【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方

今回のまとめ記事では、イベント企画の重要なポイントと企画から開催までの流れについてイベントやイベント施設のコンサルティングに特化した事業を手掛けるホットスケープの代表 前野伸幸さんに解説してもらいます。

流れをしっかりと把握すれば、イベントを計画的に進められます。ぜひチェックしてみましょう。

イベント企画・運営が丸分かりに！【成功するイベント・セミナーの作り方 第1回】

イベントやセミナーの担当者になってしまったけれど、100人も来るイベントなんて扱ったことがない…
社内の表彰式や懇親会を任されたのはいいものの、引き継ぎも資料も何もない…

そんなときに頼りになるのが、イベントのプロフェッショナルです。
この連載では、イベントやイベント施設のコンサルティングに特化した事業を手掛けるホットスケープの代表 前野伸幸さんに「イベントの企画と運営」について、一から十まで解説してもらいます。

イベントを企画・運営するのは全くの初めてという初心者はもちろん、何回か担当してなんとなくこなしてきているがいまいち手ごたえがない方、イベントには慣れたがさらなるレベルアップを目指したい方まで、さまざまな方に読んでもらいたい内容を全十数回にわたってお届けします。

題して「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
初回のこの記事では、ホットスケープの前野さんはどうして「イベントのプロ」になったのかという背景や専門領域を紹介しながら、これからの連載で扱っていく内容を簡単にご説明いたします。

そのイベント、何のためにおこなうの?イベント企画の際に最も重要なポイントとは【成功するイベント・セミナーの作り方 第2回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」第2回テーマは「そのイベント、何のためにおこなうの?」です。

例えば展示会やセミナーは、たくさん人を呼んでたくさん名刺を集めたら成功？
また社内表彰会も、例年通り賞状を渡して拍手をすれば無事完了?
イベントの目的やゴールは本当にそれだけでしょうか？
イベントは目的や成功の定義があいまいなままだと、その後の計画や運営もビシッと決まらないことが多く、何となくもやっとしたまま終わってしまいます。

イベントの企画をするならまずは「そのイベントはなぜおこなうのか?」「目指すべきゴール、成功の定義は何なのか?」を明確にしましょう。

企画書はラブレター？イベントの魅力が十二分に伝わる企画書・計画書の作り方【成功するイベント・セミナーの作り方 第3回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」。
第3回目テーマは「企画書と計画書の作り方」です。

前回の記事では「そのイベント、なぜおこなうの？」をテーマに、イベント開催の目的や目標をはっきりさせることの大切さを教えてもらいました。

>>そのイベント、何のためにおこなうの?イベント企画の際に最も重要なポイントとは【成功するイベント・セミナーの作り方 第2回】

それをふまえ、今回はその目標を達成するためのイベント計画の立て方、そしてその計画へのGOサインや予算をもらうための企画書の作り方をお伝えします。

企画書も計画書も、やはりまずは「誰に何を把握してもらうものなのか」を考える必要があります。
イベントは計画の時点でターゲットやゴールを明確にする必要があるのです。
スムーズに通る企画書を書きたい！計画書といっても何から書き始めていいのかわからない！という方に必見の内容です。

会場が公表しているキャパ数を疑え？失敗しない会場選び、手順と考え方をご紹介【成功するイベント・セミナーの作り方 第4回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」第4回目テーマは「会場の選び方」です。

これまでイベントの目的設定の大切さやそれを軸に置いた企画書・計画書の書き方などを扱ってきましたが、今回はいよいよ会場選びのコツを取り上げます。
連載第1回で触れているのですが、前野さんは会場を貸し出したり管理したりする会社にお勤めしていた経験もあり、また現在でも森ビルのカンファレンス施設のコンサルティングを務めるなど、イベント会場のことを知り尽くした方なのです。

イベント企画・運営が丸分かりに！【成功するイベント・セミナーの作り方 第1回】

会場選びがどんなに重要で、そしてどんなに大変なのか…これはイベント初心者でも想像がつくのではないでしょうか。どのような点に気をつけて会場を比較検討すべきか、早速教えてもらいましょう。

スポンサーの募集も一括で？最新ツールを駆使した効率の良いイベント集客とは【成功するイベント・セミナーの作り方 第5回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」第5回目テーマは「イベント集客のポイントやヒント」です。

ここまでくるとイベント本番まであと一歩！なのですが、イベントの集客はうまくいっていますか？

対象者は全員必ず参加するというタイプの社内イベントなら特に問題はないでしょうが、参加が任意の社内イベントや社外の人をたくさん招く大きなイベントでは、当日人が少なくてがらがらだったらどうしよう…という不安がつきまといますよね。
今回は前野さんに集客のポイントやヒントを聞いてみましょう。

