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職場で成果を上げるためには、専門的なスキルだけでなく、相手に正確に伝え、理解し合うための「コミュニケーション力」が欠かせません。
誤解を防ぎ、スムーズに業務を進めるためには、どのような点を意識すればよいのでしょうか。
今回は、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本知識や、今日から実践できるポイントをわかりやすくご紹介します。円滑な職場づくりのヒントとしてぜひご活用ください。
目次
ビジネスにおけるコミュニケーションの目的とは
多くの人が「相手に情報を伝えること」をコミュニケーションの目的だと考えています。
しかし、ビジネスにおけるコミュニケーションの真の目的は相互理解を深め、相手に行動を起こしてもらうことです。
例えば、商談で自社製品の機能をいくら説明しても、契約に繋がらないケースがあります。これは「伝える」だけに終始し、「相手のニーズを理解する」「信頼関係を築く」というステップを飛ばしているからです。
コミュニケーションは一方通行ではなく、話すことと聞くことの両輪で成り立っています。特に「聞く」ことは、相手を理解し、信頼関係を築くための土台となる重要なスキルなので、覚えておきましょう。
ビジネスコミュニケーションにありがちな失敗例5選
ビジネスコミュニケーションは、話す力や聞く力だけでなく、状況判断や相手に対する配慮など、さまざまな要素が組み合わさって成立します。
そのため、意図せず相手に誤解を与えたり、関係性を損ねてしまうケースも少なくありません。
ここでは、職場で起こりがちな失敗例と、その背景にある原因を整理してご紹介します。
1. 伝えたつもりで伝わっていない
口頭だけで依頼をしたり、曖昧な表現で話を進めたりすると、相手が意図を正しく理解できず、仕上がりがイメージと違ってしまうことがあります。
原因： 情報の不足・期限や目的が曖昧・前提の共有不足
改善のヒント： 結論→理由→指示の順で伝える、期限・目的を明確にする、口頭のあとに簡単にテキストで補足する
2. 相手の忙しさを考えずに話しかけてしまう
相手が会議前でバタついていたり、明らかに余裕がないタイミングで相談してしまうと、冷たくあしらわれたように感じてしまうことがあります。
原因： タイミングの見極め不足・相手の状況把握が不十分
改善のヒント： 「今お時間よろしいですか？」と一声かける、相手のルーティンを把握する
3. 一方的に話してしまい、相手の意見を聞けていない
自分の意見や課題ばかりを押し出し、相手の考えや事情を汲み取れないと、会話が噛み合わなくなります。
原因： 傾聴不足・「相手の立場」の視点が欠ける
改善のヒント： 質問を挟む、相手の発言を要約して返す、選択肢を提示する
4. 報告・連絡・相談のタイミングが遅れる
問題が悪化してから報告したり、ギリギリに共有したりすると、相手の負担が増えてしまい、信頼度を下げる原因になります。
原因： 「もう少し様子を見たい」「迷惑をかけたくない」という心理
改善のヒント： こまめに・早く共有する、途中経過でもOKと考える
5. メール・チャットの文章が冷たい印象を与えてしまう
短文すぎてぶっきらぼうに見えたり、長文で要点が分かりにくかったりと、文章コミュニケーション特有のすれ違いが起こることもあります。
原因： 温度感の不足・構成の不明瞭さ
改善のヒント： 目的→要点→依頼の順にまとめる、結論を簡潔に書きつつ丁寧さも保つ
こうした失敗は、意識と工夫次第で防ぐことができます。
「相手の状況を理解する」「情報を整理して伝える」「タイミングを見極める」といった基本を押さえることで、コミュニケーションは格段にスムーズになるので、ぜひ意識しましょう。
今日からできる！ビジネスコミュニケーションを円滑にする3つのステップ
ビジネスコミュニケーションにおいて、押さえておくべき3つのポイントがあります。
これらを意識することで、社内でのコミュニケーションや商談の成功率が大きく変わるので、詳しくみていきましょう。
1. 信頼関係を構築する
どんなに優れた提案を持っていても、「この人から話を聞こう」と思わなければ始まりません。
まずは日頃から信頼関係を築くことを意識しましょう。
ポイント：
・アイスブレイクで距離を縮める
天気や最近のニュース、相手の近況など、本題以外の話題で緊張をほぐしましょう。
・相手の話に全身で反応する
相手が話している間は相槌を打ち、目を見て話を聞くことが大切です。
こうした非言語のサインが「あなたの話に興味があります」というメッセージになります。
・共通点を見つける
出身地、趣味、業界の共通知人など、小さな共通点が見つかるだけで心理的距離は一気に縮まります。
2. 相手の立場に立って話をする
コミュニケーションでは、相手の状況や気持ちを踏まえて話すことが非常に重要です。
相手への配慮が伝わるだけで、会話のスムーズさが大きく変わります。
ポイント：
・相手の課題を言語化する
自分の要件を話す前に、まずは相手が抱えている悩みや状況を把握しましょう。
一言添えるだけで、「自分の状況を理解してくれている」という安心感が生まれます。
例：「最近、○○の件でお忙しいかと思うのですが…」
・タイミングを見極める
上司や同僚が忙しそうなときの相談は避けたほうが賢明です。
朝一番や会議直後は余裕がないケースが多いため、落ち着いている時間を選ぶと話が通りやすくなります。
例：「今、5分ほどお時間よろしいでしょうか？」
このように確認してから話を始めるだけでも、受け止め方が変わります。
・自分の意見を押し付けない
提案や意見を伝える際は、いきなり結論だけを述べるのではなく、相手の考えや前提を確認しながら進めましょう。
選択肢を提示したり、相手の反応に合わせて話の詳細度を調整すると、一方的にならず円滑に進みます。
例：「○○について、A案とB案があるのですが、どちらが進めやすいでしょうか？」
3. 状況を継続的にフォローする
相談や報告を終えたら、それでコミュニケーションが完了するわけではありません。
その後の進捗や相手の要望をこまめに確認しながら関係性を維持していくことが大切です。
ポイント：
・定期的に近況を確認する
月に一度でも「その後、いかがですか？」と声をかけるだけで、相手は「気にかけてくれている」と感じ、安心感につながります。
・相手が言葉にする前に先回りする
「そろそろこの情報が必要かもしれない」と予測して行動できると、相手からの信頼度は一段と高まります。
・小さな成功を一緒に喜ぶ
「先日の提案がうまくいきました！」など、小さな成果でも共有し、ともに喜ぶ姿勢が関係構築に大きく役立ちます。
まとめ
いかがでしたか？
ビジネスコミュニケーションは、ただ言葉を交わすだけではなく、相手が置かれている状況への配慮や、伝えるタイミングといった複数の要素が組み合わさって成り立つものです。
今回ご紹介した基本ポイントを意識するだけでも、日々のやり取りは大きく改善できます。
小さな行動の積み重ねが、円滑なコミュニケーションと働きやすい職場づくりにつながるので、ぜひ今日から実践してみてください！
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