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本記事では、若手社員に向けて、ミーティングの基本概念から効果的な参加方法を解説します。
会議についての基本的なノウハウをまとめた記事は以下をご覧ください。
https://www.kaigishitu.com/meeting-hacks/detail/useful-info/article03/43570/
目次
ミーティングとは
ミーティングとは、特定のテーマについて関係者が集まり、情報共有や意見交換を行う場のことです。一般的に会議よりも小規模で、より頻繁に開催される傾向があります。
ミーティングの主な特徴
- 規模：少人数（2〜10人程度）
- 雰囲気：比較的カジュアルで自由な発言が推奨される
- 目的：情報共有、進捗確認、問題解決など
- 所要時間：30分〜1時間程度が一般的
- 開催頻度：日次、週次など定期的に開催されることが多い
ミーティングと会議の違い
ビジネスシーンでは「ミーティング」と「会議」という言葉を頻繫に使いますが、実際にはどのような違いがあるのでしょうか。以下の表で主な違いを比較してみましょう。
| 項目 | ミーティング | 会議 |
|---|---|---|
| 規模 | 少人数（2〜10人程度） | 中〜大人数（10人以上のことも） |
| 形式 | カジュアル、柔軟 | フォーマル、構造化 |
| 目的 | 情報共有、アイデア出し、進捗確認 | 重要事項の決定、方針策定 |
| 参加者 | 直接関係者のみ | 部門横断的、役職者を含む |
| 司会進行 | リーダーや担当者が兼任することが多い | 専任の議長が進行することが多い |
| 記録 | 簡易的なメモが中心 | 正式な議事録を作成 |
| 開催場所 | 小会議室、カフェスペースなど柔軟 | 会議室、役員室など公式な場所 |
| 意思決定 | その場で即断することが多い | 複数回の議論を経て決定することが多い |
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若手社員の方がミーティングで存在感を示し、積極的に参加するコツをご紹介します。
発言機会の作り方
事前準備で自信をつける
事前に議題に関連する情報を調べておくことで、ミーティングが始まっても内容を理解しやすく、不安なく参加することができます。
また、自分なりの意見や質問を3つ以上用意しておくことも進めです。
非言語コミュニケーションの活用
ミーティング中、うなずきや相槌などをすると、積極的に参加しようとしている意思表示ができます。
メモを取ることも、頭の中を整理したり関心を持ってミーティングに参加しているアピールにもつながります。
質問の仕方
SPIN質問法を活用する
SPIN話法とは、英国の行動心理学者であるニール・ラッカム氏が発案した営業手法の一つで、セールスやビジネスの場面で効果的に質問をするために用いられます。
SPIN質問法
- Situation（状況）: 現状確認の質問
- Problem（問題）: 課題を明確にする質問
- Implication（影響）: 問題の影響を掘り下げる質問
- Need/payoff（必要性/効果）: 解決策の効果を確認する質問
SPIN質問法はミーティングだけでなく、様々なビジネスシーンで応用できるスキルなので、ぜひ活用してみましょう。
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まとめ
いかがでしたか？
「ミーティング」と「会議」は、目的や規模、形式などに明確な違いがあります。若手社員の皆さんは、それぞれの特性を理解し、適切な準備と参加を心がけるようにしましょう。
また、ミーティングは単なる情報交換の場ではなく、自分の意志を示し、チームに貢献する重要な機会です。積極的な姿勢で臨み、一歩ずつスキルを高めてください！
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