「運営」では何を目指すべき？イベントを成功に導く「運営力」の高め方【成功するイベント・セミナーの作り方 第6回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第6回目テーマは「運営とは？運営マニュアルの意義と作り方」です。

さあイベント本番までもうわずか。イベント当日のことをどこまで細かく考えればいいのか、それをどうやってマニュアルに落とし込めばいいのか、わからないことだらけだという人がほとんどかもしれません。でも実は、連載第4回の会場の選び方や第5回の集客のヒントのお話でも「当日の動きやすさ」という視点でのアドバイスが実はたくさんありました。

会場が公表しているキャパ数を疑え？失敗しない会場選び、手順と考え方をご紹介【成功するイベント・セミナーの作り方 第4回】
スポンサーの募集も一括で？最新ツールを駆使した効率の良いイベント集客とは【成功するイベント・セミナーの作り方 第5回】

今回はイベントのプロが「運営」をどう考えているのか、見ていきましょう。

「想像力」が大切！来場者管理・備品管理のポイントとは？【成功するイベント・セミナーの作り方 第7回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第7回目テーマは「運営を成功に導く来場者管理と備品管理」です。

前回の第6回では、運営力を高めるヒントと運営マニュアルの大切さをお伝えしましたが、今回はイベント運営で必ず取り組むことになる来場者管理と、案外抜けがちな備品管理がテーマ。運営に関するより具体的な知恵やアドバイスが欲しいという方に、ぜひ読んでいただきたい内容です。

これだけは押さえておきたい！音響、映像、通信など機材関連において知っておくべきこと【成功するイベント・セミナーの作り方 第8回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第8回目のテーマは「機材関連において知っておくべきこと」です。

大きなイベントであれば専門の会社に、内輪の小さなイベントでも詳しい人にお任せすることになる映像や音響などの分野。自身に知識や技術がなければプロに依頼すべきですが、任せっきりで何もわからないというのも考えものです。

そこで今回は、専門知識がなくてもイベント運営者として持っておきたい「視点」をご紹介します。実はこの連載でお話をうかがっている前野さん、社会人としてのデビューは音響技術者でした。
元音響技術者がイベントを運営しようとする皆さまにお伝えしたいこととは一体何なのでしょうか？

当日の確認事項って？会場入りした後に気をつけるべきこと【成功するイベント・セミナーの作り方 第9回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第9回目テーマは「会場入り後に確認すべきこと」です。

前々回の第7回では来場者管理と備品管理、前回の第8回では音響・映像などの機材やその環境について取り上げましたが、イベントの事前準備はそろそろ整いましたでしょうか？今回はいよいよイベントの設営日や当日を迎え、会場に入ったときおこなうべき準備や確認についてお話ししてもらいます。

ステージ関連で気をつけたいこと【成功するイベント・セミナーの作り方 第10回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第10回目テーマは「ステージ関連で気をつけたいこと」です。

講演、表彰、プレゼンテーション、パフォーマンスなどイベントにステージ企画はつきもの。ステージに立つ人もそれを支える人も、やるべきことはたくさんありますよね。特に登壇者が社外から招いた人という場合は失礼のない丁寧な対応が必要となります。そこで、今回はステージまわりについて事前に準備するべきこと、当日に注意するべきことをご紹介します。

リスク管理・安全管理について【成功するイベント・セミナーの作り方 第11回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
第11回目テーマは「リスク管理や安全管理」です。

落し物や忘れ物の取り扱い、病人が発生した場合や災害が起こった場合の対応など、きちんと考えていますか？そんな大げさな…と思う方もいるかもしれませんが、たくさんの人を一ヶ所に集め何かを執りおこなうからにはそういったリスクや安全を管理する責任があります。楽しいイベントや有意義なイベントを作り上げるために欠かせない「安全」をどう確保するか、イベントをスタートさせる前に改めて考えてみましょう。

イベントの企画・運営前の総復習【成功するイベント・セミナーの作り方 第12回】

イベント専門のコンサルティング会社ホットスケープの代表 前野さんに聞く「【初心者必読】成功するイベント・セミナーの作り方」
この第12回の総復習でついに終わりを迎えます。

イベントの企画を任されたときや準備がいよいよ佳境に差し掛かるときに、この連載のどの部分を読み返すべきかわかるようにまとめたのが今回の総復習です。第2回～第11回の内容の簡単な要約とリンクを挙げていきますので、現在の状況に役立ちそうなものからご覧ください。

まとめ

イベントは当日になってみなければわからないことも多くあります。入念な準備と余裕のあるスケジュールで、最大限の成果を得られるイベント実施を目指しましょう！