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「何を話せばいいかわからない」「うまく伝わらない」そんな悩みを抱える若手社員の方に向けて、今回はビジネスコミュニケーションの基本をわかりやすく解説します。
目次
コミュニケーションの本来の目的とは
多くの人が「相手に情報を伝えること」をコミュニケーションの目的だと考えています。しかし、ビジネスにおけるコミュニケーションの真の目的は相互理解を深め、相手に行動を起こしてもらうことです。
例えば、商談で自社製品の機能をいくら説明しても、契約に繋がらないケースがあります。これは「伝える」だけに終始し、「相手のニーズを理解する」「信頼関係を築く」というステップを飛ばしているからです。
コミュニケーションは一方通行ではなく、話すことと聞くことの両輪で成り立っています。特に「聞く」ことは、相手を理解し、信頼関係を築くための土台となる重要なスキルなので、覚えておきましょう。
ビジネスコミュニケーションの3ステップ
ビジネスシーンで成果を出すコミュニケーションには、明確な流れがあります。以下の3ステップを意識することで、商談やプレゼンの成功率が大きく変わるので、詳しくみていきましょう。
ステップ1：信頼関係を構築する
どんなに優れた提案を持っていても、「この人から話を聞こう」と思わなければ始まりません。まずは日頃から信頼関係を築くことを意識しましょう。
明日から実践できる！信頼関係を構築するポイント：
・アイスブレイクで距離を縮める
天気や最近のニュース、相手の近況など、本題以外の話題で緊張をほぐしましょう。
・相手の話に全身で反応する
相手が話している間は、相槌を打ち、目を見て、身を乗り出す。こうした非言語のサインが「あなたの話に興味があります」というメッセージになります。
・共通点を見つける
出身地、趣味、業界の共通知人など、小さな共通点が見つかるだけで心理的距離は一気に縮まります。
ステップ2：相手の立場に立って提案する
信頼関係ができたら、いよいよ提案のフェーズです。ここで重要なのは「相手にとって何が価値なのか」を徹底的に考えることです。
明日から実践できること：
・相手の課題を言語化する
まず相手の悩みや状況を確認します。この一言があるだけで、「この人は自分の状況を理解してくれている」という安心感が生まれます。
上司に対しては「最近、□□の件でお忙しいと思うのですが」と前置きすることで、配慮が伝わります。
・タイミングを見極める
上司が忙しそうな時に相談するのは避けましょう。朝一番や会議の直後は避け、余裕がありそうな時間帯を狙うことをお勧めします。
「今、5分ほどお時間よろしいでしょうか」と事前に確認するだけで、話を聞く気持ちも大きく変わります。
・自分の意見を押し付けるのではなく、相手の状況を探りながら話を進める
いきなり提案するのではなく、相手の考えを配慮したり選択肢のある話し方をすると、一方的にならず効果的です。
上司の反応を見ながら、提案の詳細度を調整していきましょう。
ステップ3：継続的にサポートする
相談事が終わったら会話が終了ではありません。
その後の進捗や相手の要望などもこまめに確認しながらコミュニケーションをとるようにしましょう。
明日から実践できること：
・定期的な近況確認
月に一度など、「その後いかがですか？」と連絡を入れるだけで、相手は「見捨てられていない」と感じます。
・ 相手が言葉にする前に動く
「そろそろこういう情報が必要かも」と先回りして提供できると、信頼は一層深まります。
・小さな成功を一緒に喜ぶ
あの提案がうまくいきました」など、小さな報告をともに喜びを共有しましょう。この積み重ねが長期的な関係を作ります。
まとめ
いかがでしたか？
ビジネスコミュニケーションの基本は、次の5ステップです。
ビジネスコミュニケーションの基本
・信頼関係を築く
・ 相手を観察する
・ ノンバーバルを意識する
・ サポートする姿勢を持つ
・ 目的を意識して話す
これらを意識するだけで、コミュニケーションのすれ違いはぐっと減ります。
まずは、相手を「観察すること」から始めてみましょう。
相手の小さな変化に気づく習慣が、あなたの「伝える力」を確実に磨いていきます。
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