発言が少ない会議は何が悪い？3つの解消法

企業でよくおこなわれる会議。定例になっていることもあれば、何かの議案がある時だけおこなわれることもあり、そのスタイルは会社や部署によってさまざまでしょう。

会議というのは議題について意見交換をし、なにか良い案はないか、または問題点について話し合いをおこなうことが目的です。
しかし、実際の会議ではなぜか皆だんまりで発言をすることが少なく、なんとなく時間だけが流れていく……ということも珍しくはありません。

活発な意見交換ができる会議とそうでない会議、これらの違いはいったいどこにあるのか。
ここでは、会議をスムーズに進めるためのポイントについて詳しく解説します。

なぜ会議で無言になるの？

どうして、会議が始まると無言になってしまうのか……。
いろいろな原因が考えられますが、例えば、「座席の配置」について取り上げてみましょう。

自分の席が一番端っこだった場合、なにかを発言しようとすると、皆に聞こえるようにかなり大きな声でしゃべらなければなりません。
堂々といえるような意見ならいいのですが、ちょっとした提案や、反対意見などの場合は、なかなか皆の前で大声を張り上げてはいいづらいものです。

また、会議で無言になってしまう理由には「目線の位置」も挙げられます。
手元の資料にばかり目を落としてしまうと、うつむいたまま、顔を上げる頻度が少なくなってしまいます。
そうすると知らず知らずのうちに発言も減ってしまうようですよ。

会議がうまくいく3つのポイント

では、互いに発言しあって会議をスムーズに進めるには、どうすればいいのでしょうか。
ざっくりまとめると、「発言しやすい雰囲気をつくる」ということになりますが、具体的な方法について一つひとつ見ていきましょう。

雰囲気作りができる進行役の存在

会議の場で、「これについて、皆さんなにか意見などありませんか？」という場面をよく見かけます。
一概にはいえませんが、このようなシチュエーションでは沈黙になってしまうことが多いもの。なかなか、この沈黙を破ってまで真っ先に発言する気にはなれず、結局言いたいことはいえずじまい……という経験をしたことはないでしょうか。

そこで大切なのが、皆が発言しやすいような雰囲気に持っていける、進行役の存在です。

ただ単に意見を求めるのではなく、まずは、進行役が自分の意見をちょっと述べてみるなどするとよいでしょう。
そして、それに対してどう思うか尋ねるようにすると、相手も何らかの意見をしやすいかもしれません。

ある程度均等な距離を保てるレイアウト

会議をするうえでの必須アイテムが、椅子とテーブルです。
しかし、これらは適当に配置していいわけではなく、「会議に適したレイアウト」というのがあるのをご存知でしょうか。

会議に向くかなどは考えずに一般的に配置した場合、次の配置の仕方があります。
・1つの机を挟んで向かい合う「対面形式」
・机と机を向かい合わせる「アイランド形式(島型形式)」
・机をロの字形に並べて周囲に椅子を置く「ロの字形式」
・机をコの字形に並べて周囲に椅子を置く「コの字形式」

対面形式は、比較的大きなテーブルがある場合に限られるでしょう。応接室などで、よく見かける形式です。
アイランド形式は、例えば、部署ごとに机を配置するときによく使われます。いくつか向かい合わせに机をセッティングし、その島の端に課長や部長といった役職席を配置する、という具合です。

では、今回のテーマである、「会議に適したレイアウト」はどれなのか。
それは、「ロの字形式」もしくは、「コの字形式」になります。

アイランド形式では、机の数が多い場合席によって人の声が聞き取りづらいことがあります。これは逆にいうと、自分が発言する際も大声を出さなくてはならないということ。また、全員の顔が見えにくいというデメリットもあります。
対面形式の同様のデメリットが考えられます。

対して、「ロの字形式」や「コの字形式」だと、一定の空間をぐるりと囲む形になります。
そのため、互いがある程度の距離感を保つことができますし、皆の顔も見やすいのです。

さらに「コの字形式」の場合は、空いている空間にボードやスクリーンなどを配置することも可能になります。
手元の資料に視線を落とすだけではなく、顔を上げて会議することで、自然と発言も増えてくるかもしれません。

会議室の選び方も重要

周囲の環境によっては、騒音や、ほかの部屋の話し声などが気になってしまうこともあります。
こうなるとなかなか会議に集中できなかったり、ほかの人の発言や説明が聞き取りにくいということも。しっかりと意見交換し合うためには、騒音が気にならない部屋でなければいけません。

また、会議で発言しやすくするためには、部屋の広さも大切です。
適度な距離感でないと、人は話しづらいと感じてしまうもの。そのため、発言しやすい環境をつくるには、人数に見合った広さの部屋で会議をするのがおすすめです。

会議室が狭くぎゅうぎゅう詰めだったり、人数に対して空間が広すぎるのもNG。会議をおこなう際はあらかじめ人数を把握し、狭すぎず広すぎずといった部屋を準備するといいでしょう。

とはいうものの、社内の会議室では広さが決まっていますし、周囲の環境も簡単に変えられるものではありませんよね。
このように、会議に適した適当な部屋がないという場合は、思い切って貸し会議室をレンタルするというのも1つです。

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まとめ

会議でなぜ沈黙になってしまうのか……。
それは、「会議室の選び方」や、「机のレイアウト」に問題があるのかもしれません。

せっかく会議を開いても、なにも発言せず…では会議に参加していないのと同じこと。
どうせ時間を使うなら、有意義な会議にしたいものです。

これまでマンネリ化していた会議、ちょっとした工夫次第でみんなの発言率はUPするものです。発言しやすい雰囲気になるよう、今回紹介したポイントについて、ぜひ今後の参考にしてみてください。

また、初めての貸し会議室選びでどのような場所を借りれば良いかわからない方もいると思います。
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