだけではなくデメリットもありますが、多くの課題は工夫次第で解決で可能です。

現場を管理するマネージャーには、その役目として、企業とテレワーカーの「距離感」をなくすことが求められています。コミュニケーションの活性化はチーム力の強化へとつながるため、オフィスに出社する社員とテレワーカーが一丸となれるようなマネジメントを心がけましょう。

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