会議・打ち合わせの議事録をメールで効率的に共有する方法とは？

議事録メールの送付時のポイント

議事録をメールで送る際、ボリュームにもよりますが、メール本文そのものに内容を記載して送るのは文章として見づらくなります。

そのため、完成した議事録をメールで共有する際は、添付ファイルとして送付するのが一般的です。

では議事録を添付ファイルとして送付する際、メールの本文にはどのようなことを記載すればよいでしょう。次の章で詳しく解説していきます。

議事録の概要を端的に表記する

会議に参加した人は、会議の内容について理解しているはずですが、「議事録を添付します。」と一言添えればそれでOKでしょうか？

確かに、内容を把握しているので問題ないようにも思えますが、これだけでは少し不親切な印象を与えてしまいかねません。

また、再度会議の内容を確認したいものの、すぐにファイルを開けられない環境の人もいるでしょう。

そのため、メールを送る際はパッと読んだだけでおおよその内容がわかるようにすることが大切です。

議事録の概要がわかるように、決定事項などの重要ポイントをメールの文面に記載するようにしましょう。

今回は社内メールを例に挙げましたが、もし社外の人に向けて議事録を送信する場合は、冒頭のあいさつ文は対外的なものへ変更し、メールの最後に、自身の会社名と部署名・氏名・連絡先も忘れずに記載してください。

また、送付した議事録については、加筆や修正を求められることがあるかもしれません。

そのため、「加筆修正がある場合は〇月〇日までにご連絡お願いいたします」というように、期日を記載しておくと相手にもわかりやすいでしょう。

メール送付時の注意点

議事録をメールで送付する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。

せっかく送付した議事録も、分かりにくかったり不便なものだったりすると、内容を確認するのが手間だと感じてしまいかねません。

相手が、気持ちよくスムーズに確認できるよう、メールで送信する際は次の点に注意するようにしましょう。

ダラダラと長文を書かない

前項で紹介した文章例からもわかるように、メール本文はあいさつだけではなく、決定事項やTODOなど重要なポイントをきちんと記載するのがおすすめです。

しかし、あくまでも簡潔に書くこと。議事録の中身をツラツラと書き綴っているような長い文章では、要点がわからなくなります。

メール本文には、「議題・決定事項・TODO(やるべきこと)・決定に至った理由」などの重要事項を端的に記載し、そのほかはメールに添付した議事録で内容を確認してもらうのがベストでしょう。

ファイルが重い場合は圧縮

添付する議事録について、相手がどのような端末で受信するかわかりません。

画像が挿入されているなど、議事録のボリュームが多くて添付ファイルが重いという場合は、ファイルを圧縮して送るのがおすすめです。

まとめ

いかがでしたか？

今回は、議事録をメールで共有する際のポイントをご紹介しました。

メールで受け取った相手に、「内容がわかりやすい」と思ってもらえるよう、ぜひ今後の参考にしてみてください。

会議室をお探しの方は「会議室.COM」をご利用ください！

社内打ち合わせや取引先との打ち合わせで、会議室を探している方はいませんか？

弊社が運営する「会議室.COM」では、全国の貸し会議室の中から、エリアや設備などの条件に合わせて、あなたにぴったりの会場を簡単に見つけることができます。

ぜひこちらも併せてご利用ください！