【例文アリ】ビジネスマナーを守ったメール6つのポイント&デキるメールの書き方

ビジネスメールの基本ポイント①　－　宛先

社内メールと社外メールに分けて、正しい宛先の書き方をご紹介します。

社内メールの場合

○○部（課）・姓名（姓だけも可）・役職名・敬称の順番に書くのが一般的です。
例：総務部　田中（次郎）課長　様
部署全体にメールを送信する場合は、○○部（課）各位とします。
例：人事部各位

社外・取引先メールの場合

会社名・部署名・役職名・姓名・敬称の順番に書くのが一般的です。
例：○○株式会社　営業部課長　佐藤一郎　様
社内メールでは姓だけでもOKの場合もありますが、社外メールの場合はフルネームを記載した方が無難でしょう。

TO・CC・BCCの使い分け

TO：必ず見て欲しい宛先に使う。
CC：念のため見て欲しい相手に使う。
BCC：念のために見て欲しいけれど、他の送信者に見られたくない相手に使う。
一斉送信メールでCCやBCCを使う場合は、会社毎に独自のルールがあることが多いです。自己判断で使い分ける前に、一度先輩や上司に確認しましょう。

ビジネスメールの基本ポイント②　－　件名

件名は、内容がひと目で分かるよう具体的に書くことが一番大切です。そのためは「一つのメールには一つの用件と一つの件名」といったルールを意識しましょう。また分かりやすい件名にするために、
・日付が重要なメールの場合は件名に日付を入れる
・件名の中で【】を使用して注目してもらいたい点を強調する
などの工夫をするのも良いです。

逆に件名のないメールを送る、長過ぎる件名の2点は避けましょう。相手の受信トレイで表示しきれない場合があり、丁寧に気遣ったつもりがありがた迷惑となってしまいます。

ビジネスメールの基本ポイント③　－　挨拶・導入文

メールの冒頭で挨拶文は必要ですが、効率的なコミュニケーションを行うことも重要なため、手紙のような「貴社ますますご清栄のことと･･･」というような丁寧な挨拶は基本不要。「いつもお世話になります」「初めてご連絡いたします」などのように短い挨拶の方が好まれます。

導入部分では「どこの誰か」が分かるよう「○○株式会社の木村です」という名乗りをします。挨拶文と名乗りはどのようなメールであっても必ず付けましょう。

ビジネスメールの基本ポイント④　―　本文・用件の伝え方

本文では、メールで伝えたい内容の詳細を書くことになりますが、「短文」で「簡潔」に書くことを意識しましょう。やむを得ず長文になる場合は、本文の初めに「要旨」を入れておくと親切です。
また読みやすくするための工夫として、行間を詰めすぎず空白行を入れるようにしましょう。
具体的には、下の方で紹介している例文を参考にしてみてください。

ビジネスメールの基本ポイント⑤　―　添付ファイル

添付ファイルを使う場合は、ファイルサイズとファイル形式の2点に注意します。相手のサーバー環境によって受信可能なファイルサイズに制約があるからです。大きなファイルを添付する場合には、添付可能なファイルの上限サイズを確認し、オーバーする場合はファイル転送システムを使うようにしましょう。

ファイル形式にも気を配ろう

また、相手がファイルに対応したアプリケーションを持っていない場合、受信しても添付ファイルを開くことができません。たとえばPCにパワーポイントのアプリケーションを入れていない相手へ資料を送る場合、PDFなど他のファイル形式へ変換して送る必要があります。とくにフリーランスの人とやり取りする際はOfficeなど一般的な資料作成ツールを導入していないこともありますから、事前に所有しているアプリケーションを確認しておくと良いでしょう。
またメールの添付ファイルに関して「ファイルの添付忘れ」や「間違ったファイルの添付」といったミスに気をつけましょう。添付アリのメールを送る際はきちんとファイルをメールに挿入していること、挿入ファイルの中身が正しいものかを必ずチェックするのがおすすめです。

ビジネスメールの基本ポイント⑥　―　署名表記

ビジネスメールにはメールの最後に署名を挿入するのが一般的です。メールの冒頭で「どこの誰か」という名乗りをしていますが、最後にあらためて名刺的な役割を果たす目的で署名を入れると理解しておきましょう。

署名には一般的に以下の項目を入れます。
会社名
部署名
役職
氏名
会社住所
代表電話の番号
FAX番号
ダイレクトインの電話番号
携帯電話の番号
メールアドレス
WebサイトURL

署名は一つだけに限定する必要はありません。社内メール用と社外メール用で別の署名を用意しても良いでしょう。さらに社外メール用については、署名欄をPRスペースととらえる考え方もあります。たとえば宣伝した商材やキャッチコピーごとに複数用意して、送る相手に合わせて署名を変える工夫をしている人もいます。

読みやすいメールを作成するコツ

読みやすい、伝わりやすいメール文を書くためには、文章力を磨くだけではなくビジュアル的な見やすさを意識することも大切です。具体的には、下記を意識してみましょう。

・読みやすいレイアウトを意識する
・一行当たりの文字数を30から35文字に抑えて改行する
・文章を3から5行でひとまとまりにする
・文章のまとまりごとに一行空ける
・本文の最初に目的や結論を書く
・箇条書きを効果的に使う

ビジネスメール例文

○○株式会社　人事部
課長　田中様

いつもお世話になっております。
△△の山下でございます。

4月5日（月）の新入社員研修の開催にあたり、
ご確認ならびにお願いしたいことが3点ございます。

・プロジェクターを用意していただくことは可能でしょうか

・6人１グループとして、添付ファイルに記載したテーブルレイアウトで会場設営をお願いできますでしょうか

・研修の最後にアンケート記入のために20分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか

ご多忙のところ恐れ入りますが、返信をお待ちしております。

営業部　△△課　山下
携帯番号：000-0000-0000

ビジネスメールは「生産性」と「相手への気遣い」のバランスが重要

よいメールとはビジネスを効率的に加速します。失礼のないようにという気遣いも大切ですが、ビジネスの生産性を高めるメールを書くという意識を同時に持つことも、ビジネスマナーとして重要なポイント。両者のバランスを意識したメール作成に努めましょう。