企業でよくおこなわれる会議。定例になっていることもあれば、何かの議案がある時だけおこなわれることもあり、そのスタイルは会社や部署によってさまざまでしょう。
会議というのは議題について意見交換をし、なにか良い案はないか、または問題点について話し合いをおこなうことが目的です。
しかし、実際の会議ではなぜか皆だんまりで発言をすることが少なく、なんとなく時間だけが流れていく……ということも珍しくはありません。
活発な意見交換ができる会議とそうでない会議、これらの違いはいったいどこにあるのか。
ここでは、会議をスムーズに進めるためのポイントについて詳しく解説します。
どうして、会議が始まると無言になってしまうのか……。
いろいろな原因が考えられますが、例えば、「座席の配置」について取り上げてみましょう。
自分の席が一番端っこだった場合、なにかを発言しようとすると、皆に聞こえるようにかなり大きな声でしゃべらなければなりません。
堂々といえるような意見ならいいのですが、ちょっとした提案や、反対意見などの場合は、なかなか皆の前で大声を張り上げてはいいづらいものです。
また、会議で無言になってしまう理由には「目線の位置」も挙げられます。
手元の資料にばかり目を落としてしまうと、うつむいたまま、顔を上げる頻度が少なくなってしまいます。
そうすると知らず知らずのうちに発言も減ってしまうようですよ。
では、互いに発言しあって会議をスムーズに進めるには、どうすればいいのでしょうか。
ざっくりまとめると、「発言しやすい雰囲気をつくる」ということになりますが、具体的な方法について一つひとつ見ていきましょう。
会議でなぜ沈黙になってしまうのか……。
それは、「会議室の選び方」や、「机のレイアウト」に問題があるのかもしれません。
せっかく会議を開いても、なにも発言せず…では会議に参加していないのと同じこと。
どうせ時間を使うなら、有意義な会議にしたいものです。
これまでマンネリ化していた会議、ちょっとした工夫次第でみんなの発言率はUPするものです。発言しやすい雰囲気になるよう、今回紹介したポイントについて、ぜひ今後の参考にしてみてください。
また、初めての貸し会議室選びでどのような場所を借りれば良いかわからない方もいると思います。
そんな時は貸し会議室の選び方について丁寧に紹介された記事がございますので是非参考にしてみてください。
