複数の貸し会議室を利用するメリットとは

必要なときに、必要なスペースを借りられる貸し会議室は、会議やセミナーを開催する際に便利な施設です。また、会議にとどまらない多目的スペースとして、多くの用途に利用することもできます。

>>貸し会議室を利用するメリットは会議以外の活用法にあり

さらに、幅広く貸し会議室を活用する方法に、「1室ではなく2室以上の部屋を借りる」というものがあります。どんなときに貸し会議室の複数利用がおすすめなのか、さまざまなケースを交えてご紹介します。

同一施設内で複数の部屋を借りられる？

多くの場合、複数の会議室を同一ビル内で管理していますから、予約さえ埋まっていなければ、そのうちの複数の部屋を借りることができます。詳細は各施設の規約によって異なりますが、多くの貸し会議室では、複数会議室の同時貸し出しを容認しています。
ただし、これはあくまでも希望する部屋が空いている場合に限られることです。複数の会議室を利用したい場合は、通常よりも早めに貸し会議室を押さえたほうがいいでしょう。

控室として利用するケース

貸し会議室でセミナーや講演会を開催する場合、講師の控室を別室に用意しておくことがあります。登壇までの時間を過ごしてもらうほか、色紙や本にサインをしてもらったり、社内報などに載せるインタビューをしたりするなど、さまざまな用途に利用できます。
この場合、控室から会場への移動が発生することから、なるべく本会場に近い部屋を押さえるのがいいでしょう。
広さは、セミナーの開催部屋よりも狭くて構いません。あまり大きすぎると、かえって寒々しい雰囲気になりかねませんから気を付けてください。貸し会議室のスタッフに用途を説明した上で、どの部屋を取ればいいのか相談するのもおすすめです。

懇親会で利用するケース

大規模なセミナーや研修では、終了後に、懇親会を開催することもあるでしょう。しかし、別の店に移動するとなると、参加者に移動の手間をかけさせることになりますし、手続きも煩雑になります。そこでおすすめなのが、同一施設内での懇親会の開催です。

とはいえ、貸し会議室には、懇親会が開ける施設と、飲食利用はできない施設があります。また、懇親会が開催できる貸し会議室の中でも、会場として利用できる部屋が決まっている施設とそうでない施設があります。懇親会の会場として利用できるかどうかはもちろん、収容人数、用意できるメニュー、演出などについては、各施設に問い合わせてみましょう。

なお、セミナー会場と同じ部屋で、引き続き懇親会を開催するケースもありますが、セミナー終了後にテーブルレイアウトを変更するとなると、そのあいだ参加者を待たせてしまうことになります。セミナー開催中に別室で準備を進めておき、すでに整った状態の会場に参加者を案内するほうが、与える印象は各段に良くなるでしょう。

2室をつなげて利用するケース

貸し会議室の中には、壁を取り払って2室をつなげ、大きな1室として利用できるところもあります。希望する広さの会議室がない場合は、2室をつなげて利用できるかどうか確認してみてください。
逆に、大きな1室の貸し会議室を、パーティションなどで区切って2室として利用することもできます。
片方を懇親会の会場や控室にするといった使い方ができるほか、参加者が思ったよりも集まらなかった際にも、会場が広すぎて空席が目立つといった難点を隠すのに役立ちます。

貸し会議室は、使い方によってさまざまに変化します。大きなイベントを開催したり、少し変わった要望があったりする場合は、経験に基づいた提案を積極的にしてくれる担当者のいる施設を選びましょう。さまざまなケースを見てきた施設スタッフだからこそのアイディアやサポートが期待できます。

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